Bevara eller gallra

Bevara eller gallra

Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras. Bevara innebär att handlingar finns kvar för evigt.

Vissa allmänna handlingar får dock gallras om det är fastställt i någon av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS eller RA-MS) eller annan förordning. Riksarkivet har en föreskrift som gäller gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (1999:1).

Gallring innebär i praktiken att allmänna handlingar aktivt förstörs i enlighet med på förhand fastställda kriterier. Som gallring räknas också åtgärder som utförs med handlingar och som ger upphov till förlust av betydelsefull data, sök- och sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

Exempel på den här typen av åtgärder som kan likställas med gallring, är vissa typer av konvertering från ett filformat till ett annat, eller radering av uppgifter ur handlingar som exempelvis personuppgifter.

Informationshanteringsplan

För att veta vilka allmänna handlingar som ska bevaras, och vilka som ska gallras, använd Mittuniversitetets informationshanteringsplan. Bra att veta - Det finns instruktion och guide till hur du använder informationshanteringsplanen på sidan som öppnas när du klickat på länken.

För forskning gäller generellt att administrativa handlingar, så som projektbeskrivningar, datahanteringsplan, avtal, olika ansökningar och dylikt, bevaras. Likaså bevaras publikationer kopplade till forskningen.

Mer information om hur de respektive handlingarna  inom forskningsverksamhet hanteras, till exempel om de ska diarieföras, hittar du i verksamhetsområde 5. Forskning.

Tänk på att det kan finnas fler handlingar kopplade till din forskning, som exempelvis informationsklassning, som inte tillhör verksamhetsområdet forskning. Du hittar dock även hur dessa ska hanteras i informationshanteringsplanen.

När det kommer till forskningsdata gäller att dessa ska bevaras eller gallras. Vilket som är aktuellt bedöms från fall till fall.

Bedömning om forskningsdata ska bevaras eller gallras

Forskningsdata ska bevaras för evigt, eller gallras 13 år efter forskningens avslut.

För att göra denna bedömning, som görs i samband med forskningens avslut, använd dokumentet Bevarande- och gallringsutredning forskningsdata.

Observera att ingen gallring får ske förrän det prövats om handlingar får gallras eller ska bevaras.

Bedömningen utgår från kriterier från Riksarkivet, och tittar bland annat på om forskningsdata till exempel har ett fortsatt inomvetenskapligt värde, är av stort vetenskapshistoriskt värde eller av stort allmänt intresse.

Forskningsdata som inte bedöms motsvara dessa kriterier gallras.

Gallringsfristen, alltså den tid som ska förflyta innan gallring sker, är satt så att vi inte gallrar handlingar innan

• forskningsresultat av respektive projekt har redovisats och publicerats eller på annat sätt offentliggjorts, 
   
• rimlig tid förflutit för att det ska ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat, och 
   
• ekonomisk redovisning har skett.

Här finns mer information – för dig som är intresserad.

Arkivlagen
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet
Expertgruppens för arkiv och informationshantering (SUHF) Rekommendation (REK 2022:1) om tillämpning av regelverk angående gallring och bevarande av forskningsinformation (nedladdningsbar under Dokument)