Arbetsgång

Innan arbetsgivaren påbörjar arbetet med en verksamhetsförändring behöver en plan för hur arbetet ska bedrivas tas fram. Arbetsgivaren behöver identifiera vilka moment och aktiviteter som kommer att ingå i processen, när respektive aktivitet ska genomföras och hur verksamhetsförändringen och processen ska kommuniceras till berörda medarbetare samt inom organisationen i stort. 

Styrande dokument som påverkar är bland annat arbetsordningar, besluts- och delegationsordning och handläggningsordningar. 

För att öppna upp för en dialog om möjliga handlingsalternativ är det viktigt att ansvarig chef på ett tidigt stadium på lämpligt sätt (enligt gällande samverkansavtal) informerar medarbetarna om behovet av att genomföra en förändring, risken för arbetsbrist och anledningen till detta och vilka konsekvenser som det eventuellt kan komma att leda till.

Ansvarig chef ska i ett tidigt stadium samråda med HR-avdelningen angående den formella hanteringen. 

Arbetsgivaren bör i ett tidigt skede involvera stödfunktioner i syfte att knyta till sig den kompetens inom till exempel ekonomi och kommunikation som kommer att vara viktig för processens genomförande. 

Vid risk för arbetsbrist åligger det ansvarig chef att genomföra en fördjupad verksamhetsanalys. Analysen ska innehålla en bakgrundsbeskrivning av orsaken till att arbetsgivaren måste vidta förändringsåtgärder. Vidare ska den innehålla information om vilken förändring arbetsgivaren avser att genomföra, ekonomi, vilka konsekvenser förändringen medför för verksamheten samt vilka åtgärder som redan är genomförda. Det ska klarläggas vilka arbetsuppgifter som faller bort eller reduceras och omfattningen av eventuell arbetsbrist. 

I detta skede ska ansvarig chef tillsammans med skyddsombud och utvalda medarbetare även genomföra en riskbedömning i enlighet med kraven om systematiskt arbetsmiljöarbete. Syftet med denna är att bedöma om ändringarna i verksamheten medför risker för ohälsa eller olycksfall, risker som behöver åtgärdas. Riskbedömningen ska utgå från den planerade verksamhetsförändringen och de eventuella risker som ändringen medför. Riskbedömningen genomförs via IA-systemet.  

Innan ärendet tas vidare till beslut om verksamhetsförändring, ska den fördjupade verksamhetsanalysen samverkas på lämpligt sätt enligt gällande samverkansavtal.  

Syftet med samverkan är att informera om verksamhetsförändringen och konsekvenserna av den. Övertalighetens omfattning ska bestämmas och definieras på så sätt att det framgår vilken verksamhet och vilka arbetsuppgifter som berörs.

Efter genomförd och avslutad samverkan fattar ansvarig chef beslut om att genomföra planerad verksamhetsförändring. Samverkan dokumenteras.  

I syfte att minska risken för övertalighet är arbetsgivaren skyldig att undersöka möjligheten till tidig omställning, frivillig avgång och omplacering.

HR-avdelningen tillsammans med ansvarig chef ansvarar för att utreda omplaceringsmöjligheter för de medarbetare som berörs av arbetsbristen. Möjliga lediga anställningar inom hela universitetet utreds och dokumenteras. En individuell kompetensinventering i syfte att matcha medarbetarens kompetens med lediga anställningar genomförs. För att utredningen ska kunna genomföras krävs uppdaterat CV från medarbetaren. 

Om en medarbetare, vid en första bedömning förefaller ha tillräckliga kvalifikationer för en ledig anställning, utreds det vidare. Den enhet som har den lediga anställningen ansvarar för den fortsatta individuella prövningen i samråd med HR. Matchningen görs mot bakgrund av medarbetarens CV, intervju och den lediga befattningens kvalifikationskrav. Om matchningen resulterar i att medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för den lediga befattningen inleds diskussioner om ny placering. Beslut om omplacering ska föregås av en förhandling enligt 11 § MBL.

Medarbetare som är aktuell för utredning om omplacering för att undvika övertalighet ska vara beredda att aktivt medverka till att omplaceringen kan genomföras. Medarbetare som inte antar ett skäligt erbjudande om omplacering riskerar att sägas upp på grund av arbetsbrist.

När en arbetsgivare ska fullgöra sin omplaceringsskyldighet vid arbetsbrist, kan ett skäligt omplaceringserbjudande innebära sänkt sysselsättningsgrad för berörd eller berörda arbetstagare, s.k. hyvling. Den arbetstagare som i en hyvlingssituation accepterar en sänkt sysselsättningsgrad har rätt till omställningstid. Denna omställningstid ska motsvara uppsägningstiden, dock maximalt tre månader.

Om övertaligheten inte kan lösas konstateras arbetsbrist och ett kretsnings- och turordningsförfarande inleds. Det centrala kollektivavtalet Avtal om turordning för arbetstagare hos staten (TurA-S) och lagen om anställningsskydd (LAS) ska tillämpas vid fastställandet av turordningskrets. 

Kretsarna bestäms enligt TurA-S och avgränsas med hänsyn till de arbetsuppgifter som berörs av arbetsbristen. Till samma krets förs medarbetare vid Mittuniversitetet som har i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter, dvs sådana arbetsuppgifter som i stort sett är av jämförbar beskaffenhet och inriktning. 

De medarbetare som ingår i kretsen turordnas därefter i enlighet med LAS utifrån respektive medarbetares statliga anställningstid. Den statliga anställningstiden stäms av med medarbetaren.  

Slutgiltig krets och turordning fastställs sedan i förhandling enligt 11 § MBL. HR ansvarar för att kalla till och genomföra denna förhandling utifrån framarbetat kretsunderlag där ansvarig chef medverkar. Efter avslutad turordningsförhandling har de medarbetare som omfattas av övertalighet identifierats. 

Stora kretsar i kombination med turordningsreglerna kan således innebära att arbetsbrist uppstår vid en enhet men drabbar medarbetare med kortare statlig anställningstid vid en annan del av verksamheten. 

En helt ny regel om undantag före turordning vid arbetsbrist införs i LAS. Den nya regeln innebär att alla arbetsgivare får möjlighet att undanta högst tre arbetstagare före turordning. Om en arbetsgivare nyttjar en eller flera undantagsmöjligheter, inträder därmed en karenstid om tre månader.

Ansvarig chef tillsammans med HR kallar till och genomför förhandling enligt 11 § MBL avseende uppsägning på grund av arbetsbrist för de medarbetare som omfattas av övertalighet.  

När beslut om uppsägning är fattat överlämnar ansvarig chef uppsägningsbeskedet till berörd/a medarbetare. Uppsägningsbeskedet ska vara skriftligt och överlämnas till medarbetaren personligen. Är det inte skäligt att kräva detta får beskedet istället sändas i rekommenderat brev. 

Hur lång uppsägningstid en medarbetare har regleras av LAS, Villkorsavtalen samt Avtal om omställning. Uppsägningstiden grundar sig i medarbetarens statliga anställningstid. En medarbetare som har blivit uppsagd har rätt att under uppsägningstiden behålla sin lön och andra anställningsförmåner även om denne inte får några arbetsuppgifter alls eller får andra arbetsuppgifter än tidigare. Ansvarig chefs primära chefsansvar kvarstår under hela uppsägningstiden. 

HR ansvarar för att anmäla medarbetare som sagts upp på grund av arbetsbrist till Trygghetsstiftelsen. Medarbetaren har under uppsägningstiden rätt till ledighet med bibehållen lön för de omställningsaktiviteter som medarbetaren planerat och dokumenterat tillsammans med stiftelsen. Stiftelsen och medarbetaren ska informera ansvarig chef om planeringen och hålla chefen underrättad om eventuella förändringar. Det är ansvarig chef som beslutar om ledighet utöver den som är en direkt följd av åtgärder som medarbetaren genomför inom ramen för stiftelsens verksamhet enligt ovan.