FAQ

Hur ska överlappande frånvaro registreras?

Frånvaro som överlappar Semester ska registreras på följande sätt:

Exempel:
Anna är Tjänstledig 50% under perioden 1/1-31/12 och har Semester under perioden 22/6-9/8.

1/1-31/12     Tjänstledighet 50%
22/6-9/8       Semester 100%

Samma hantering gäller för Föräldraledighet, Sjukdom och VAB som för Tjänstledighet i exemplet ovan. Semester ska alltid anges som 100%.

Hur hanteras övertid i Retendo?

Övertid kan antingen sparas till kommande år eller tas ut i pengar. I Retendo hanteras de två olika typerna av övertidsuttag mha två olika uppdrag, "Övertid justering" och "Övertid utbetalning", beroende på om uttag ska göras i tid elle pengar. 
OBS: De båda uppdragen används gemensamt för all personal inom institutionen över tid. Därför räcker det med ett uppdrag för "Övertid justering" och ett uppdrag för "Övertid utbetalning".

Uttag i TID:
- Skapa ett nytt löpande uppdrag "Övertid justering"
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid justering" som en minuspost under innevarande år 
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid justering" som en pluspost under efterföljande år 

T ex: Anna har jobbat 50 timmar övertid 2019 och vill ta ut tiden som ledig tid 2020. I samma uppdrag "Övertid justering" registreras -50 timmar under 2019 och 50 timmar under 2020. 


Uttag i PENGAR:

- Skapa ett nytt löpande uppdrag "Övertid utbetalning"
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid utbetalning" som en minuspost under innevarande år 

T ex: Björn har jobbat 50 timmar övertid 2019 och vill ta ut tiden i pengar. I uppdraget "Övertid utbetalning" registreras -50 timmar under 2019. 

Hur fungerar matchningen av uppdrag mellan Retendo och Atlas/Stina/Ladok?

Svar: För att uppdaterad information från Atlas/Stina/Ladok ska kunna matchas mot rätt uppdrag i Retendo används följande matchningsfält:

  • delmoment (envänds endast av HSV)
  • kurskod
  • studieort
  • tid
  • takt
  • form
  • termin

Om något av värdena i fälten ovan avviker mellan Retendo och Atlas/Stina/Ladok skapas det en dubblett av uppdraget i Retendos integrationsportfölj.

 

Hur fungerar in- och utlån mellan institutioner?

Svar: In- och utlån mellan institutioner fungerar på följande sätt i Retendo:

  • Det är alltid den inlånande institutionen som initierar ett in- och utlån i Retendo.
  • Försök i möjligaste mån att ange uppdraget till vilket en person önskas bli inlånad.
  • Då enheten "% av heltid" används avser 100% = 1980 timmar (dvs 10% = 198 timmar osv).
    Rekommendation: Använd istället enheten "timmar" om semestertid ska vara exkluderat inlånet.
  • Det går endast att göra inlån på en person i taget, men personen kan lånas in under flera perioder.
  • Omfattningen kan vara mindre än noll, vilket betyder att en tidigare förfrågan om bemanning är återtagen helt eller delvis. 

Hur publicerar jag tjänsteplaneringen för personalen?

Svar: Från vänstermenyn, klicka på Planering/Publicera och ange nytt datum och klicka på Spara.

T ex: När all planering är klar för verksamhetsåret 2020 anges datumet 2021-01-17, då blir tjänsteplaneringen för verksamhetsåret 2020 synlig för all personal inom institutionen.

 

Hur inaktiverar jag personal som slutat?

Svar: När personal avslutat sin anställning och man önskar inaktivera denne så fyller man i två avslutsdatum:

  • dels under Planering/Personal/Bemanning/"vald person", under fliken Uppgifter och alternativet Anställningsuppgifter - där anges avslutsdatum i fältet Avslutad
  • dels under Planering/Personal/Bemanning/"vald person", under fliken Uppgifter och alternativet Tjänst - där anges för den senaste tjänsteperioden avslutsdatum i fältet Tom

Går det att lägga upp ny personal manuellt i Retendo?

Svar: Det går att lägga upp personal manuellt i Retendo genom att navigera till Planering/Personal/Bemanning och klicka på knappen Ny person.

Går det att ändra kurskod på befintligt uppdrag?

Svar: Det går att ändra befintlig kurskod i de fall där uppdragen fått ny kurskod, därmed kan man behålla den bemanningsplanering som är gjord.

Viktigt är att hela kodsträngen (delmoment + kurskod + studieort + tid + takt +form + termin) måste vara korrekt i Retendo så att uppdateringar från Atlas/Stina/Ladok hittar rätt!

Sker en omräkning av bemanningsbar tid automatiskt vid sjukfrånvaro, vabb och föräldraledighet?

Svar: Bemanningsbar tid räknas om automatiskt när planerad frånvaro ändras. OBS planerad frånvaro ej utfall frånvaro!