Registrera tjänsteresa utrikes

Om resan ska kvittas mot ett reseförskott, kom ihåg att bocka i detta alternativ.

Ange ändamål för resan samt bifoga agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

På första raden noteras resan i sin helhet med avresedatum och klockslag samt hemkomstdatum och klockslag när du har lämnat ditt hem/kontor och kommit tillbaka till ditt hem/kontor.

På andra raden noteras avresedatum och klockslag när du lämnar Sverige. Land (Resmål) är det ankomstland du reser till. Notera ankomstdatum och klockslag när du anländer till resmålet. Du behöver inte registrera eventuella mellanlandningar.

På tredje raden noteras avresedatum och klockslag när du lämnar resmålet. Land (Resans slutmål) är i regel Sverige. Notera ankomstdatum och klockslag när du anländer till Sverige. Du behöver inte registrera eventuella mellanlandningar.

Exempel på registrering av tjänsteresa till Albanien mellan den 4-7 september.

Resan i sin helhet startar när medarbetaren lämnar hemmet kl 06:00 den 4 september och avslutas när medarbetaren kommer tillbaka till hemmet kl 18:15 den 7 september. 

Medarbetaren lämnar Sverige då flyget avgår från Arlanda kl 09:30 den 4 september och ankommer Albanien kl 13:30 den 4 september.

Medarbetaren lämnar Albanien då flyget avgår kl 10:00 den 7 september och ankommer Arlanda kl 14:30 den 7 september.

Nattraktamente utgår när arbetsgivaren inte har några faktiska logikostnader för dig (vanligen i form av en hotellräkning). Nattraktamente kan alltså exempelvis bli aktuellt om du övernattar hos en släkting eller vän.

Bocka i de nätter när ovanstående gäller.

Bocka i "Fri måltid" vid följande tillfällen:

• När frukost obligatoriskt ingår i logipriset.
• För måltider som avser extern eller intern representation.

Bocka i ”Fri måltid” och ”Med kostförmån” vid följande tillfällen:

• För alla övriga måltider du har blivit bjuden på. Så som tex en lunch/middag som ingår under en konferens/utbildning.

Lämna tomt:

• När måltid obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel.
• För måltider du har betalat själv.

Exempel på registrering av måltider där frukost obligatoriskt ingår i hotellpriset samt lunch och middag har ingått i konferensen.

Om resan ska konteras på annat kostnadsställe än din ordinarie grundkontering, klicka på Kontering.

Du hittar konteringen i kontplanen för din institution/avdelning här.

Under fliken Avbrott i resa anger du vilken orsak till avbrottet du har haft under din tjänsteresan. Avbrottet kan vara att du åker någon dag tidigare än tex en konferens startar eller att du stannar kvar någon dag efter att tex en konferens har avslutats.

Kom även ihåg att registrera frånvaron/avbrottsorsak (semester, sjuk och tjänstledighet) som egna fråvaroärenden i Primula.

Avbrottet får ej vara en avrese/hemresedag.

Ange 06.00 till 23.59 som klockslag för en hel dags avbrott.

Här registrerar du de utlägg i utländsk valuta som du har haft för din tjänsteresa.

Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan.

Ange valutakod.

Ange valutakurs per den dag utlägget gjordes.

Du tar fram valutakurs genom att du klicka på valutaomvandlare, fyll i valutakod och välj det datum utlägget gjordes.

Om du har betalat utgifter med kredit eller betalkort behöver du bifoga underlag för utlägget som påvisar vilken valutakurs som just ditt kortföretag har tillämpat.

Ange beloppet som står på kvittot.

Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för utlägget.

Välj ny rad om du haft flera utlägg än ett, och registrera dessa utlägg på samma sätt enligt ovan.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

I den här fliken registrerar du utlägg gjorda i svenska kronor som du har haft för din tjänsteresa.

Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan.

Ange total beloppet som står på kvittot samt momsen.

Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för utlägget.

Välj ny rad om du haft flera utlägg än ett, och registrera dessa utlägg på samma sätt enligt ovan.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

Om du under din tjänsteresa har representerat så ska du ange detta under denna flik.

Välj ny rad.

Välj vilken typ av representation det gäller i listan.

Ange Antal personer och deras namn och företag/organisation - alternativt klicka i rutan för Bilaga bifogas om du istället bifogar en lista med deltagarnas namn och företag.

Ange Valutakod, Valutakurs och Belopp.

Ange syftet till representationen.

I denna flik anger du om du har rest med egen bil.

Välj bilers skattefri låg/normal (km) i listan. I och med detta val kommer du att få utbetalt den skattefria ersättningen.

Om du har bilmedgivande från din chef som gör att du är berättigad även den skattepliktiga ersättningen bockar du i rutan för Bilmedgivande finns.

Ange Färdväg och Antal kilometer.

När du är klar med ditt ärende kan du under fliken Slutför klicka på beräkna för att få fram en preliminär uppgift om utbetalning för reseräkningen.

Om din reseräkning ska attesteras av annan chef kan du här välja att skicka ärendet vidare till denne. Välj vilken organisation denne chef tillhör genom att klicka Välj annan organisation.

Under denna flik kan du även lämna ytterligare information om själva reseärendet. Välj då Lägg till meddelande.

Kontrollera även att alla bilagor/underlag finns med i ärendet.

För att skicka reseärendet vidare i flödet klickar du på Skicka ärende.

Ett underlag så som agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten ska i regel bifogas i ärendet. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

Om du har haft utlägg under resan måste kvitto bifogas ditt ärende i Primula oavsett om det är ett fysiskt eller digitalt kvitto då granskare och attesterare måste kunna ta del av dem för att se vad utlägget avser.

Börja med att spara ner ditt kvitto på din dator. Ett fysiskt kvitto skannar du först in och ett digitalt kvitto ska sparas i digitalt orginalformat.

Bifoga sedan kvittot i ärendet genom att antingen dra filen till området för bilagor eller tryck på bläddra för att öppna utforskaren och där klicka på filen du vill lägga till. Kom ihåg att spara ärendet.

Digitalt kvitto behöver endast bifogas i digitalt orginalformat i ärendet i Primula.

Fysiskt kvitto behöver skickas in till HR avdelningen. Innan du skickar ärendet vidare i Primula, skriv ut Utläggsbilagan genom att klicka på Skriv ut/Utläggsbilaga. Fäst kvittot på utläggsbilagan och skicka in till HR-administratör med internposten.