Här finns information och stödmaterial för implementeringen av Office365 vid Mittuniversitetet.

Tjänster_O365_20200303.jpg

Office 365 är en molnbaserad plattform med verktyg för att arbeta var som helst och på olika plattformar. Det innehåller förutom kontorsprogram (Word, Powerpoint, Excel, Outlook e-post och Outlook kalender), även flera andra tjänster som exempelvis program för att diskutera, utbyta idéer, planera, samarbeta och dela dokument.

Introduktion i Teams

För att få åtkomst till Teams behöver du gå en utbildning, antingen med någon som utbildats till champion på din institution/avdelning eller delta vid någon av de öppna utbildningar via Skype som projektet erbjuder:

den 2 juni, kl 13:00–14:00

den 10 juni, kl 14:30–15:30

den 16 juni, kl 14:00–15:00

den 24 juni, kl 14:00–15:00

Rutiner och styrdokument

Regler för Office 365 och checklista för teams

Rutinbeskrivning med lathund för digitala arbetsytor

Rutinen är en del av Mittuniversitetets ledningsinformationssystem för informationssäkerhet.

Rutinbeskrivning med lathund för digitala arbetsytor (pdf)

E-post och Teams utifrån arkivkrav och GDPR

Dataskyddsförordningen gäller även information i e-post, chattar etc. I princip alla meddelanden som kommer in till eller skickas från ett användarkonto innehåller minst en personuppgift (avsändare/mottagare/signatur etc.) och därför måste vi, förutom att följa regelverket för allmänna handlingar, även följa regelverket för personuppgiftshantering.

För att underlätta hanteringen av information i e-post och Teams finns en steg-för-steg guide.

Mittuniversitetets supporterade tjänster i O365

Word, Excel och PowerPoint

Kontorsprogramvaror för ordbehandling, kalkylering och presentation.

Guiderna nedan om Word, Excel och PowerPoint visar funktionerna när du öppnar programmen i webbläsaren. Öppnar du ett Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument i Teams så finns ett begränsat urval programfunktioner. Använd knappen med tre punkter när du öppnat ett dokument i Teams och i stället vill öppna det i webbläsaren (via Sharepoint) eller med officeprogrammen i din dator för att få tillgång till alla funktioner.

Introduktion och utbildning i Office

Windows

Mac

Mallar

Information om Mittuniversitetets mallar för Word och PowerPoint

Outlook

Elektronisk post och kalender.

Introduktion och utbildning i Outlook

 

Teams – mötesverktyg och chattbaserad samarbetsyta

Teams är en samarbetsyta där det går att skapa specifika grupper för exv. din institution/avdelning/motsvarande eller för ett projekt/arbetsområde. Där kan gruppen dela filer och samarbeta i realtid. Teamet kan t.ex. ha en gemensam Planner med uppgifter som behöver genomföras och använda Forms för att exv. skapa omröstningar i teamet. Det går även att koppla in andra externa applikationer.

Precis som i Skype kan du chatta, delta i samtal och onlinemöten i Teams.

Arbeta med dokument via Teams

Öppnar du ett Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument i Teams så finns ett begränsat urval programfunktioner. Använd knappen med tre punkter när du öppnat ett dokument i Teams och i stället vill öppna det i webbläsaren (via Sharepoint) eller med officeprogrammen i din dator för att få tillgång till alla funktioner.

Introduktion och utbildning i Teams

Videoutbildning för Microsoft Teams

Hjälp-forum

Det offentliga teamet Hjälp-forum är öppet för alla medarbetare att ansluta sig till. Detta team är ett forum för hjälp till självhjälp där vi tar hjälp av varandra för att få svar på frågor som uppstår när vi använder Teams och övriga O365-tjänster. Det finns således inga garantier att du får svar på de frågor du ställer eftersom teamet bygger på att vi samarbetar och hjälps åt i den mån vi har möjlighet. Vid behov av support vänder du dig till IT-helpdesk.

OneNote – en digital anteckningsbok

OneNote är ett alternativ till en vanlig anteckningsbok. Du har där en egen plats för att snabbt spara ner dina tankar, idéer och planer. Jobbar du i grupp är OneNote bra för de gemensamma mötesanteckningarna.

Introduktion och utbildning i OneNote

Videoutbildning för OneNote

OneDrive – en personlig yta för sparade filer

OneDrive är din personliga yta där du kan spara filer. Du äger dem, men om du vill kan du dela utvalda dokument med andra, och i realtid, tillsammans eller på varsitt håll, jobba i dokumentet och uppdatera det.

Introduktion och utbildning i OneDrive

Videoutbildning för OneDrive

SharePoint

SharePoint är en gemensam yta där filer från ett team sparas. Filerna delas inom teamet och alla teammedlemmar kan i realtid jobba med filerna. 

Skapa och dela filer

Video: Skapa, ladda upp och dela filer i ett dokumentbibliotek

 

Planner – en projekttavla i molnet

Planner är en digital planeringslösning där varje uppgift läggs in och fördelas ut inom gruppen. Uppgifterna kan därefter följas upp på ett enkelt och tydligt sätt.

Introduktion och utbildning i Planner

Videoutbildning om Microsoft Planner

Yammer – ett diskussionsforum utifrån intresseområden

Yammer beskrivs bäst som ett socialt nätverk för organisationen, ungefär som organisationens eget Facebook. Det är uppbyggt kring öppen kommunikation och är på många sätt inspirerat av de stora sociala forum vi annars använder. I jämförelse med Teams fungerar Yammer mer som ett diskussionsforum.

Introduktion och utbildning i Yammer

Videoutbildning om Yammer

Forms – ett enkätverktyg

Forms är ett verktyg för att skapa och genomföra undersökningar, tester och omröstningar.

Introduktion och utbildning i Forms

Snabbstartsguide för Microsoft Forms

Skype - Teams

Skype – Teams

Mittuniversitetet genomför just nu en övergång från Skype mot Teams. Målet är att Skype ska vara avvecklat senast 2020-12-31 (Microsoft avvecklar Skype i slutet av juli 2021).

Under övergångsperioden kommer vi att använda oss av ”Islands-mode”, vilket innebär att vi kör både Teams och Skype for Business parallellt och utan koppling till varandra. Vi kommer utbilda personalen i Teams, gruppvis, så att alla använder båda klienterna under en tid. När merparten av alla användare är igång med Teams så läggs användarna över i Teams-Only läge. När alla användare är i Teams-Only läge stänger vi ner Skype.

Mer information