Sekretess och skydd för företagshemligheter i projekt- och examensarbeten

Denna information riktar sig till studenter, handledare, kursansvariga och examinatorer och behandlar frågor om sekretess och skyddande av företagshemligheter när studenten gör sitt projekt- eller examensarbete i samarbete med ett företag.

Rättslig bakgrund

Mittuniversitetet är en statlig myndighet och omfattas av principen om allmänna handlingars offentlighet. Principen innebär att var och en har rätt att ta del av handlingar och uppgifter i handlingar som inkommer till eller upprättas vid myndigheten. Dessa handlingar blir allmänna och offentliga. Material som en student lämnar in för examination är exempel på sådana handlingar som, i och med att de överlämnas till någon anställd vid Mittuniversitetet, blir allmänna offentliga handlingar.

Begränsningar av handlingsoffentligheten får endast göras om det krävs med hänsyn till de intressen som uttryckligen framgår av Tryckfrihetsförordningen. Begränsningen måste därutöver ha stöd i lag, där det då uttryckligen framgår att skyddsvärda uppgifter under vissa förutsättningar omfattas av sekretess och därmed inte är offentliga.

Regeln i 24 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) stadgar att sekretess gäller hos universitet och högskolor för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild, om det måste antas att den enskilde har deltagit i samverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs. Denna regel skyddar företagshemligheter i studenters arbeten mot utlämnande, under förutsättning att uppgifterna lämnats eller kommit fram inom företagets samverkan i ett forskningsprojekt med Mittuniversitetet.

Om uppgifterna inte har samband med forskningssamverkan utan endast med samarbete mellan företaget och en student under utbildningen, till exempel genom ett examensarbete, är denna sekretessregel inte tillämplig.

Utöver 24 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen finns ingen tillämplig sekretessregel för att hindra utlämnande av företagshemligheter i handlingar som studenten lämnar in till universitetet, för det fall någon begär att få ta del av dem. Det innebär att sådan information riskerar att hamna i händerna på var och en som begär att få ta del av uppgifterna. Mittuniversitetet kan inte garantera att informationen inte sprids, eftersom ett nekande att lämna ut uppgifterna skulle innebära ett brott mot offentlighetsprincipen.

Mittuniversitetets rekommendationer

Studenten bör inte skriftligen kommunicera företagshemligheter eller annan konfidentiell information med handledare, kursansvarig, examinator eller annan anställd vid Mittuniversitetet, under arbetets gång.

Om ett företag vill utelämna vissa typer av uppgifter i rapporten, som kan komma att påverka dess kvalitet, bör studenten uppmana företaget att ange vilken typ av uppgifter det handlar om. Det är viktigt att företaget anger samtliga typer av konfidentiella uppgifter som inte får vara med i rapporten. I dialog med ansvarig examinator görs därefter en uppskattning av om dessa uppgifter i slutändan är av betydelse för betygsbedömningen eller inte. Det är examinator som beslutar om arbetet får påbörjas.

Om examinator bedömer att det är uppgifter som kan förväntas påverka betygsbedömningen negativt så bör företaget uppmanas att mildra eller helt ta bort föreslagna restriktioner för vad som får finnas med i rapporten. Examinator bör inte tillåta att arbetet påbörjas om företagets restriktioner kan antas påverka betygsbedömningen negativt för studenten.

När studentens examensarbete lämnas in för examination arkiveras den färdiga rapporten i databasen DiVA (Digitala vetenskapliga arkivet) där forskningspublikationer, studentuppsatser och statistik lagras. Observera att detta inte gäller projektarbeten. Studenten har möjlighet att avgöra om rapporten ska vara digitalt tillgänglig i det offentliga gränssnittet och på så sätt synliggöra och tillgängliggöra sitt examensarbete för andra. Studenten rekommenderas i normalfallet att göra den tillgänglig. Uppdragsgivaren kan dock, för att minska spridningen av uppgifterna, komma överens med studenten att arbetet inte ska publiceras i det offentliga gränssnittet. Rapporten kommer dock alltid att vara arkiverad vid universitetet och tillgänglig vid begäran om att få ta del av den i egenskap av allmän handling.

Informationsblad

Detta informationsblad kan användas i kommunikationen med företag:
Sekretess och skydd för företagshemligheter i projekt- och examensarbeten