Arkivera forskningsdata
Att tillgängliggöra data eller metadata är en viktig del av processen kring hanteringen av forskningsdata.
Forskningsdata ska bevaras och arkiveras så länge det är möjligt, men i vissa fall kan det vara tillåtet att gallra/förstöra data efter 13 år.
Forskningsdata behöver finnas kvar under en lång tid och därför långtidslagras. Det finns flera anledningar till detta. Det ska finnas möjlighet till insyn i myndighetens arbete och arbetet ska kunna granskas, inte minst då forskningen finansieras av externa medel. Det ska också vara möjligt att forska på materialet i framtiden. Grundregeln för detta är bevarande och arkivering, det innebär att informationen ska bevaras så länge det är tekniskt möjligt i ett format som lämpar sig för långtidslagring. Informationen ska också vara sökbar. Här görs ingen skillnad på primärdata eller bearbetad data, båda datatyperna kan behöva bevaras.
Det finns möjlighet att gallra (förstöra) forskningsdata, det sker i så fall i samråd med universitetets arkivfunktion. Då gäller fortfarande att forskningen ska kunna granskas, och därmed en minimifrist på 13 år. Att det är just 13 år beror på att forskningsprojekt som finansieras av medel från EU kan komma att granskas under den tidsperioden, samma regler gäller för ekonomihandlingar i ett forskningsprojekt. På Mittuniversitetet har vi, för att underlätta hanteringen, samma gallringsfrist oavsett om forskningen finansieras med EU-medel eller en annan finansieringskälla.
Bevarande och gallring vid svenska lärosäten regleras i arkivlagen, arkivförordningen samt i Riksarkivets föreskrifter. Riksarkivet är arkivmyndighet för alla statliga myndigheter i Sverige och avgör vilken information som ska bevaras och vilken information som får gallras.
Mer information om allmänna handlingar, bevarande och gallring finns på sidorna för arkiv och diarium.