Mandat för Informationsförvaltning

Spara favorit 28 jan januari 2014

Detta delprojekt 1:4 tar sikte på frågor kring makt och mandat relaterade till den elektroniska informationsförvaltningen. En hypotes är att god informationsförvaltning kräver tydligare mandat- och ansvarsfördelning än vad som är fallet idag, och att dessa frågor påverkas av övergången från pappersbaserade till elektroniska arkiv.

Samhällsstyrningen förutsätter tillgång till och kontroll över arkivhandlingar, oavsett vilket medium som används. När ny teknik utvecklas, tenderar också organisering, hantering och användning av arkivinformation att förändras. För att ett en god informationsförvaltning ska kunna implementeras krävs flera aktörer. Samverkansbehovet är större än när pappersarkiv var det dominerande. Arkivet kan inte längre betraktas som isolerat utan är tydligt sammanknutet med verksamheten. Därför blir det viktigt att undersöka makt - och mandatfrågor.

Övergripande frågeställning:

• Hur organiseras och omorganiseras makt och mandat för statliga arkiv i Sverige inom ramen för elektronisk informationsförvaltning?

Forskningen inriktas främst mot statsövergripande strategier och visioner, eftersom dessa påverkar arbetet på enskilda myndigheter och även får konsekvenser för medborgarna.

I Sverige finns traditionellt ingen skillnad mellan records och archives utan allt betraktas som handlingar/allmänna handlingar vilka ska hanteras av den myndighet som skapat dem

Vi befinner oss i en brytningstid mellan pappersarkiv och elektroniska arkiv. Olika aktörer som inte varit aktiva tidigare tar plats på ”arkivarenan”. När en myndighet anlitar en extern systemleverantör krävs avtal som talar om hur gallring och arkivering ska gå till, någonting som ofta saknas i nuläget.

Ett annat exempel på att makt och mandat omförändras är förvaringen av handlingar. När det gäller arkivlokaler ska Riksarkivet informeras om ny- eller ombyggnad, men när ett nytt system ska anskaffas (där handlingar ska förvaras) finns ingen motsvarande kontroll. Detta är även ett exempel på att tillvägagångssättet skiljer sig åt beroende på format. Delprojektet har publicerats i sig i vetenskapliga tidskrifter fortlöpande och slutredovisning finns i lic. avhandlingen:  Ann-Sofie Klareld "Adapting Official Archives Management to the Context of E-Government", juni 2015