Beräkna kontraktsvärde

När du kontrollerat att inget ramavtal finns för det aktuella inköpet ska du beräkna upphandlingens värde.  Det är den totala kostnaden för ditt inköp som avgör hur du ska gå tillväga vid upphandlingen.

Värdet av din upphandling avgör vilket upphandlingsförfarande ska användas. Så här görs beräkningen:

• Du ska räkna med hela avtalets löptid. Det är inte tillåtet att dela upp affären över tid för att komma under ett tröskelvärde. Om det är ett enstaka inköp, räkna med ett år. Vid ett längre eller återkommande behov ska du räkna med en avtalstid om 4 år. Alla eventuella optioner och förlängningsklausuler som finns i avtalet ska räknas med som om de kommer att utnyttjas.
• Hela universitetets samlade behov av varan eller tjänsten ska tas med i beräkningen.
• Hamna hellre för högt än för lågt i din beräkning.
• Du ska inte räkna med moms.
• Om en upphandling innehåller både varor och tjänster ska båda delar räknas med. T.ex. vid inköp av ett system ska även kostnader för utbildning och implementering tas med i kontraktsvärdet. Det är alltid det totala värdet som avgör.
• Även om du gör inköp från flera leverantörer beräknas kontraktsvärdet per kategori varor och/eller tjänster. Tolka brett och räkna till samma kategori om det låter lika.

Samlat behov 

Kontraktsvärdet ska beräknas för hela universitets samlade behov. Det kan vara svårt för en enskild institution att överblicka universitetets totala behov.

Följande gäller:

• Varje institution ska ha sådan framförhållning att de kan se när den egna institutionen går över en beloppsgräns.
• Om det kan antas att flera institutioner har behov av samma produkt, ta kontakt med upphandlaren för att göra en samlad beräkning för hela universitetet.
• Vid osäkerhet vid beräkningen av belopp och om beloppet ligger nära en gräns, anta att beloppet kommer att hamna över gränsen.

Detta är inte tillåtet:

• Att dela upp en upphandling för att komma under en beloppsgräns. Kontraktsvärdet utgår från vårt samlade inköpsbehov av en viss kategori vara eller tjänst.
• Att ingå avtal med flera olika leverantörer avseende samma produktkategori i syfte att något eller flera av dessa avtal ska understiga en beloppsgräns.

Beloppsgränser 

Efter att du beräknat kontraktsvärdet är det dags att avgöra vilket upphandlingsförfarande du ska använda dig av. Alternativen som du har att välja mellan är direktupphandling, förenklad upphandling och öppen upphandling.

När det du ska köpa kostar maximalt 700 000 kronor ska det göras en direktupphandling. Över 100 000 kr ska Upphandlingsfunktionen annonsera direktupphandlingen.

När det du ska köpa kostar mellan 700 000 kronor och 1 456 476 kronor ska Upphandlingsfunktionen göra en annonserad upphandling.

När det du ska köpa överskrider 1 456 476 kr, ska Upphandlingsfunktionen göra en öppen upphandling.