Bevara eller gallra

Bevara eller gallra

När din forskning avslutas behöver du ta ställning till vad som ska bevaras och vad som får gallras. Det är en del av universitetets arkivansvar och en förutsättning för att forskningsdata ska hanteras korrekt på lång sikt.

Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras, det vill säga sparas för all framtid. Gallring får bara ske om det finns stöd i författning.

Gallring innebär att allmänna handlingar förstörs eller att information tas bort på ett sätt som gör att handlingens innehåll förändras eller går förlorat. Det kan till exempel handla om att radera personuppgifter ur forskningsdata. Ingen gallring får ske innan det har prövats om materialet ska bevaras eller får gallras.

Informationshanteringsplan

För att avgöra hur olika handlingar inom forskning ska hanteras använder du Mittuniversitetets informationshanteringsplan.

Där finns hanteringsanvisningar för de handlingstyper som normalt uppstår i forskning, till exempel:

• primärmaterial
• handlingar till och från Etikprövningsmyndigheten
• avtal
• planeringshandlingar
• publikationer

Utöver detta kan din forskning även omfatta handlingar som informationsklassning eller konsekvensbedömning enligt GDPR. Sök på respektive handling i informationshanteringsplanen för att se vilken hantering som gäller.

På informationshanteringsplanens startsida finns vägledning och instruktioner för hur du använder planen.

Bedömning om forskningsdata ska bevaras eller gallras

När din forskning avslutas ska forskningsdata prövas för att avgöra om de ska bevaras eller gallras. Prövningen görs enligt fastställda kriterier.

Du ansvarar för att ta fram underlag genom att genomföra en bevarande- och gallringsutredning för forskningsdata. Använd mallen Bevarande- och gallringsutredning forskningsdata.

Utredningen görs normalt när den sista publiceringen kopplad till forskningsdata är genomförd. Den lämnas därefter till arkivfunktionen, som gör den formella bedömningen av om forskningsdata ska bevaras eller gallras.

Efter genomförd prövning ska forskningsdata antingen bevaras för all framtid eller gallras 13 år efter forskningens avslut. Forskningen anses normalt avslutad när den sista publiceringen är genomförd.

Ingen gallring får ske innan arkivfunktionens bedömning är klar och den fastställda gallringsfristen har löpt ut.

När bedömningen är fastställd går du vidare till hur forskningsdata ska överlämnas till arkivet. Det beskrivs på sidan Arkivera och leverera forskningsdata.