Frågor och svar förvaltningens förändringsarbete 2021

Som verksamhetsstöd behöver vi anpassa oss så att vi kan följa förändringar i utbildning, forskning och samhället i stort på ett flexibelt sätt. Det kan vara nya behov av stöd från akademin eller nya krav på oss som universitet. Vi behöver utveckla vårt sätt att prioritera för att gynna Mittuniversitetet som helhet. 

Förvaltningschef fick i uppdrag av rektor 2019 att göra en översyn av resurssättningsmetoden för stödverksamheten. Uppdraget innebär att vi ska utveckla en modell där stödverksamhetens finansiering och storlek på ram årligen kopplas till förändrade förutsättningar vad gäller omvärldens krav och kärnverksamhetens behov. ​ Vi ska också utveckla en modell för mer långsiktig planering vad gäller investeringar i infrastruktur så att avskrivningskostnaderna blir mer förutsägbara och hanterbara vad gäller den årliga rambudgeteringen.​

Förändringsarbetet inom den gemensamma förvaltningen innebär att vi ser över våra metoder för kravfångst från verksamheten, samt vår fördelning av ekonomiska ramar mellan olika verksamheter. De ramar som resp avdelning har, har varit desamma under många år, och inte anpassats efter förändrade behov.

Kravfångsten sker gemensamt för hela förvaltningen utifrån gemensamma prioriteringar som vi föreslår, istället för att respektive avdelning har denna dialog med fakulteterna.

Ramarna behöver anpassas utifrån nya behov som finns och då behöver vi också se över vad vi ska prioritera ned och bort för att kunna ta hand om de nya behoven.

Detta är ett långsiktigt arbete och det är något vi hela tiden behöver arbeta med. Nu under våren har fokus varit på metod för hur vi kan få mer flexibla ramar. Arbetet med att jobba med arbetssätt och kultur kvarstår, men samtidigt något som inte är kopplat till just detta förändringsarbete, det är något vi hela tiden behöver arbeta med.

Om frågan syftar till den organisationsförändring som genomfördes för två år sedan där vi sammanförde allt verksamhetsstöd till en gemensam förvaltning och där vi såg över gränssnitt mellan olika avdelningar så har det lett till att vi faktiskt nu kan se på förvaltningen som en helhet och göra de resursfördelningar som behövs utifrån nya förutsättningar. Det arbetet har varit en förutsättning för att kunna ta de steg vi gör nu.

Medarbetarnas bidrag kommer vara helt avgörande för om vi lyckas göra rätt prioriteringar och förändra vårt arbetssätt. Detta arbete sker på respektive avdelning i samverkan.

Kommunikation sker främst via respektive avdelningschef och samverkan inför beslut via APT och LSG. Vi kommer också att ha ett förvaltningsmöte för alla medarbetare i början av september, det kommer kallelse i outlook inom kort. Vi informerar också på medarbetarinfo om status och övergripande information till alla medarbetare på Mittunviersitetet. Det kommer även kommenteras av förvaltningschefen i sommaravsnittet av ledningspodden som publiceras ca den 23 juni.

Genom att ha helhetssyn och utgå från intressenternas perspektiv och ha god kännedom om deras behov samt genom att samarbeta över gränserna och ta ansvar för att utveckla både sina egna delar av en process men även helheten. Vi behöver metoder och arbetssätt för att kunna göra detta på ett systematiskt sätt och vi har påbörjat det genom att i en pilot jobba med det: Studentresan.

Att arbeta med förbättringar av processer och arbetssätt och justera resurser utifrån förändrade förutsättningar och nya uppdrag är något vi behöver göra hela tiden, det är inte ett arbete som har ett slut på det sättet. Det vi gör nu är att ta fram en metod för att kunna göra detta på ett enklare sätt. Är det något vi vet om framtiden är att det sker förändringar och att vårt uppdrag på förvaltningen kommer att påverkas av det. Då gäller det att vi har metoder för att mer flexibelt kunna anpassa oss till detta. Vi mäter det genom att vi levererar bra kvalitet till våra intressenter.

Det är ett ansvar som vi alla har och respektive avdelningschef ansvarar för ett helhetsperspektiv och samarbete över gränserna. Men troligen behöver vi göra särskilda insatser och införa nya metoder. Vi har påbörjat detta arbete med Studentresan som pilot. Där finns en processledare utsedd (Katarina Olsen) som kommer att arbeta med detta.

Vi behöver nu fortsätta arbeta med kompetenförsörjningsplanering. Vi utgår från det uppdrag vi har, kartlägger den kompetens vi behöver och undersöker hur glappet ser ut mellan den kompetens vi behöver och den kompetens vi har. Vi kommer att arbeta med kompetensväxling och omställning så det är för tidigt att säga om det skulle kunna leda till övertalighet. Men, om vi längre fram skulle konstatera att det leder till övertalighet är det i så fall en fråga som hanteras i samverkan och förhandling med de fackliga organisationerna.

De nya medel vi nu har fått är så klart välkomna men i relation till vår omsättning så är den en liten ökning som i sig inte ger direkt utslag på förvaltningens budget utifrån den OH-modell vi har.

Det görs av respektive avdelning utifrån de förutsättningar som kommer att finnas i form av ny budgetram. Arbetet behöver innefatta kompetensförsörjningsplanering utifrån uppdrag, prioriteringar, genomgång av processer och arbetssätt i nära dialog med sina intressenter.

Det är uppdrag som tidigare varit finansierade utanför förvaltningens rambudget av rektor och dekaner men nu ska vara en del av förvaltningens ram. Eftersom det nu är ordinarie verksamhet ska det finansieras av rambudget. Det handlar exempelvis om stöd till samverkansavtalen med kommunerna, marknadsföring och eventstöd för akademisk högtid, men också ett nytt uppdrag i form av medieproduktionsfunktion.

Vi tittar på den statistik som UKÄ och SUHF tagit fram vad gäller andel indirekta kostnader och andel teknisk/administrativ personal för hela lärosätet. Även om det finns vissa skillnader i hur man kategoriserar personal och typer av kostnader så ger det ändå en indikation på hur vi ligger till jämfört med andra lärosäten. Utifrån den statistiken så ligger vi ganska högt relativt andra jämförbara lärosäten vad gäller andel teknisk/administrativ personal (ca en tredjedel) och andel administrativa kostnader (ca en tredjedel). 

De flesta avdelningar har systemkostnader och vi har inventerat dessa. Systemkostnader ökar generellt sätt från år till år och är så klart något som vi tar med i budgetarbetet för respektive avdelning. Samtidigt vill vi ju att systemen ska underlätta och göra oss mer effektivare och hjälpa oss ge bättre service till våra intressenter så det är viktigt att inte bara titta på systemets kostnad utan också se över arbetssätt och processer.

Utgångspunkten är att vi kommer att komma tillbaka till våra arbetsplatser på campus så snart myndigheternas rekommendationer tillåter det. Men självklart ska vi ta tillvara de erfarenheter vi har skaffat oss under pandemin. Mittuniversitetet har precis startat ett projekt med just detta i fokus; Framtidens arbetssätt och campus. Målet är ett mer levande campus och ett mer flexibelt arbetssätt som stärker vår attraktivitet och som är i linje med vår strategi.

Om våra lokalkostnader kommer att minska är för tidigt att säga, men det kommer troligt att bli en annan fördelning av lokalerna i alla fall där vi behöver frigöra ytor för att få ett attraktivare campus.

Det är något som varje avdelning måste arbeta fram själva utifrån de förutsättningar som nu finns i form av ny budgetram. Arbetet behöver innefatta kompetensförsörjningsplanering utifrån uppdrag, prioriteringar, genomgång av processer och arbetssätt i nära dialog med sina intressenter.