FAQ med tips och trix
-
Hur ska överlappande frånvaro registreras?
Frånvaro som överlappar Semester ska registreras på följande sätt:
Exempel:
Anna är Tjänstledig 50% under perioden 1/1-31/12 och har Semester under perioden 22/6-9/8.1/1-31/12 Tjänstledighet 50%
22/6-9/8 Semester 100%Samma hantering gäller för Föräldraledighet, Sjukdom och VAB som för Tjänstledighet i exemplet ovan. Semester ska alltid anges som 100%.
-
Hur hanteras övertid i Retendo?
Övertid kan antingen sparas till kommande år eller tas ut i pengar. I Retendo hanteras de två olika typerna av övertidsuttag mha två olika uppdrag, "Övertid justering" och "Övertid utbetalning", beroende på om uttag ska göras i tid elle pengar.
OBS: De båda uppdragen används gemensamt för all personal inom institutionen över tid. Därför räcker det med ett uppdrag för "Övertid justering" och ett uppdrag för "Övertid utbetalning".Uttag i TID:
- Skapa ett nytt löpande uppdrag "Övertid justering"
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid justering" som en minuspost under innevarande år
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid justering" som en pluspost under efterföljande årT ex: Anna har jobbat 50 timmar övertid 2019 och vill ta ut tiden som ledig tid 2020. I samma uppdrag "Övertid justering" registreras -50 timmar under 2019 och 50 timmar under 2020.
Uttag i PENGAR:
- Skapa ett nytt löpande uppdrag "Övertid utbetalning"
- Lägg in övertidstimmarna i uppdraget "Övertid utbetalning" som en minuspost under innevarande år
T ex: Björn har jobbat 50 timmar övertid 2019 och vill ta ut tiden i pengar. I uppdraget "Övertid utbetalning" registreras -50 timmar under 2019. -
Hur fungerar matchningen av uppdrag mellan Retendo och Atlas/Stina/Ladok?
Svar: För att uppdaterad information från Stina och Ladok ska kunna matchas mot rätt uppdrag i Retendo används följande matchningsfält:
- delmoment (envänds endast av HSV)
- kurskod
- studieort
- tid
- takt
- form
- termin
Om något av värdena i fälten ovan avviker mellan Retendo och Stina/Ladok skapas det en dubblett av uppdraget i Retendos integrationsportfölj.
-
Hur fungerar in- och utlån mellan institutioner?
Svar: In- och utlån mellan institutioner fungerar på följande sätt i Retendo:
- Det är alltid den inlånande institutionen som initierar ett in- och utlån i Retendo.
- Försök att i möjligaste mån ange uppdraget till vilket en person önskas bli inlånad.
- Då enheten "% av heltid" används avser 100% = 1980 timmar (dvs 10% = 198 timmar osv).
Rekommendation: Använd istället enheten "timmar" om semestertid ska vara exkluderat inlånet. - Det går endast att göra inlån på en person i taget, men personen kan lånas in under flera perioder.
- Då ett tidigare accepterat in- och utlån behöver återtas, helt eller delvis, skickar den inlånande planeringsenheten ett minusinlån, t ex "-20 timmar", till den utlånande planeringsenheten för att justera det ursprungliga in- och utlånet.
- Det är alltid den inlånande institutionen som initierar ett in- och utlån i Retendo.
-
Hur publicerar jag tjänsteplaneringen för personalen?
Svar: Från vänstermenyn, klicka på Planering/Publicera och ange nytt datum och klicka på Spara.
T ex: När all planering är klar för verksamhetsåret 2020 anges datumet 2021-01-17, då blir tjänsteplaneringen för verksamhetsåret 2020 synlig för all personal inom institutionen.
-
Hur inaktiverar jag personal som slutat?
Svar: När personal avslutat sin anställning och man önskar inaktivera denne så fyller man i två avslutsdatum:
- dels under Planering/Personal/Bemanning/"vald person", under fliken Uppgifter och alternativet Anställningsuppgifter - där anges avslutsdatum i fältet Avslutad
- dels under Planering/Personal/Bemanning/"vald person", under fliken Uppgifter och alternativet Tjänst - där anges för den senaste tjänsteperioden avslutsdatum i fältet Tom
- dels under Planering/Personal/Bemanning/"vald person", under fliken Uppgifter och alternativet Anställningsuppgifter - där anges avslutsdatum i fältet Avslutad
-
Går det att lägga upp ny personal manuellt i Retendo?
Svar: Det går att lägga upp personal manuellt i Retendo genom att navigera till Planering/Personal/Bemanning och klicka på knappen Ny person.
-
Går det att ändra kurskod på befintligt uppdrag?
Svar: Det går att ändra befintlig kurskod i de fall där uppdragen fått ny kurskod, därmed kan man behålla den bemanningsplanering som är gjord.
Viktigt är att hela kodsträngen (delmoment + kurskod + studieort + tid + takt +form + termin) måste vara korrekt i Retendo så att uppdateringar från Stina och Ladok hittar rätt!
-
Sker en omräkning av bemanningsbar tid automatiskt vid sjukfrånvaro, vabb och föräldraledighet?
Svar: Bemanningsbar tid räknas om automatiskt när planerad frånvaro ändras. OBS planerad frånvaro ej utfall frånvaro!