Digitalt bevarande av löneinformation

Spara favorit 9 aug augusti 2016

Delprojekt 3:1 Utreda långsiktigt elektroniskt bevarande av löneinformation Personalkontoren i kommunerna gör återkommande pensionsutredningar gällande tidigare anställd personal. I dessa nyttjas löneuppgifter i så kallade lönelistor som sammanställts vid lönebearbetningarna.

 Sålunda är denna typ av uppgifternödvändig att ha kvar för lång tid framåt, eftersom det kan dröja många år innan personen i fråga går i pension och utredning blir påkallat.

Dagens upprättade lönelistor har sedan ett antal år förts över på mikrofilm för långtidsbevarande. Denna hantering, som nu är stoppad tills vidare, har inte fungerat tillfredsställande och dessutom kostat mycket pengar. Samtidigt som en översyn av lönehanteringssystemet sker har frågan om alternativt bevarande för dessa uppgifter aktualiserats.

Närmast till hands ligger att informationen inte ska behöva lämna sin digitala form utan kunna föras över för elektroniskt långtidsbevarande. Innan det är möjligt måste uppgifterna förberedas för detta. Arbetsgången blir att genomföra en analys av lönedata, ställa upp en kravspecifikation och genomföra ett pilottest på ett begränsat uttag av lönedata.

Det praktiska arbetet avgränsas således till att gälla löneprocessen inom en kommun. Exempel på frågeställningar att genomlysa är:

  • Vilka erkända standarder för förberedande e-arkivering är tillämpliga och i vilken omfattning?
  • Hur ska en process- och metadataanalys utföras för dessa uppgifter?
  • Hur ska kraven formuleras inför en eventuell uppgradering av lönehanteringssystemet?