Inventering av anläggningstillgångar

För att säkerställa att anläggningsregistret stämmer med myndighetens verkliga innehav ska anläggningstillgångarna regelbundet inventeras (vanligen årligen).

Enligt Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22§ i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska maskiner, inventarier och övriga tillgångar inventeras i den omfattning som bedöms erforderligt. Detta gäller oavsett om staten äger tillgångarna eller myndigheten disponerar dem på någon annan grund.

Inventeringsförrättaren ska vara förordnad av myndigheten. Denne får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga. Inventeringsprotokoll ska upprättas. Dessa ska undertecknas av inventeringsförrättaren.

Inventeringsplan

Inventering av Mittuniversitetets anläggningstillgångar sker normalt enligt följande tidsintervall:

År 1: Omfattar datorer och kringutrustning, ex. stationära och bärbara datorer, skrivare

År 2: Omfattar kontorsmaskiner och presentationsutrustning, ex. kopieringsmaskiner, kameror

År 3: Omfattar maskiner och andra tekniska anläggningar, ex. lab.utrustning

Inventeringen sker årligen enligt rullande schema och inventeringsanvisningar samt tidplan upprättas inför varje inventeringstillfälle.

Inventeringsförrättare och beslut om godkänd inventering

På de inventerande institutionerna/avdelningarna utser Prefekten/Avdelningschefen, genom att fatta ett beslut, minst en Inventeringsförrättare. Det är den person som genomför själva inventeringen. Det är dock Prefekten/Avdelningschefen som är ansvarig för att inventeringen genomförs.

Prefekten/Avdelningschefen på den institution/avdelning som genomfört inventeringen är den som fattar beslut om att inventeringen är genomförd och godkänd. 

Registrering av inventeringsresultatet

När underskriven Inventeringslista (original), beslut om godkänd inventering (kopia) och eventuell övrig dokumentation lämnats till Avdelningen för ekonomi och planering kan anläggningsreskontran (ERP) uppdateras med resultatet av inventeringen.