Information för medarbetare om corona och covid-19

Här hittar du som medarbetare vid Mittuniversitetet information som rör vår verksamhet med anledning av coronaviruset och covid-19. Sidan uppdateras löpande.

Frågor och svar för medarbetare

Allmänt

När ska jag stanna hemma från jobbet?

Har du symtom på förkylning/influensa ska du ovillkorligen stanna hemma.

Vid lindrigare symtom där du känner att du kan arbeta kontaktar du din närmaste chef för att stämma av möjligheten att arbeta hemifrån.

Har du nedsatt arbetsförmåga och inte kan arbeta gör du en sjukanmälan till servicecenter samt närmaste chef. sjukanmalan@miun.se eller 010-142 80 00, val 4.

Enligt smittskyddslagen ska var och en genom uppmärksamhet och rimliga försiktighetsåtgärder medverka till att förhindra spridning av smittsamma sjukdomar. Den som dessutom vet eller misstänker att man bär på en smittsam sjukdom är också skyldig att vidta de åtgärder som krävs för att skydda andra mot smittrisk. Detta gäller alla smittsamma sjukdomar.

Observera att du ska vara symptomfri i två dagar innan du går tillbaka till din arbetsplats.

Från och med den 24 mars rekommenderas medarbetare vid Campus Östersund att om möjligt och i dialog med närmaste chef arbeta hemifrån. Se mer information under rubriken "Arbeta hemifrån" nedan.

Folkhälsomyndigetens rekommendationer

Kommer universitetet att stängas ner eller verksamhet ställas in ?

Från och med 18 mars genomförs ingen campusundervisning på Mittuniversitetet. Undervisningen övergår till distansundervisning så snart som möjligt. Vi jobbar för fullt med att lösa praktiska utmaningar för utbildningar som på olika sätt kräver utrustning på campus. Berörda medarbetare och studenter kommer att få mer information.

Universitetsbibliotek och Servicecenter i Hus G på Campus Östersund, samt Hus N på Campus Sundsvall håller öppet för studenter som har behov av vår service.

Hur kan jag undvika smitta?

Alla medarbetare uppmanas att hålla sig uppdaterade och noga följa rekommendationerna kring smittskydd på Folkhälsomyndighetens sida.

Enligt smittskyddslagen ska var och en genom uppmärksamhet och rimliga försiktighetsåtgärder medverka till att förhindra spridning av smittsamma sjukdomar. Den som dessutom vet eller misstänker att hen bär på en smittsam sjukdom är också skyldig att vidta de åtgärder som krävs för att skydda andra mot smittrisk. Detta gäller alla smittsamma sjukdomar.

Det uppdaterade läget från 10 mars innebär att det är viktig att var och en med symptom, även milda, begränsar sociala kontakter där smitta riskerar att överföras. Det gäller både i arbetslivet och i privatlivet och kan bidra till att minska spridningens omfattning.

Alla medarbetare och studenter ska följa den rekommendationen.

Observera att du ska vara symptomfri i två dagar innan du går tillbaka till din arbetsplats. 

Lokalerna på våra campusområden hålls låsta. Kommer jag inte in nu?

Du kommer in med passerkort och kod.

Hur hanterar Mittuniversitetet coronavirusutbrottets risker?

Den centrala krisledningen träffas dagligen och stämmer av läget för att vid behov uppdatera ställningstaganden och vidta åtgärder.

Förvaltningen prioriterar också om i sin verksamhet under en tidsperiod och tillsätter en arbetsgrupp som leds av säkerhetschef. Gruppen får i uppdrag att svara på frågor och vara ett stöd till verksamheten.

En riskanalys har genomförts tillsammans med skyddsombud och fackliga organisationer. Riskanalysen kommer uppdateras veckovis.

Universitetet följer rapporteringen och agerar i enlighet med anvisningar från ansvariga myndigheter. Dessa myndigheter uppdaterar sin information och sina rekommendationer löpande och det är därför av största vikt att såväl medarbetare som studenter håller sig uppdaterade även direkt via deras respektive informationskanaler. 

Arbeta hemifrån

Bör jag arbeta hemifrån?

Medarbetare vid både Campus Sundsvall och Östersund rekommenderas att arbeta hemifrån
Folkhälsomyndigheten rekommenderar arbetsgivare att se till att personal och besökare håller avstånd, att anställda arbetar hemifrån och undviker onödiga resor om det är möjligt. Se pressmeddelande. Med anledning av detta rekommenderas medarbetare att i första hand, och i dialog med närmaste chef, arbeta hemifrån.

Medarbetare som har arbetsuppgifter som inte kan utföras hemifrån uppmanas att i så stor utsträckning som möjligt sprida ut sig på arbetsplatsen, och att nyckelfunktioner inte sitter tillsammans. Om medarbetare som har möjlighet att arbeta hemifrån gör det så ökar möjligheterna till social distansering i lokalerna för de som behöver vara på arbetsplatsen. Syftet med åtgärden är att genom social distansering minska risken för smittspridning.

Information till dig som ska arbeta hemifrån finns bland vanliga frågor och svar för medarbetare under rubriken "Arbetsmiljö och regler vid distansarbete".

Lokalerna hålls fortsättningsvis låsta med undantag för hus G och N där bibliotek och servicecenter finns. För att komma in i lokalerna behövs MIUN-kort och kod.

Kan Mittuniversitetet frakta hem min dator?

Nej, frakten hem behöver du ordna med själv. Behöver du hjälp med detta så kontakta din chef.

Behöver jag något särskilt hemma för att det ska funka?

Nej, du kopplar upp dig på ditt interna Wifi hemma och de flesta tjänster kommer att fungera. För att komma åt alla tjänster på Mittuniversitetet bör du ansluta din dator via VPN. Då kommer din dator fungera på samma sätt som när du är på kontoret. Läs här om hur du installerar VPN på din dator.

 

 

 

Får jag ta med mig skärmarna hem?

Ja, så länge du tar med dem till kontoret igen efter perioden med hemarbete.

Hur gör jag om jag har en stationär dator?

Kontakta helpdesk så hjälper de dig med en bärbar lånedator.

Personalfrågor

Hur fungerar det med slopat karensavdrag?

Det nya regelverket gäller from den 11 mars till och med den 11 maj 2020.

I dagsläget innebär det att arbetsgivaren fortsätter att göra karensavdrag som tidigare och medarbetaren kommer att kompenseras i efterhand. Exakt hur kompensation för karensavdraget kommer att ske är i dagsläget ännu inte klart.

Mer information kommer

Läs mer i regeringens pressmeddelande

 

Måste jag skicka in läkarintyg om jag är hemma sjuk mer än en vecka?

Regeringen föreslår att lagen om sjuklön ändras så att arbetstagaren inte längre behöver styrka nedsättningen av arbetsförmågan genom intyg av läkare eller tandläkare from åttonde sjukdagen. Lagändringarna föreslås att träda i kraft den 7 april 2020. Bestämmelserna om läkarintyg ska tillämpas från den 13 mars 2020 och gäller nya sjukperioder. Genom förslaget ges regeringen möjlighet att föreskriva när det äldre regelverket om läkarintyg enligt lagen om sjuklön åter ska träda i kraft.

Uppkomna sjukperioder före 13 mars omfattas av de tidigare bestämmelserna med uppvisande av läkarintyg from åttonde sjukdagen samt fortsatt under sjukperioden.

Läs mer i regeringens pressmeddelande

Läs mer i regeringens lagrådsremiss

 

Jag tillhör en riskgrupp. Behöver jag gå till jobbet?

Medarbetare som själva tillhör riskgrupp eller sammanbor med person i riskgrupp bör efter kontakt med närmsta chef så långt möjligt beredas möjlighet att arbeta hemma även utan symptom.

Om du tillhör en riskgrupp är det väldigt viktigt att du pratar med din chef för att säkerställa att du kan arbeta utan att utsätta dig för en onödig infektionsrisk. 

 

Hur hålls medarbetare informerade om läget?

Universitetet följer rapporteringen och agerar i enlighet med anvisningar från ansvariga myndigheter. 

Alla medarbetare uppmanas att hålla sig uppdaterade om universitetets information på medarbetarsidorna. Dessa uppdateras både på svenska och engelska.

Mittuniversitetet har kontakt med de studenter och anställda som nyligen lämnat eller är på väg att lämna berörda områden för studier/arbete vid Mittuniversitetet. Har du frågor, vänligen vänd dig som anställd till din närmaste chef.

 

När ska jag sjukanmäla mig?

Om du som medarbetare insjuknar och får nedsatt arbetsförmåga gäller fortfarande de vanliga sjuklönereglerna.

Du ska anmäla dig till din arbetsgivare precis som vanligt då arbetsgivaren betalar ut sjuklön de första 14 dagarna.

Sjukanmälan
Anmäl sjukfrånvaro genom att mejla sjukanmalan@miun.se eller ringa 010-142 80 00 val 4.
Kom även ihåg att meddela din chef om att du är sjuk.

Jag vill ha betalt för ett utlägg. Hur gör jag med kvittot?

Eftersom vi nu i hög utsträckning arbetar på distans övergår vi under en period till digital hantering. Det innebär att vi administrerar ärenden helt digitalt och inte på papper. Observera att alla original ska skickas in, med underskrift, till HR i efterhand. Om du behöver ersättning för ett utlägg ska kvittot bifogas digitalt i ärendet som en bilaga i Primula. Det går bra att t ex fotografera kvittot med en mobiltelefon. 

Du måste själv behålla originalkvittot och skicka in det till HR så snart det finns möjlighet. Ärende-ID behöver skrivas ner på kvittot. Ärende-ID står högst upp till vänster i Primula, är du osäker tar du kontakt med HR.  

Arbetsmiljö och regler vid distansarbete

Vad ska jag tänka på när jag distansarbetar?

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön oavsett var arbetet utförs. Du som medarbetare ska medverka till att skapa en god arbetsmiljö fysiskt och psykosocialt samt uppmärksamma och rapportera risker, tillbud och olyckor.

  • Försök följa ordinarie rutiner så mycket som möjligt även när du arbetar på distans.
  • Skapa ett utrymme för jobb, en arbetsplats hemma där du kan sitta så ostört som möjligt.
  • Tänk på att sitta bra, att du har en stol som är bekväm, gärna med stöd för ländryggen och ett bord med lagom höjd.
  • Placera din dator på ett lämpligt avstånd, undvik blänk och reflexer i skärmen och dålig belysning eftersom det kan öka risken för muskelspänningar och synbesvär.
  • Har du externt tangentbord, bildskärm, styrdon eller underarmsstöd rekommenderar vi att du tar med dig dessa hem till din arbetsplats.
  • Var uppmärksam på din hållning och undvik att sitta med nacke och axlar framdragna långa stunder.
  • Höjden på bildskärmen placeras så att övre kanten av skärmen är i ögonhöjd. Undvik att placera skärmen framför eller bakom fönster med starkt ljusinflöde, det bästa är om ljuset kommer från sidan.
  • Kom ihåg att varierade arbetspositioner är bäst och försök gärna stå upp och arbeta.
  • Kom ihåg att ta rörelsepauser i arbetet och att äta lunch som du brukar.
  • Behåll den digitala kontakten med dina arbetskamrater och din chef/prefekt som t ex att ha regelbunden telefonkontakt och att fika tillsammans via Skype.
  • Kom ihåg att använda friskvårdstimmen.


Mer information hittar du på Arbetsmiljöverkets hemsida:

Hälsa och säkerhet

Arbetsställning och belastning – ergonomi

Psykisk ohälsa, stress, hot och våld




Vad gäller för arbetstid?

Arbetstiden vid distansarbete är reglerad på samma sätt som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du följer samma arbetsvillkor som du brukar göra, eventuell övertid/mertid ska vara beordrad av chef/prefekt innan den utförs och det är viktigt att alla tar ansvar för att upprätthålla balansen mellan privat- och arbetsliv.

Är jag försäkrad?

Om du arbetar på distans dvs utför ditt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan du vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Det förutsätter att olycksfallet står i direkt samband med det förvärvsarbete som utförs och behöver bedömas utifrån de omständigheter som rådde vid tillfället.

Vad gäller för informationssäkerhet?

Informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete. Hanteringen av allmänna handlingar ska vid distansarbete ske med samma kvalitet och säkerhet som hanteringen vid ordinarie arbetsplats. Alla allmänna handlingar, inkomna såväl som upprättade, ska diarieföras och finnas tillgängliga för allmänheten i enlighet med ordinarie rutiner.

Hur tillgänglig ska jag vara?

Din tillgänglighet är densamma som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du gör samma arbetsuppgifter och deltar i samma möten som tidigare men på distans via din dator eller telefon. Tänk på att behålla den sociala kontakten med dina arbetskamrater men digitalt istället för fysiskt. All eventuell ledighet som t ex semester, sjukfrånvaro eller vård av barn ska hanteras på samma sätt som tidigare och i dialog med närmaste chef/prefekt.

Ekonomifrågor

Hur gör jag med manuella utbetalningar?

Ökningen av arbete på distans medför problem med påskrifter i original på blanketten för manuella betalningar. Därför har EKO beslutat att det just nu och fram till april månads slut räcker att utbetalningsunderlagen, godkännande och attest skickas elektroniskt via e-post.

Blanketten ”Utbetalning UBW (ej faktura)" som finns bland blanketter och mallar tillsammans med underlag samt godkännande och attest skickas med e-post till ekonomiavdelningen: e-faktura@miun.se 

Exempel: Du som godkänner fakturan bifogar blankett och underlag i ett mail, samt skickar detta till attestant som i sin tur skickar vidare mailet med attest till e-faktura@miun.se

Denna rutin gäller utbetalningar under 50.000 kr.

Har du frågor, maila e-faktura@miun.se

Stöd till lärare

Hur kan jag få råd och tips från andra lärare om distansundervisning?

Nytt stöd för lärare i distansundervisning. Nu kan du delta i möten med lärare som har erfarenhet av distansundervisning. Där kan du få tips och råd samt att det finns möjlighet att diskutera erfarenheter.
Måndag−fredag mellan kl 12.45−13.45.

Gå in via länken till Zoom för att delta  

Var ringer jag om jag behöver hjälp akut?

Vid akuta ärenden i lärsituationer ringer du 010-142 84 65.

Numret gäller både för dig som undervisar från lokal på campus och för dig som undervisar utanför campus.

För icke-akuta ärenden, maila: distanssupport@miun.se

Kan jag få hjälp med att filma undervisningen?

Vi har ett utökat stöd för film. Om du som lärare behöver hjälp att filma din undervisning, kontakta distanssupport@miun.se

Vilka tekniska lösningar och support finns för att ställa om distributionsform från campus till digital lösning?

Vi har tillfälligt utökat stödet under kontorstid och du som medarbetare kan kontakta distanssupport@miun.se med frågor. Supportteamet bokar in handledning vid behov.

Just nu sker ett arbete kring att skapa förutsättningar för stöd att kunna genomföra en övergång från campuskurs till digitala alternativ. I första steget kan lärosätet komma att prioritera support för de distansutbildningar som har planerade kursmoment på campus.

I arbetet behöver vi ha en beredskap för hur våra system klarar en sådan omställning. Det följs upp successivt av den operativa grupp som hanterar den operativa frågan om digitala lösningar.

Stöd för lärare som ska undervisa på distans

Utbildningsrelaterade frågor

Kan jag som lärare använda lärosalarna?

Ja, du som lärare har tillgång till lokalerna som vanligt och kan använda lärosalarna för din distansundervisning.

Vad händer om en student inte följer universitets regler om att isolera sig hemma efter vistelse i riskområde?

Svar från UKÄ:

Med stöd av högskoleförordningens disciplinbestämmelser kan universitetet stänga av studenter från undervisning om de inte följer universitetets ordningsregler.

Kan studenter använda grupprum och allmänna ytor på campus vid behov?

Ja, om studenter behöver det för sina studier, men det är av yttersta vikt att alla studenter ovillkorligen stannar hemma vid symtom, även lindriga, på förkylning/influensa. Följ folkhälsomyndighetens råd. Studenter har tillträde till lokalerna med MIUN-kort och kod. Grupprum bokas som vanligt.

Distributionsformer kurs/kursmoment

Om vi vill ställa om distributionsformen för en kurs eller ett kursmoment, exempelvis ett moment i en distansutbildning som ska ske på plats på campus ska ställas om till ett digitalt alternativ – vad har vi möjlighet att göra?

Själva distributionsformen för en kurs eller ett moment hänger ihop med kurstillfället och inte med kursplanen. I och med att UKÄ har tagit ställning för hur de kommer att bedöma beslut kring ändrad examinationsform så öppnar vi för samma lösning vad gäller ändrad distributionsform. Det innebär att distributionsformen för en kurs eller ett kursmoment är möjlig att ändra så att en kurs genomförs exempelvis via länk istället för på plats på campus.
 
I arbetet behöver vi ha en beredskap för hur våra system klarar en sådan omställning. Det följs upp successivt av den operativa grupp som hanterar den operativa frågan om digitala lösningar.

Det moment vi vill tillgängliggöra via digitala alternativ har obligatorisk närvaro – vad har vi möjlighet att göra?

Om det handlar om ett kursmoment där obligatorisk närvaro råder så kan närvaron ske via länk eller på plats på campus. Det är inte den fysiska lokaliseringen som är det relevanta för ett obligatoriskt moment utan det centrala är det aktiva deltagandet i själva momentet.
 
Att betänka: Det kan finnas moment som sker i labblokaler eller liknande och som kräver fysisk närvaro. I de fall dessa inte kan genomföras är det upp till berörd verksamhet att själva ta ställning till om examination kan flyttas till nästa tillfälle eller om det behövs ett beslut om att flytta examinationen till ett extrainsatt datum samt när det i så fall skulle vara möjligt att genomföra.

Examination

Hur får jag som ställföreträdande examinator behörighet till Ladok?

För att en person ska få behörighet till Ladok ska chef/prefekt eller fakultetshandläggare/fakultetsadministratör skicka in Ansvarsförbindelse för Ladokanvändare till ladok@miun.se

Om utskrift av pappersblankett ej är möjlig:

  • Fyll i blanketten Ansvarsförbindelse för Ladokanvändare och maila till ladok@miun.se.
  • Ange i mailet om aktivering av behörighet ska ske vid ett senare tillfälle eller på en gång.
  • När det är aktuellt att aktivera behörighet där blankett finns inskickad, meddelas detta till ladok@miun.se av prefekt eller fakultetshandläggare/fakultetsadministratör.

Ladok sparar blanketterna för underskrift av chef/prefekt vid senare tillfälle.

Regeringen har rekommenderat svenska lärosäten att gå över till digitala lösningar för undervisning och examination. Vad innebär det för mig?

Mittuniversitetet agerar i enlighet med regeringens rekommendation. Vi kommer därmed göra avsteg från regelverket och ändra angiven examinationsform i respektive kursplan. Detta kommer att ske i enlighet med rektorsbeslut från 13 mars men med skillnaden att ändringen måste träda i kraft från och med 18 mars.

Det är upp till verksamheten att hitta rätt alternativ examinationsform samt att kommunicera det till studenterna.

Om examinationsformen inte kan ändras pga. att examinationen sker inom närtid kan den utifrån rektorsbeslutet ställas in i väntan på nästa examinationstillfälle i tentamensschemat.

Det är viktigt att dialog sker mellan prefekter, kurs/programansvariga och studierektorer, samt att ni dokumenterar förändringarna så att kursplanerna kan ändras genom formellt beslut i efterhand enligt krav från UKÄ. 

Rektorsbeslutet från 13 mars i sin helhet (Pdf)

Vad behöver jag som kursansvarig göra för att följa regelverket när vi går över till distans?

Det är viktigt att du dokumenterar de förändringar som görs i kurs- och utbildningsplanen när du ändrar exempelvis examinationsform, information om kurs, kursmoment eller delexaminationer osv.

Det kan också finnas behov av att dokumentera ändrat eller uteblivet datum för examinationstillfälle.

Enligt Rektorsbeslut tillåts avsteg från kurs- och utbildningsplaner vad gäller formerna för bedömning av studenternas prestationer och för undervisning för att möjliggöra genomförande på distans, i de fall det är möjligt med bibehållande av utbildningens kvalitet. Beslut om avsteg fattas av dekanen. Beslut kan delegeras längst till prefekt.

Har en student rätt att kräva extra tentatillfälle om hen inte kan eller väljer att inte delta i en examination?

Nej, om en student inte kan, eller väljer att inte, delta vid ett examinationstillfälle så gäller i första hand nästa omtentamenstillfälle och senare uppsamlingstentamen. Beslutet om ändrad examinationsform öppnar inte för ersättningstillfällen för enskild student eller grupp.

Beslutet öppnar för att vi som lärosäte kan välja att införa ett allmänt uppsamlingstillfälle likt det vi normalt har i augusti men den punkten innebär inte att enskilt tillfälle skall skapas för en enskild student eller studentgrupp.

Studenter som ska tentera visar symptom på förkylning/influensa, alternativt har varit i riskområden, men kommer ändå till tentasalen. Kan vi avvisa dem och utifrån vilka kriterier?

Här kan vi använda de regler som UHR föreslagit för vårens högskoleprov. Det innebär att vi via rektorsbeslut kan utfärda en ordningsregel som träder i kraft vid den här typen av situation, dvs. där vi har en aktiv samhällsfarlig smitta. Tentanderna ska då få information om att de som är sjuka eller som varit i riskområden för smitta inte ska komma till tentamen. För de fall där de ändå gör det kan vi använda disciplinnämnden för att utfärda en avstängning i efterhand.

Om en student reser in till campus eller lärcentra och tentan inte genomförs utan har övergått till digitalt format – utgår ersättning för resa?

Om det är vi som agerat vårdslöst och situationen uppstår därför så kan ersättning bli aktuellt men i annat fall inte. Det är vårdslösheten i vår myndighetsutövning som är avgörande. Vårdslösheten skulle i så fall bestå i att vi orsakat ekonomiska förluster genom att vidta onödiga åtgärder och inte lämnat information om detta så att studenten haft möjlighet att anpassa sig efter beslutet.

Med tanke på de åtgärder som vidtas runt om i landet och världen framstår de förluster vi orsakar som marginella och vi kan inte anses ha överreagerat på Coronahotet.

Disputationer

Vad gäller för disputationer?

Disputationer genomförs. Inresande betygsnämnd och opponent medverkar på distans. Mittuniversitetet avråder inresande publik från att delta och kommer att erbjuda möjlighet att följa disputationen digitalt. 

För att möjliggöra för personer som saknar teknisk utrustning att delta på distans anser UKÄ att lärosätena ska tillhandahålla en lokal med utrustning där allmänheten kan ta del av disputationen digitalt om de inte kan närvara fysiskt.

VFU/praktik/självständigtarbete/examensarbete

Vad händer med studenter som är på VFU/praktik/exjobb/självständigt arbete och där denna av någon anledning avbryts under rådande situation?

Studenter som just nu gör praktik eller är på verksamhetsförlagd utbildning (VFU) samt studenter som gör examensarbete vid externa företag och organisationer eller självständiga arbeten följer de instruktioner som de får av respektive arbetsgivare. Inom vården är det t.ex. viktigt att stanna hemma om man har förkylningssymptom. På VFU på skolor ska studenterna också följa skolans instruktioner och stanna hemma om skolan väljer att stänga. Vid uppdrag inom industrin eller annan verksamhet ska studenten följa företagets instruktioner. 
 
Institutionen bör ha en beredskap för hantering i de fall då praktik/VFU/exjobb inte kan genomföras p.g.a. att arbetsplatsen stänger.

Följande delar kan vara bra att fundera över:

  • Hur mycket av praktiken/VFU:n/examensarbetet är genomförd, det vill säga kan man sätta betyg? Om tillräckligt underlag finns för att sätta betyg (godkänd eller underkänd) kan betyg sättas trots att hela den arbetsplatsförlagda tiden inte genomförts.
  • Om praktiken/VFU:n måste avbrytas i förtid p. g. a. att arbetsplatsen stänger och det inte finns tillräckligt underlag för betyg behöver praktiken/VFU:n/examensarbetet göras om eller kompletteras och institutionen ha en beredskap för att hantera detta. Institutionen måste då ordna VFU vid annat tillfälle när det finns VFU-plats/praktikplats.
     

Programmen bör också ha beredskap för att ändra studiegången individuellt för studenter (göra individuella studieplaner). Om en student av något skäl blir hemskickad från arbetsplatsen, bör det undersökas om det finns någon lämplig kurs istället som han eller hon kan gå nu så att inte studenten blir utan studiemedel. Dessa lösningar kan se olika ut från en student till en annan. Om en student får avbryta sin praktik/VFU kan det också blir aktuellt att undersöka om det finns en lämplig kurs för studenten att läsa istället så att hen fortsatt är aktuell för försörjning via studiemedel.
 

Schema

Vad behöver jag som lärare ändra i schemat när vi går över till distans?

För att fysiska lokaler ska tas bort från ett schema behöver schemaadministratörerna få vetskap om detta genom ett ärende till oss på Schemafunktionen.

Om ni vill göra ett samlat dokument från er institution/program/ämne bestämmer ni själva eller om respektive lärare skickar för just sin kurs.

Det schemafunktionen behöver veta är:

  • Vilken kurskod och ort det gäller
  • Vilka fysiska lokaler och veckor som behöver justeras/avbokas
  • Om hela passet på kursschemat ska avbokas
  • Om er bokade lokal behöver ersättas med en lokal som har Zoom

Information om hur ni ändrar/lägger till information i inforutan i ett schema samt till ändringsmallen hittar ni här

Vi på schemafunktionen är tacksamma om ni även fortsätter att gå in och skriva i informationsrutan att undervisningen sker på distans/zoom eller annan viktig information som studenterna behöver ta del av snabbt.

Schemafunktionen kommer att ta hand om era ärenden så snart vi kan och ändringarna görs då f r om den 18 mars då beslutet togs att det enbart ska ske distansundervisning vid Mittuniversitetet.

Om medarbetare vill ställa om sina föreläsningar eller kursmoment till ett digitalt alternativ, exempelvis zoom, hur gör de då med schemat?

Lärarna kan själva gå in i schemat och lägga in den informationen som en anteckning. De behöver inte gå via schemaläggarna men om det uppstår frågor eller att lärarna behöver support kan de vända sig till schemaläggarna.

Möten

Vad gäller för möten?

Övergå till digitala möten när det är möjligt. Vi rekommenderar att alla möten, oavsett interna eller externa, genomförs digitalt om det går. Detta för att minska på resandet samt för att minska sårbarheten inom organisationen om vi hela tiden träffas fysiskt.

När ska jag använda Zoom respektive Skype/Teams?

Eftersom belastningen ökar på Zoom när alla går över till distansundervisning, ska vanliga möten ske genom Skype eller Teams. Zoom ska bara användas för undervisning tills vidare.

Resor

Kontaktar universitetet medarbetare som är i riskområdena?

Mittuniversitetet har kontakt med de anställda som nyligen lämnat eller är på väg att lämna berörda områden för studier/arbete vid Mittuniversitetet.

Jag planerar att genomföra en tjänsteresa under våren – hur ska jag tänka?

Alla tjänsteresor utomlands skall avbokas, i nuläget för april månad ut.

Alla tjänsteresor, utomlands och inom Sverige, ska godkännas av närmaste chef. Undantaget är resor mellan våra campusorter.

För nödvändiga resor eller planerade resor efter april gäller att de av UD utpekade områdena för avrådan från resa samt de av Folkhälsomyndigheten definierade riskområdena inte är aktuella för tjänsteresor. 

För resor utanför dessa områden gäller att du ska boka dem via vår upphandlade resebyrå samt att det kan vara värt att fundera på om det är värt att lägga till kostnaden för ett avbokningsskydd.

 

Jag har varit i ett av riskområdena. Kan jag gå till arbetet?

Mittuniversitetet agerar i enlighet med informationen från UD, Folkhälsomyndigheten och regering och har med anledning av detta gjort följande ställningstaganden:

· Alla resor till, eller besök från, områden/regioner/länder där UD utfärdat en avrådan för på grund av Corona-viruset eller som av Folkhälsomyndigheten är angett som riskområden ska ställas in tills vidare. I skrivande stund gäller UD:s avrådan alla resor till Hubei-provinsen samt icke nödvändiga resor till övriga delar av Kina, med undantag för Hongkong och Macau, icke nödvändiga resor till Iran samt detsamma för hela Italien. De av Folkhälsomyndigheten utpekade riskområdena utöver dessa är övriga delar av Sydkorea, den österrikiska delstaten Tyrolen samt Hongkong. Därför inkluderas dessa i ställningstagandet trots avsaknad av avrådan från UD. 

Medarbetare som nyligen har vistats i något av de utpekade riskområdena rekommenderas att arbeta hemifrån i två veckors tid efter hemkomst i samråd med närmaste chef och inte heller delta i arrangemang.

Om du misstänker att du smittats under din vistelse i riskområdet, ring 1177.

Besök

Ställer universitetet in större arrangemang?

De som anordnar event eller tar emot besök på campus bör ta ställning till om de ska genomföras eller om de går att ersätta med digitala lösningar. Mittuniversitetet har ställt in flera större events, exempelvis Öppet hus. 

Varje verksamhet får själv bedöma om man vill ställa in sitt arrangemang, men rekommendationen är att övergå till digitala lösningar där det är möjligt.

Observera att regeringen fattat beslut om att allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med över 50 personer tills vidare är förbjudna. Detta gäller från den 29 mars. Den tidigare siffran var 500 personer.

Säkerhetschef Lennart Johansson bistår med stöd och råd.

Folkhälsomyndigheten har kommit ut med en "hjälp till bedömning" som kan användas som vägledning.

 

Vi ska få besök/studenter från ett land där det finns smitta men som UD inte avråder från att resa till. Ska vi ta emot våra besök/studenter?

Alla resor till, eller besök från, områden/regioner/länder där UD utfärdat en avrådan för på grund av Corona-viruset eller som av Folkhälsomyndigheten är angett som riskområden ska ställas in tills vidare.

Just nu avråder UD icke nödvändiga resor till alla länder.