Schemafunktionen

Studenterna ska kunna se sitt schema minst 4 veckor innan kursen (eller egentligen läsperioden) börjar.

 Schemafunktionen behöver 4 - 6 veckor på sig att lägga alla scheman. Därför behöver schemaunderlag lämnas in till Schemafunktionen 8 - 10 veckor innan läsperioden börjar. Undantaget från detta är schemaläggningen för läsperiod 1, första delen av höstterminen. Schemat för läsperiod 1 läggs innan sommaruppehållet för att personal ska ha möjlighet att se schemat för kurserna och skicka in ändringsönskemål till Schemafunktionen innan de går på sommarsemester.

I många fall behöver Schemafunktionen återkomma till lärare med följdfrågor gällande ändringsönskemål. Ändringsönskemålen behöver därför åtgärdas medan lärarna ännu finns tillgängliga.

Schemafunktionen är medveten om att det finns lärare som önskar lägga sina scheman själva i TimeEdit. Det är dock inte möjligt att öppna upp för det rakt av utan det behöver i så fall först göras en förstudie och risk- och konsekvensanalys. Det finns i nuläget inte resurser för att göra det.

Schemafunktionen känner till att det finns lärosäten där lärarna själva lägger schema. Det kan dock råda olika förutsättningar till detta för olika lärosäten. Det skulle kunna underlätta ifall varje institution hade "ett eget hus" med egna lokaler. Vid MIUN är lokalerna till stor del gemensamägda.

Personal har behörighet att ändra följande i publicerat undervisningsschema för sin institution: moment, lärarnamn, undervisningsgrupp och ändra fritext i bokningsinfo samt lägga till exempelvis zoomlänk.

I nuläget kan man bara ändra i den institution man själv tillhör. Personal har behörighet att själva boka konferensrum via miun.se och där på startsidan välja verktyget "Boka konferensrum".

För att schemat ska kunna publiceras tidigare behöver hela schemaläggningsprocessen påbörjas tidigare. Detta innebär bland annat att kursansvariga behöver lämna in schemaunderlagen tidigare.

Schemafunktionen är positivt inställda till att tidigarelägga schemaläggningsprocessen och skulle gärna schemalägga terminsvis (2 gånger per år) i stället för läsperiodsvis (4 gånger per år).

I samband med Schemafunktionens dialoger med institutionerna våren 2024 lyfte Schemafunktionen frågan om institutionernas åsikt om schema lades terminsvis i stället för läsperiodsvis. Institutionerna svarade att man inte vill tidigarelägga schemaläggningsprocessen för att det redan nu är svårt att hinna med att lämna in schemaunderlaget i tid. Bemanningen är ofta inte klar så tidigt och man tror att det skulle generera ännu mera schemaändringar. Det skulle bli ännu svårare att hinna göra kursutvärderingen.

Studenterna ska ha möjlighet att se schemat minst 4 veckor innan kursstart.

I nuvarande schemaläggningsprocess ser Schemafunktionen till att lägga scheman så de kan publiceras senast då. För att kunna visa schema för kursansvariga tidigare behöver schemat vara färdigt tidigare och för att Schemafunktionen ska kunna uppfylla det behöver schemaunderlagen skickas in tidigare (något som Schemafunktionen har frågat institutionerna om det skulle kunna vara möjligt, men då fått till svar att man inte vill lämna in schemaunderlagen ännu tidigare än vad man gör nu).

Se även svaret på frågan "Varför släpps schemat så sent?"

Den främsta anledningen till att det finns ett sista inlämningsdatum är för att det ska vara möjligt för Schemafunktionen att göra prioriteringar i schemaläggningen.

Förstaårsprogramstudenter, stora samläsningar och stora grupper samt specifika salsbehov behöver schemaläggas i tidigt skede. Om schemaunderlaget inte har kommit in i tid förloras möjligheten till prioritering.

Ett annat skäl till att schemaunderlagen behöver skickas in inför ett visst datum är för att Schemafunktionen ska kunna garantera att schemat ska hinna läggas och finnas publicerat minst 4 veckor innan kursen börjar.

Schemafunktionens bemanning är slimmad och för att hinna publicera scheman i tid, åtgärda önskemål om ändringar i publicerade scheman skyndsamt samt hantera interna lokalbokningar behöver schemaläggningen av olika läsperioder fördelas över olika tidsperioder.

Sent inskickade schemaunderlag tas omhand så snart  som möjligt, men i de fall stora mängder sena schemaunderlag inkommer under ordinarie schemaläggningsperiod för annan läsperiod är det inte alltid möjligt för Schemafunktionen att prioritera dessa. Framförallt inte om det samtidigt inkommer många brådskande schemaändringar. Om Schemafunktionen hade haft en större bemanning hade möjligheten till flexibilitet kunnat vara större. 

Schemafunktionen schemalägger i snitt 320 kurser inför varje läsperiod och det tar 4-6 veckor utifrån Schemafunktionens resurser. Det är därför inte möjligt att invänta tills kursstartsdagen med att lägga schema utan det behöver läggas långt innan. Studenterna ska dessutom ha möjligheten att kunna se sitt schema minst 4 veckor innan kursstart.

När kursansvarig får vetskap om att man har en student med särskilda behov på sin kurs (som gör att man behöver tex annan teknik än den som finns i de redan bokade salarna) får man skicka in önskemål om salsändringar till Schemafunktionen som åtgärdar ändringarna.

Om det är en programstudent som har särskilda behov blir det förhoppningsvis känt redan under första terminen.När sedan uppgift om särskilda behov är känt inom institutionen kan det vara möjligt att kursansvariga i kommande kurser kan bli informerade och därmed ha möjligheten att uppge de specifika behoven när hen fyller i schemaunderlaget för följande kurser så kan ”rätt” lokaler schemaläggas redan från början för kommande kurser. 

Under åren 2021 - 2022 provade Schemafunktionen att använda en schemaunderlagsmall i form av webbformulär – TimeEdit Preferences. Det var en modul som TimeEdit (MIUN:s leverantör av schemaprogram) hade tagit fram, men modulen var ny och inte färdigutvecklad.

Några kursansvariga vid MIUN fick vara testpiloter och prova att använda modulen, men det visade sig att den inte var tillräckligt utvecklad för att möta upp Mittuniversitetets behov (vare sig från kursansvarigas eller Schemafunktionens håll). De utvecklingsönskemål Schemafunktionen hade fanns inte heller med i leverantörens roadmap i närtid. Schemafunktionen valde därför att säga upp avtalet för den modulen.. 

Schemafunktionen har i nuläget två varianter av schemaunderlagsmall som man kan välja mellan. Schemafunktionen har även lämnat in ett önskemål till portföljstyrningsgruppen om att få hjälp med att göra en förstudie till att skapa ett schemaunderlag i form av webbformulär. Ett första möte gällande förstudie ägde rum 12 april 2024. 

I de schemaunderlag som skickas in till Schemafunktionen kan flera kursansvariga önska tex samma specifika sal samma dag och samma tid. Ett ifyllt schemaunderlag kan därför inte ses som ett krav utan som ett önskemål.

När flera har samma önskemål försöker Schemafunktionen hitta andra lösningar som förhoppningsvis kan fungera. Specifika önskemål om datum och tider i ett schemaunderlag kan inte alltid tillgodoses i detalj då Schemafunktionen behöver utgå ifrån bland annat storlek på studentgrupper, campus-/inneveckor, behov av teknik och salar. Vissa veckor, som till exempel vid kursstartsveckor, råder det lokalbrist som kan göra det svårt att få ihop alla önskemål. 

Tentamenssamordnarna gör tidssättningen av salstentor 5 veckor innan tentamensdagen och då ändras klockslagen till vad som kommer att gälla.

Jo det går bra. Det behöver dock anges vilket som är årets kurstillfälle och vilket kurstillfälle det var i fjol.

 Schemafunktionen ber er också kontrollera fjolårets schema för att se om det verkligen ska läggas helt lika som förra året eller om det är något som ska vara annorlunda, tex annan lärare, annat studentantal eller andra förändringar. Om det är något sådant som har blivit förändrat sedan fjolåret behöver detta anges för att undvika schemaändringar i efterhand.

Upp till ett år framåt i tid. Schemafunktionen åtgärdar dessa lokalbokningar allteftersom önskemål inkommer till Schemafunktionen.

Tidigare har lokalbokningar som dessa inte åtgärdats förrän undervisningen för gällande läsperiod har blivit schemalagd. Det har dock varit stora påtryckningar på Schemafunktionen från personal om att få boka lokaler till interna event med en längre framförhållning. Schemafunktionen saknar dock en övergripande prioriteringsordning för MIUN kring interna lokalbokningar. 

För att lokalbehovet ska mötas upp så bra som möjligt ber Schemafunktionen kursansvariga och lärare att vara så tydliga som möjligt med specifika önskemål i samband med att schemaunderlaget fylls i.

INFRA har lagt ut bilder av MIUN:s lokaler samt uppgifter om teknik och annat på medarbetarsidorna. Det går bra att titta där och sedan skriva önskemål på lokal/teknik i schemaunderlaget.

Ange för respektive pass i schemaunderlaget där grupprum behövs så schemalägger Schemafunktionen grupprum till de passen. Behövs grupprum utöver detta, maila ett ärende till Schemafunktionen eller skapa ett ärende till Schemafunktionen via Serviceportalen.

Längre tillbaka i tiden har personal själva kunnat boka grupprum, men inte nu längre. Studenter har dock möjlighet att boka grupprum själva upp till 2 veckor framåt i tiden.

Tentamenssamordnarna behöver boka lokaler för salstentor långt i förväg för att säkra upp att det finns tillräckligt med lokaler. 

Denna fråga hänvisar Schemafunktionen till att ta kontakt med avdelningen INFRA och enheten FAS.

Schemafunktionen är inte involverad i faktureringen av lokalkostnader. Schemafunktionen försöker boka lokaler enligt önskemål, men ibland finns inga små lokaler lediga och då bokas lokaler som egentligen är för stora. 

Debiteringen sker kvartalsvis av INFRA/FAS. Finns bokningen i underlaget så debiteras det. Avbokningar bör ske snarast så att andra får möjligheten att boka. Den beslutade prislistan finns i diariet.

För att konteringssträngen ska finnas synlig i TimeEdit behöver den läggas upp som ett projekt i ekonomisystemet (av institutionsekonom). Därefter sker en integration mellan systemen. Om det ändå inte fungerar, kontakta Schemafunktionen.

Det kan vara så att Schemafunktionen har blivit ombedd av en lärare/kursansvarig att dubbelboka och att den läraren har sagt att krocken i schemat är ok.

Det kan dock visa sig i efterhand att detta inte har förankrats med den lärare som har passet som det krockar med. Det är den lärare som önskar dubbelbokning i schemat som behöver stämma av med den lärare som har passet som det krockar med, det gör inte Schemafunktionen. Vissa schemakrockar kan vara ok medan andra inte inte är det, det beror helt på vad det är för kurser. 

I dagsläget finns inte någon sådan funktion i TimeEdit. Schemafunktionen har framfört till TimeEdit att det finns önskemål om det, men det finns inte med i TimeEdits roadmap för närmsta tiden.

Utifrån nuläget så kan det vara lättare att upptäcka eventuella dubbelbokningar ifall man i TimeEdit väljer vyn Grafiskt schema i stället för vyn Textschema när man söker fram sitt personliga schema. 

Sedan hösten 2023 pågår ett arbete för att förebygga tentakrockar i framtiden.

En grupp bestående av representanter från NMT, Schemafunktionen och Tentafunktionen arbetar tillsammans med detta och provade i samband med schemaläggningen av läsperiod 1 HT24 att använda ett framtaget tentamensschema för examinationer för NMT-fakulteten. Utvärdering av detta kommer ske i oktober 2024. 

En förutsättning för att kunna förebygga tentamenskrockar (och även krockar i undervisningen) i så stor utsträckning som möjligt är att schemaunderlagen lämnas in till Schemafunktionen i tid. Stora samläsningar behöver schemaläggas i tidigt skede. 

Schemafunktionen har förståelse för att det önskas mer personlig feedback, men det är också en fråga om tid och resurser. Det finns inte så mycket tid att kommunicera med kursansvariga under schemaläggningens gång. Schemafunktionen tar dock med sig detta och har det i åtanke.

Utskicken går till den person som står som kursansvarig i Ladok. Det går därför bara till en person. Schemafunktionen har lagt till en text i brevutskicket med information om att man gärna kan vidarebefordra mailet till kollegor ifall man vet att fler har ansvar för kursen. Denna text har funnits med i utskicket sedan hösten 2023. 

Schemafunktionen har försökt anpassa sig efter de datum som fakultetshandläggare lägger in uppgift om kursansvarig i Ladok. De brevutskick som Schemafunktionen gör inför varje läsperiod är dock att se som en service, en påminnelse om att lämna in schemaunderlag så att de kommer in i tid.

Schemafunktionen söker fram uppgift om kursansvarig i Ladok någon dag innan utskicket görs. Schemafunktionen är medveten om att  det inte alltid är klart vem som ska vara kursansvarig vid tidpunkten som utskicket görs. Några institutioner löser det på så sätt att de lägger in studierektorns namn i de fall det inte är klart vem som ska vara kursansvarig.

Anteckningar från mötena publiceras på Schemafunktionens funktionssida. Utöver detta skapar Schemafunktionen en nyhet på intranätet för medarbetare för att meddela att nya anteckningar finns publicerade. 

Standardstarttiden är kvart över för att det ska finnas tid mellan passen för att gå ut och in i salen samt för att få in lite ny luft.

Ibland kan det gå, ange i så fall förklaringen till detta önskemål på schemaunderlaget.

Ange så tydligt som möjligt hur du som lärare önskar att momentet ska visas i schemat så följer Schemafunktionen det. Det finns många olika tankar om hur man önskar att momenten visas i schemat.

Det är inte Schemafunktionen som beslutar om schemafria onsdagseftermiddagar utan det är ett rektorsbeslut (MIUN 2014/1376). Önskemål om ändring av det beslutet behöver därför lyftas till annat forum.

Det är inte Schemafunktionen som beslutar om schemafria onsdagseftermiddagar utan det är ett rektorsbeslut (MIUN 2014/1376). Önskemål om ändring av det beslutet behöver därför lyftas till annat forum.

Lärare kan själva spärrboka sig i TimeEdit för tider då det inte är lämpligt att schemaläggas för undervisning.

Det är möjligt att prenumerera på schemat från TimeEdit till Outlook. (Beskrivning av hur detta går till finns på Schemafunktionens funktionssida.) Det går dock inte att föra över uppgifter från Outlook till TimeEdit. Det är i Outlook som var och en hanterar sin samlade översikt över undervisning, möten och annat.

Schemafunktionen förstår att det skulle vara önskvärt att systemen "pratar" med varandra. Det är dock inte möjligt att använda TimeEdit som en enda stor gemensam kalender.  TimeEdit är till för schemaläggning av kurser/undervisning. Eventuella önskemål om specifika dagar eller tider där schemaläggning av undervisning bör undvikas kan skrivas in i schemaunderlaget som lämnas in till Schemafunktionen.

INFRA önskar i dagsläget få in uppstartshjälpsärendena ett och ett i serviceportalen. För ändring av hantering av uppstartshjälpsärenden behöver önskemålet ställas till INFRA.