Telefonin – finjusteringar och fortsatt utveckling pågår

Telefonin – finjusteringar och fortsatt utveckling pågår

Den nya telefonin fungerar bra för de flesta, men det finns behov av justeringar och anpassningar som INFRA jobbar på att lösa tillsammans med Tele2. Det är viktigt att du rapporterar in problem till Helpdesk så att de så långt som möjligt kan åtgärdas tillsammans med leverantören.

Det är nu drygt tre månader sedan vi bytte telefonileverantör och en genomgång av upplevda inkörningsproblem pågår tillsammans med Tele2. Mittuniversitetet har på kort tid bytt både operatör, system och inriktning (t.ex. Teams) vilket i sig är ett stort arbete, men arbetet fortsätter och nu på mer detaljnivå. Anpassningar av samtalsregler, inställningar i mobilappen och möjliga hänvisningsalternativ är några av de saker som just nu ses över. Även upplevda problem med täckning följs upp och lyfts för vidare hantering på övergripande nivå hos leverantören.

Rapportera tydligt

Om du upplever problem med telefonin så ska du rapportera det till Helpdesk. Det är viktigt att du är tydlig vid felanmälan och beskriver:

  1. vad som inte fungerar
  2. var du geografiskt befinner dig (gatuadress/motsvarande detaljnivå) när du har problem med telefonin
  3. när i tid problemet upplevs (dag/klockslag)
  4. vem som ringer dig/vem du försöker nå (ge exempel inkl. punkt 1-3)

Den informationen behövs för att lämpliga åtgärder och lösningar ska kunna tas fram. I vissa fall kan det räcka med att detaljjustera användarinställningar medan det i andra kan behövas utvecklingsarbete eller andra alternativa lösningar.

”Frikoppling” av telefonnummer och andra utvecklingsaktiviteter

En skillnad jämfört med tidigare, när vi använde Skype, är att du som anställd inte själv kan ställa in möjlighet till att ringa igenom hänvisning i ett pågående möte (i Teams) till din tjänstemobil. För de flesta är det en önskad och fungerande lösning att det inte går att ringa igenom vid ett möte. Men för vissa roller och situationer finns behov av att kunna göra detta, både för inkommande samtal till våra 07-nummer och till våra 010-nummer. I nuläget pågår tester med begränsade grupper där administratör i telefonin ska kunna öppna upp för samtal till våra 07-nummer även när användaren sitter i ett pågående möte i Teams. En förhoppning och ett mål är att användare på sikt ska kunna göra denna och andra möjliga inställningar själva.

Det pågår även ett utvecklingsarbete gällande ökat utbyte av status/hänvisning mellan olika delar i telefonisystemen. Microsoft och operatörerna (i vårt fall Tele2) jobbar på att få dessa kopplingar att fungera ännu bättre. I dagsläget har dock inte Microsoft släppt på alla möjligheter till detta vilket bland annat leder till att du som användare kan uppleva att ett samtal som besvaras i mobiltelefonen fortsätter att ringa i Teams (och vice versa). Det är således inget direkt fel, men något vi hoppas kan lösas bättre från Microsofts sida så snart som möjligt.

Uppdatering av samtalsvy

Microsoft jobbar ständigt med utvecklingen av Teams. Förändringar sker i rask takt. Detta påverkar även telefonin då systemen är tätt integrerade. Bland annat ”strömlinjeformas” samtalsvyn i Teams så att kontakter, röstmeddelanden och samtalshistorik visas samtidigt. Syftet är att göra det lättare att inleda ett samtal eller ringa tillbaka med ett enda klick.

Anpassningar av telefondelen i Teams följer även i fotspåren av de förändringar som görs inom mötesdelen. Mittuniversitetet följer löpande den rapportering om kommande förändringar som Microsoft annonserar utåt.

Omvärldsintresse

Mittuniversitetet ligger i framkant av utvecklingen när det gäller vald telefonilösning. Just integrationen av telefoni och Contact center (inkl. telefonväxel) och Teams är något som vi i princip var först att gå i land med. Det har skapat ett stort intresse i omvärlden inom området Telecom och digitalisering där både andra högskolor/universitet, organisationer, samt leverantörer uppmärksammar detta i olika samverkansforum eller i direktkontakt med Mittuniversitetet samt genom event och nyhetsartiklar där vi efterfrågas för medverkan.

Det är viktigt att förstå att den valda linjen med att vara i framkant, i digitaliseringen inom området och anpassningen av vår digitala arbetsmiljö, ibland betyder att helt färdiga lösningar, mallar och implementationer saknas och dessa behöver byggas upp och testas fram särskilt i vissa fall. Möjligheter och anpassningar, fallgropar och begränsningar, gör att vi lär oss något nytt varje dag. Resultatet i form av bättre instruktioner och hjälp/guider och information till användare kommer löpande att presenteras på vår webb.

Mer information

Frågor och svar om telefonin når du via kortadressen miun.se/telefoni.