Forskningsdata ska bevaras och arkiveras så länge det är möjligt, men i vissa fall kan det vara tillåtet att gallra/förstöra data efter 13 år.

Forskningsdata behöver finnas kvar under en lång tid och därför långtidslagras. Det finns flera anledningar till detta. Det ska finnas möjlighet till insyn i myndighetens arbete och arbetet ska kunna granskas, inte minst då forskningen finansieras av externa medel. Det ska också vara möjligt att forska på materialet i framtiden. Grundregeln för detta är bevarande och arkivering, det innebär att informationen ska bevaras så länge det är tekniskt möjligt i ett format som lämpar sig för långtidslagring. Informationen ska också vara sökbar. Här görs ingen skillnad på primärdata eller bearbetad data, båda datatyperna kan behöva bevaras.

Det finns möjlighet att gallra (förstöra) forskningsdata tidigare, det sker i så fall i samråd med universitetets arkivfunktion. Då gäller fortfarande att forskningen ska kunna granskas, och därmed en minimifrist på 13 år. Att det är just 13 år beror på att forskningsprojekt som finansieras av medel från EU kan komma att granskas under den tidsperioden, samma regler gäller för ekonomihandlingar i ett forskningsprojekt. På Mittuniversitetet har vi, för att underlätta hanteringen, samma gallringsfrist oavsett om forskningen finansieras med EU-medel eller en annan finansieringskälla.

Bevarande och gallring vid svenska lärosäten regleras i arkivlagen, arkivförordningen samt i Riksarkivets föreskrifter. Riksarkivet är arkivmyndighet för alla statliga myndigheter i Sverige och avgör vilken information som ska bevaras och vilken information som får gallras.

Data som samlas in eller upprättas men sedan aldrig används i forskning omfattas inte av dessa regler, utan kan gallras när det har konstaterats att denna data inte kommer att användas för forskning. I de fall materialet innehåller personuppgifter ska gallring ske så snart som möjligt.

Mer information om allmänna handlingar, bevarande och gallring finns på sidorna för arkiv och diarium.

Läs gärna vår lathund för bevarande och gallring av handlingar gällande forskning.