Office 365

Denna sida är under utveckling, här samlas information och stödmaterial för implementeringen av Office365 vid Mittuniversitetet.

Ikoner_office 365.jpg
Office 365 är en molnbaserad plattform med verktyg för att arbeta var som helst och på olika plattformar. Det innehåller förutom kontorsprogram (Word, Powerpoint, Excel, Outlook e-post och Outlook kalender), även flera andra tjänster som exempelvis program för att diskutera, utbyta idéer, planera, samarbeta och dela dokument.

Rutiner och styrdokument

Riktlinjer för Office 365 och checklista för teams

Riktlinjer för Office 365 
Riktlinjerna uppdateras under piloterna och fastställs innan implementeringen sker i hela verksamheten.

Checklista vid användning av teams

Rutinbeskrivning med lathund för digitala arbetsytor

Rutinen är en del av Mittuniversitetets ledningsinformationssystem för informationssäkerhet.

Rutinbeskrivning med lathund för digitala arbetsytor (pdf)

E-post, arkivkrav och GDPR

Dataskyddsförordningen gäller även e-post. I princip alla meddelanden som kommer in till eller skickas från namn@miun.se innehåller minst en personuppgift (avsändare/mottagare/signatur etc.) och därför måste vi, förutom att följa regelverket för allmänna handlingar, även följa regelverket för personuppgiftshantering.

För att underlätta hanteringen av e-post finns en steg-för-steg guide.

Mittuniversitetets supporterade tjänster i O365

Word, Excel och PowerPoint

Outlook

Elektronisk post och kalender.

Introduktion och utbildning i Outlook

 

Teams – en chattbaserad samarbetsyta

Teams är en samarbetsyta där det går att skapa specifika grupper för exv. din institution/avdelning/motsvarande eller för ett projekt/arbetsområde. Där kan gruppen dela filer och samarbeta i realtid. Teamet kan t.ex. ha en gemensam Planner med uppgifter som behöver genomföras och använda Forms för att exv. skapa omröstningar i teamet. Det går även att koppla in andra externa applikationer. Precis som i Skype kan du chatta, delta i samtal och onlinemöten i Teams.

Introduktion och utbildning i Teams

Videoutbildning för Microsoft Teams

OneNote – en digital anteckningsbok

OneNote är ett alternativ till en vanlig anteckningsbok. Du har där en egen plats för att snabbt spara ner dina tankar, idéer och planer. Jobbar du i grupp är OneNote bra för de gemensamma mötesanteckningarna.

Introduktion och utbildning i OneNote

Videoutbildning för OneNote

OneDrive – en personlig yta för sparade filer

OneDrive är din personliga yta där du kan spara filer. Du äger dem, men om du vill kan du dela utvalda dokument med andra, och i realtid, tillsammans eller på varsitt håll, jobba i dokumentet och uppdatera det.

Introduktion och utbildning i OneDrive

Videoutbildning för OneDrive

Planner – en projekttavla i molnet

Planner är en digital planeringslösning där varje uppgift läggs in och fördelas ut inom gruppen. Uppgifterna kan därefter följas upp på ett enkelt och tydligt sätt.

Introduktion och utbildning i Planner

Videoutbildning om Microsoft Planner

Yammer – ett diskussionsforum utifrån intresseområden

Yammer beskrivs bäst som ett socialt nätverk för organisationen, ungefär som organisationens eget Facebook. Det är uppbyggt kring öppen kommunikation och är på många sätt inspirerat av de stora sociala forum vi annars använder. I jämförelse med Teams fungerar Yammer mer som ett diskussionsforum.

Introduktion och utbildning i Yammer

Videoutbildning om Yammer

Forms – ett enkätverktyg

Forms är ett verktyg för att skapa och genomföra undersökningar, tester och omröstningar.

Introduktion och utbildning i Forms

Snabbstartsguide för Microsoft Forms

Skype - Teams

Skype – Teams

Mittuniversitetet genomför just nu en övergång från Skype mot Teams. Målet är att Skype ska vara avvecklat senast 2020-12-31 (Microsoft avvecklar Skype i slutet av juli 2021).

Under övergångsperioden kommer vi att använda oss av ”Islands-mode”, vilket innebär att vi kör både Teams och Skype for Business parallellt och utan koppling till varandra. Vi kommer utbilda personalen i Teams, gruppvis, så att alla använder båda klienterna under en tid. När merparten av alla användare är igång med Teams så läggs användarna över i Teams-Only läge. När alla användare är i Teams-Only läge stänger vi ner Skype.

Idag kan vi ringa telefonsamtal via Skype. I den nya upphandlingen som vi gör på 1+1 år fr.o.m. 2020-04-01 kommer den möjligheten inte att finnas med. För att ringa externt kommer det att krävas att vi använder den app/tjänst som leverantören erbjuder (i dagsläget touchpoint).