Anpassad IT-miljö möter utmaningarna i Coronatider

Vår IT-miljö på universitetet var redan innan Folkhälsomyndigheten gick ut med sina rekommendationer väl anpassad för distansundervisning. Infrastrukturavdelningen (INFRA) har dock, tillsammans med övriga delar av organisationen gjort en del arbete och anpassningar till vår nya situation.

MI7A2695.jpg

Helena Wallskog, avdelningschef för INFRA, har stor förståelse för att det kan finns en allmän oro kring tekniken nu när vi är än mer beroende av den. Avdelningen har varit och är på tårna när det gäller att anpassa vår IT-miljö utifrån de förändrade förutsättningar som coronapandemin innebär. Här berättar Helena både om genomförda insatser och vad som är på gång.

Anpassningar för distansundervisning

– Helpdesk la snabbt om sin prioritering för att på ett skyndsamt sätt kunna stötta de som behövde hjälp med att få igång sitt hemmakontor eller lägga om sin undervisning till distans. Antalet ärenden till IT-supporten har legat på en konstant nivå under hela den här perioden och på samma nivå som innan pandemin, berättar Helena.

Några medarbetare har hört av sig till Helpdesk med önskan om att låna en bärbar dator för att man har en stationär dator på arbetsplatsen eller för att låna skärmar, dessa behov har tillgodosetts.

– Vi inrättade även snabbt en prioriterad ingång för att ge support i omläggningen till distansundervisning. Detta tillsammans med bland andra FUS.

Den prioriterade ingången för support vid distansundervisning nås via mejladressen distanssupport@miun.se. För att kunna stötta lärare med teknik i pågående lärsituation, men på distans, så inrättades även ett nytt akutnummer: 010-142 8465.

Sunet startade i princip omgående ett arbete med att utöka kapaciteten i sina tjänster för digital undervisning. Inledningsvis upplevdes en del störningar men nu är kapaciteten god och tillräcklig för det behov som numera är vardag. Tjänsten Zoom var även i blåsvädret gällande säkerheten. Vår tjänst är dock inte uppsatt på samma sätt som de oroväckande artiklarna rapporterat om.
Mer om Zoom och säkerhet i Zoom

Digital hemtentamen

Piloten för digital salstentamen bytte snabbt fokus till digital hemtentamen. Infrastrukturs Stefan Eriksson (projektledare för piloten) har stöttat en stor mängd lärare och studenter i att lägga om från papper och sal till digital och hemma. Från och med förra veckan sattes en grupp ihop för samordning av digital examination då behovet ökat gällande stöd kring detta.
Mer om digital hemtentamen

Hemarbete

En av de första åtgärderna som vidtogs av INFRA var att utöka möjligheten för hemarbete genom att utöka kapaciteten i våra VPN-miljöer.
Läs här om hur du installerar VPN på din dator.

– Infrastrukturavdelningen dammade förstås även av ”Disaster recovery-planerna”, och undersökte var vi skulle kunna stöta på eventuella kapacitetsbrister. Vi såg över våra kritiska processer och kunskapssäkrade samt kontaktade våra leverantörer för att säkra våra externa leveranser, sammanfattar Helena.

I samband med omläggningen så noterades att försöken till bedrägeri ökade.
Läs medarbetarinfon som varnar för nätfiske.

– Vi kommer att säkra upp åtkomsten till våra miljöer ytterligare genom att under året införa multifaktorinloggning.

Avdelningen satte även ihop en grupp som har arbetat med att möjliggöra åtkomst av programvaror hemifrån, både för medarbetare och studenter. Beroende på licensformer och annat så har detta inneburit differentierad hantering.

– Vi inledde arbetet med att skicka ut en fråga gällande vilka programvaror som behövdes för att kunna bedriva denna termins utbildning. Utifrån svaren har vi prioriterat vilka programvaror vi i första läget tillgängliggjort från distans. Den här veckan kommer vi även möjliggöra åtkomst till datasalarna från distans.

Här kan du läsa mer om vilka programvaror som är tillgängliga på distans och hur du får åtkomst.

Samarbetsverktyg

Suget efter digitala samarbetsverktyg ökade kraftigt i och med omläggningen till distans. Detta ledde till att O365-projektet satte upp mini-utbildningar som varit väldigt uppskattade. Fram till sommaren kommer dessa utbildningar att erbjudas en gång/vecka. Håll utkik i kalendariet på medarbetarsidorna vilka tider det blir.  

– Vi har även startat en pilot med en grupp studenter för att på så sätt inleda arbetet med att möjliggöra samarbete med studenter i O365, säger Helena.

Mer information och kontakt

På sidan "Information för medarbetare om corona och covid-19" samlas även information om teknik. Informationen uppdateras löpande.

– Har du frågor, funderingar eller synpunkter på hur Infrastrukturavdelningen arbetar med att säkra upp de tekniska miljöerna för universitetet, hur våra avtal fungerar, support, säkerhet, information eller annat så hör av dig till oss, uppmanar Helena.