Kartläggning och analys av bevarandesystem och lösningar

Spara favorit 29 nov november 2012

Vi har de senaste åren undanröjt alltfler av de hinder som stoppat de digitala informationsflöden från att också förbli digitala i det slutliga bevarande skeendet. Många av ärende- och dokumenthanteringsflödena har skrivits ut på papper i samband med arkivläggningen, databaser har dynamiskt och successivt uppdaterats utan hänsyn till de långsiktiga bevarande kraven. Nu står vi inför en ny tidsperiod där allt fler informationsflöden kommer fortsätta att vara digitala och där verksamheter antingen de är privata eller offentliga måste tänka och handla på ett proaktivt sätt så att de digitala arkiven och dess information förblir trovärdiga i evinnerlig tid. Detta arbete har nu påbörjats på många håll och de första e-arkiven (system för bevarande eller långsiktig informationsförsörjning som Riksarkivet väljer att kalla dem), har nu börjat byggas på olika håll i landet. Dessa system kommer kräva både finansiell uthållighet, teknisk sakkompetens och strukturerade administrativa rutiner. I den här studien gör vi en sammanställning av några av de aktörer som påbörjat detta arbete.

 När det gäller rubriken "Funktioner i lösningen" så refererar det till punkterna enligt nedan:

e-arkiveringsprocessen (OAIS) är densamma oavsett informationstyp och har följande steg:

 

1 gallringsutredning/informationsvärdering
 2  framtagning av informationsmodell och inleveransspec
3  utveckling av exportprogram, valideringsprogram, lagring, presentation och lämpliga anslutningar till behörighetssystem, andra system inleveransprocessen består av.
4 export ur källsystem
5  validering, kontroll av innehåll i inleveranspaket
6  lagring i e-arkiv
7 utsökning och
8 presentation (via stylesheet) inkl. funktion för utskrifter/e-post
9 admin: behörigheter, importer, loggar

 

Aktör

Bakgrund

Funktioner i lösningen (hänvisar till siffrorna för e-arkiverings-processen ovan)

Teknisk lösning

Status

Referenser (ev kontaktperson)

Försäkringskassan

 

 

 

 

 Ivar (läs mer)

ht 2012 nytt system satt i drift

       

Lantmäteriet

 

 

 

Arken började byggas redan i slutet 1990-talet och innehåller idag ca 70 miljoner dokument och ca 3.4 miljoner kartor. Sedan ca 2005 har successivt det aktuella verksamhetsflödet kring förrättningsverksamheten (Trossen) arkiverat direkt in i Arken. System bygger i dag i huvudsak på skapa rasterbilder av "dokumenten".  För grunddata kring karta- och fastighet samt inskrivningsverksamheten saknas i dag en långsiktig lösning.        

SLL

e-arkivprojekt

Karolinska i Solna slogs ihop med Huddinge sjukhus och därmed skulle även journalsystemen ensas. Det betydde att ca 17 klinikjournaler skulle antingen migreras in i det nya systemet, eller e-arkivera det gamla och ansluta e-arkivet till det nya. Då man valde ett journalsystem som uteslöt migrering blev vägen till bevarande och tillgängliggörande via e-arkivet.

Det var ett politiskt beslut.

1-9*

Blandad, Documentum och Windows/JAHIA m m

Webb-lösning

  • Används mycket flitigt (4-5000 användare i veckan) i vården inklusive anslutning till lagring av inskannade dokument (KoVis), är ansluten via det gemensamma journalsystemet
  • Inleveranser från nerlagda vårdcentraler, andra enheter pågår/planeras
  • LA har stor inleveransverksamhet från många av landstingets olika verksamheter, har också profilerat e-arkivet lite åt det kommersiella hållet

Samarbete med Region Skåne om samma lösning

 (Katalin Sztojka)

 

Skatteverket          

R7

7 landsting skulle köra ett första gemensamt projekt på initiativ av landstingsarkiven. Återigen ett viktigt politiskt beslut, samarbete inför regionbildningar?

 

 

1-9*

motsvarar alla riktlinjer

Windows/ JAHIA m m

Webb-lösning

  • Återanvänt kunskap från SLL
  • Vidareutvecklat funktionaliteten för några informationstyper som diarier och ekonomisystem, vidareutvecklat även journaldelen (byggde på SLLs lösning)
  • Efter mycket om och men (politiska och ekonomiska diskussioner mellan landstingen) är lösningen driftsatt och inleveranser i första hand av journalsystem är på gång, även anslutningar via olika funktionsportaler (ex portal för vårdcentraler, m m)
  • Inleveranser från nerlagda vårdcentraler, andra enheter pågår/planeras
  • Inleverans av ekonomisystem klart, avstämt mot och använts från två system
  • Inleverans från ett diariesystem klart, avstämt och förberett för övriga ÄHS också
  • Inleverans efter nerläggning (flyttning) av verksamheter

Viktigt att förvaltningen planeras och får mandat. FL (förvaltningsledare) är utsedd.

Samarbete med SLL och Region Skåne om samma lösning

 

 

Transport-styrelsen

Sammanslagning av fyra myndigheter till en samt lagkrav på att myndigheter ska kunna presentera offentliga handlingar på begäran är anledningen till e-arkiveringsprojektet, förutom att sammanslagningen gjorde att det bara behövs ett gemensamt av respektive diariesystem m fl och det gamla materialet skulle bevaras på ett lämpligt sätt utifrån RAs författningar. Förutom att det är effektiviseringskrav på hela myndigheten och då ska gamla och avställda system tas ur drift.

 

1-9*

motsvarar alla riktlinjer

funktion finns (PoC ännu så länge) även för att enkelt kunna arkivera dokument i mapp-strukturer genom att halvmanuellt skapa leveranspaket efter komplettering med metadata

Windows/ JAHIA m m

Webb-lösning, kopplat till AD för behörighets-hantering

Lösningen bygger på R7-ramverket, vidareutvecklat angående ÄHS och generellt sökgränssnitt

3 piloter finns diarier/ÄHS

Pilot 1: uttag ur ett diarium som ska färdigexporteras under 2012,

Pilot 2: avslutat system (pilot 2)

Pilot 3: deluttag från ett operativt system

 

Få användare ännu så länge, planerat (och beslutat) att bygga funktion för export och gallring ur e-arkivet. Koppling till arkivförteckning planerad. Inleverans från ett verksamhetssystem våren 2012 är påbörjat.

 

Planering för inleveranser under 2013 påbörjas till våren.

 

Viktigt att förvaltningen planeras och får mandat. FL (förvaltningsledare) är utsedd.

 

 

RA

Regeringens uppdrag på nationellt e-arkiv och e-diarium

 

Har inte koll på status.

 

 

 

Migrationsverket

 

Nytt system utvecklas för den centrala funktionen, inklusive e-tjänster

Under upphandling

Kravställt enligt ovan

Under upphandling

Kravställt enligt ovan

 

 

 

Landstinget i Jönköping

Beslut om e-arkivering klart, även om att ett projekt ska startas. Skriver direktiv och beräknar att starta projekt under kommande vår.

Förstudie är klar, ska kompletteras.

Vet lite för lite om anledningen ännu, men samarbete planeras med framförallt R7.

Hänvisas till 3 § i arkivlagen bl a.

 

Diskussion om tjänst alt eget (se R7)

Första mötet nästa vecka.

 

Livsmedelsverket

Efter en presentation (på initiativ av arkivarien på LV som har varit praktikant i Uppsala och kände till R7) där även SVA deltog har dessa myndigheter beslutat om samarbete kring e-arkivering. Ska troligen bygga på R7-lösningen.

 

 

Oklar

 

 

Trafikverket

 

Projekt pågår, avstämning och eventuellt samarbete planeras med TS (framförallt uttagsrutin från W3D3)

 

 

ÄHS framförallt

 

 

 

Några kommuner

Arbete pågår med att starta upp arbetet på många håll. Behoven är stora. Skall beskrivas Stockholm, Västerås (Järfälla, Strängnäs, m fl)

Länkar till pågående och avslutade projekt

 

 

Många olika verksamheter, delvis även medicinska uppgifter. Återanvändningsbarheten borde bli mycket stor

 

 

Universitet och högskolor

Syll. Arbete med kravspec pågår Lund projled. Övr KTH, Uppsala....

 

 

Har ingen koll på status. Har viss kontakt med KTH

 

 

SiS

Har upphandlat lösning för något år sedan, 

 

 

Har ingen koll på status.

 

 

*(hänvisar till siffrorna för e-arkiverings-processen ovan)

 

 

Det finns en kopplingen mellan denna kartläggning och vårt arbete med att skapa en laborativ miljö både för studenter och partners i projektet. I det administrativt labb installerar vi olika typer av programvaror/tjänster som hanterar och förvaltar informationsflöden. Labbet kommer bestå av tre olika löst ihopfogade delar: