Personuppgifter i studentarbeten

Denna text ger en kort genomgång av de åtgärder som är nödvändiga för att hanteringen av personuppgifter ska bli korrekt. Utöver de regler som gäller för personuppgifter kan det finnas ytterligare regler att ta hänsyn till, beroende på vilken typ av uppgifter du avser att behandla och inom vilket område (till exempel sjukvård).

Du bör därför ha en övergripande diskussion med din handledare/examinator om vilken information som ska hanteras och planera därefter.

Definitioner

Personuppgift - All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Personuppgiftsbehandling – Hantering av personuppgifter som innebär insamling, registrering, lagring, bearbetning, spridning, utplåning med mera.

Personuppgiftsansvarig - Den som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. Mittuniversitetet som organisation är personuppgiftsansvarig.

Dataskyddsombud - Funktion inom Mittuniversitetet som kontrollerar att personuppgiftsbehandling sker på korrekt sätt. Stöttar och reviderar verksamheten.

Registrerad - Den vars personuppgifter behandlas.

Att ta ställning till

Steg 1 – Måste personuppgifter behandlas?

Den första frågan är om det verkligen är nödvändigt att behandla personuppgifter? Den undersökning som ska göras kanske kan utföras med bibehållen kvalitet utan att personuppgifter behandlas och då är detta att föredra. Om man inte använder personuppgifter gäller inte dataskyddsförordningen, vilket gör arbetet lättare. Det är dock viktigt att komma ihåg att som personuppgift räknas all information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande människa vilket gör att det inte bara är sådant som namn, personnummer, DNA eller porträttfoto som är en personuppgift utan det kan även vara en kombination av mer anonyma uppgifter som sammantaget gör det möjligt att identifiera en enskild person.

Steg 2 – Definiera syftet med behandlingen och vilka uppgifter som måste samlas in

Definiera syftet med behandlingen och vilka uppgifter som måste samlas in. Innan det praktiska arbetet börjar är det viktigt att definiera vilket syfte man har med personuppgiftsbehandlingen. Syftet behöver definieras för att säkerställa att det finns en laglig grund för personuppgiftsbehandlingen (se steg 4) och för att säkerställa att inte fler uppgifter än nödvändigt samlas in för att syftet ska kunna uppnås.

Syftet med att behandla uppgifterna är att du ska kunna utföra den undersökning eller studie som är nödvändig för att underbygga ditt examinerande moment eller examensarbete.

Du får bara samla in personuppgifter som behövs för att du ska kunna genomföra ditt arbete och du måste därför kunna motivera varför du behöver just de uppgifter du har för avsikt att inhämta.

Steg 3 – Hur kan informationen förvaras och hanteras säkert under arbetet

Insamlade personuppgifter måste behandlas på ett säkert sätt. Att förvara insamlade personuppgifter på serverutrymmet du har tillgång till via ditt studentkonto är att rekommendera. Externa lagringstjänster får inte användas för lagring av personuppgifter. Detta gäller exempelvis Dropbox, Google Docs, iCloud, OneDrive med flera.

Känsliga personuppgifter får inte förekomma på din egen, privata IT-utrustning, utan endast hanteras på särskilt angivna IT-resurser, kontakta IT-helpdesk för stöd.

Som känsliga personuppgifter räknas uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, och medlemskap i fackförening. Vidare är genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning känsliga personuppgifter.

Många av de digitala enkätverktyg som finns kan inte användas om personuppgiftsbiträdesavtal saknas mellan Mittuniversitetet och enkätleverantören. Kontakta juristfunktionen eller DSO för mer information kring vilka enkätverktyg som Mittuniversitetet har avtal med.

Steg 4 – Bestäm vilka delar av informationen som ska raderas respektive vara kvar när arbetet är klart

Bestäm vilka delar av informationen som ska raderas respektive vara kvar när arbetet är klart. Personuppgifter får inte sparas längre tid än vad som är nödvändigt och ska raderas när de inte längre behövs. Samtidigt kan det finnas delar av informationen som måste finnas kvar en tid för att kunna styrka slutsatserna i arbetet eller för att de är nödvändiga för framtida egna behandlingar inom överskådlig framtid (ex. att användas som underlag på en uppsats på nästa nivå). I de fall informationen inte är nödvändig för framtida behandlingar är en bra riktlinje att radera den då betyget är satt och registrerat i studieregistret och därmed inte längre behövs för att styrka slutsatserna i rapporten.

Innan det praktiska arbetet startar är det därför viktigt att bestämma vad som ska hända med de insamlade personuppgifterna efteråt. Vilka uppgifter ska sparas respektive slängas? Under arbetets gång kan det finnas anledning att ompröva den ursprungliga planeringen men det är viktigt att det finns en grundläggande plan som är förankrad med din handledare eller kursansvarige (beroende på uppgiftens upplägg). Detta inte minst för att kunna besvara frågor från de personer vars information du vill använda dig av (de registrerade).

Steg 5 – Informera de registrerade och samla in de nödvändiga personuppgifterna

Informera de registrerade och samla in de nödvändiga personuppgifterna. Personuppgifter får endast behandlas om det finns laglig grund för behandlingen. Dataskyddsförordningen anger ett antal grunder som betraktas som tillåtna men ta kontakt med Dataskyddsombudet för att reda ut vilken laglig grund studentarbetet kan användas för. 

Mall för information om behandling i studentarbeten

Steg 6 – Behandla det insamlade materialet

Behandla det insamlade materialet. Under förutsättning att de tidigare stegen har utförts är detta ett formellt enkelt steg som inte kräver några ytterligare åtgärder.

Samtidigt är detta i praktiken det huvudsakliga arbetet.

Steg 7 – Efter behandling, radera eller spara personuppgiftsmaterialet efter behov

Även detta bör vara ett enkelt steg då det praktiska arbetet nu är avslutat. Materialet som har behandlats ska nu antingen sparas eller raderas enligt vad du kommit fram till i steg 4.

De eventuella samtycken du har inhämtat för att kunna göra personuppgiftsbehandlingen måste sparas lika länge som själva materialet, och raderas/kastas vid samma tidpunkt.

Det är du som student som ansvarar för att materialet raderas då det inte längre behövs för att verifiera resultatet i rapporten eller i annat syfte. Tänk på att inte radera underlag innan att slutligt betyg är satt på kursen.