Verksamhetsutveckling av centraliserad diariefunktion

Spara favorit 24 jun juni 2013

GOINFO Delprojekt 3 Verksamhetsutveckling av centraliserad diariefunktion Enligt sammanställd rapport utförd inom CEDIF på beställningen av en kommun har projektmål kartlagts och jämförts gentemot genomförda aktiviteter under den planerade implementeringsfasen.

 Baserat på två genomförda intervjuomgångar med registratorerna i den centraliserade diariefunktionen (mars månad 2010 och 2011) har  brister framkommit, bl a följande:
- avsaknad av enhetliga rutiner
- känsla av distansering och minskad verksamhetskännedom
 
I syfte att åtgärda bristerna föreslås följande förslag till ett aktionsforskningsprojekt.

Aktionsforskning utgår från att det skall finnas ett väl fungerande samarbete mellan forskaren och praktiken. Aktionsforskningen utgår från idén att giltig kunskap är den kunskap som utvecklas genom handling. Deltagandet skall vara frivilligt och tanken är att ny kunskap skall öka intresset och på så sätt stimulera individen att lära sig mer. Forskaren och praktiken (dvs de som skall genomföra förändringen i praktiken: registratorerna) ska komma till en gemensam insikt om vad som är bästa sättet att uppnå önskad förändring. Förslagsvis kan aktionsforskningsprojektet genomföras enligt följande förslag till struktur:

  • Introduktion. Syfte: Presentera projektets forskningsdesign i relation till tidigare genomförd utvärdering.
  • Workshop inkluderande SWOT-analys. Syfte: Skapa ett underlag till en åtgärdsplan som ska redovisa målbilden kring vad som är absolut resp önskvärt för en verksamhetsutveckling.
  • Seminarier - tolkning och analys. Syfte: Tolka och analysera de problem som definierats i workshop och SWOT-analys i relation till åtgärdsplanen och följa processen till förändring (aktionen), t ex genom forskningsverktygen (dagboksskrivande, handledning i grupp, dokumentation).
  • Seminarium - dokumenterande och presenterande. Syfte: Fokus på kunskapsbildning utifrån de aktiviteter som redovisas i åtgärdsplanen.
  • Seminarium - utvärdering. Syfte: Anknyter till föregående seminarium men inkluderar deltagarnas syn på projektet i sig. Detta kan även kompletteras med fokusgruppsintervjuer alt individuella intervjuer.

 *Observera att förslaget är preliminärt och komma att förändras beroende på hur processen fortskrider.

Leverans: Att få till stånd en verksamhetsutveckling där identifierade brister åtgärdas. Det innebär att centraliserade diariefunktionen förväntas ha enhetliga rutiner och en upplevd känsla av att ha mer kunskap kommunens olika verksamhetsområden samt vara en mer integrerad del i dessa verksamheter. Det forskningsmässiga bidraget bör resultera i en rapport samt artikel publicerad i vetenskaplig tidskrift. 

Delprojekt 3 Verksamhetsutveckling av centraliserad diariefunktionLyssna