Förslag till projekt

Spara favorit 29 nov november 2012

Vi har de senaste åren undanröjt alltfler av de hinder som stoppat de digitala informationsflöden från att också förbli digitala i det slutliga bevarande skeendet. Många av ärende- och dokumenthanteringsflödena har skrivits ut på papper i samband med arkivläggningen, databaser har dynamiskt och successivt uppdaterats utan hänsyn till de långsiktiga bevarande kraven.



 

Vi står inför en ny tidsperiod där alltfler informationsflöden kommer fortsätta att vara digitala och där verksamheter antingen de är privata eller offentliga måste tänka och handla på ett proaktivt sätt så att de digitala arkiven och information förblir trovärdiga i evinnerlig tid.  Detta arbete har nu påbörjats på många håll och de första e-arkiven, eller system för bevarande som Riksarkivet väljer att kalla dem, har nu börjat byggas på olika håll i landet. Dessa system kommer kräva både finansiell uthållighet, teknisk sakkompetens och administrativa rutiner.

 

För att stödja denna utvecklingen vore det önskvärt om  regionen utvecklade ett mer officiellt nätverk som kan stödja utvecklingen i denna riktning och vars uppgifter skulle vara;

  • Att successivt ta fram handledningar och bedriva utbildning i anslutning till  paketeringen och leveransen av de digitala arkivinformationen
  • Att för de som så önskar skapa organisatoriska och praktiska förutsättningar att leverera denna digitala information till en gemensam serveranläggningen och då kanske i analogi med den nuvarande pappersarkiveringen i anslutning till arkivdepå Nord.
  • Att se till att förvaltning och administration av det digitala arkivmaterialet sker i överensstämmelse med nationella regelverk och internationella standarder
  • Att bistå och underlätta tillgängligheten av det digitala materialet

 

Denna digitala arkivdepå verksamhet skall stå öppen för alla typer av verksamheter privata såsom offentliga och regleras via avtal med respektive organisation. Den praktiska vardagsdriften kan ske i samverkan mellan arkiv och IT-avdelningar i xx kommun, statliga myndigheterna xx (miun) och Landsarkivet i Härnösand. Ambitionen är att skapa ett samhällsarkiv inte enbart ett arkiv som huserar en juridisk och administrativ konstruktion (stat-kommun, offentligt – privat ect).

 

Relationen till CEDIF

CEDIF har i sin programförklaring en klar ”slagsida” åt verksamhetsflöden – (records management) det ovan föreslagna upplägget vetter mer åt arkivdepå (archive management) och ligger mer i linje med de uppdrag som t.ex LDB och Boden/Luleå har arbetat med. Därför kan de styrgrupp/styrelse som skall hantera ett digitalt samhällsarkiv mycket väl vara helt fristående från CEDIF men det vore naturligtvis önskvärt om CEDIF kunde ha en representant i styrgruppen.