Aktivitetsbaserade kontor förändrar arbetslivet – Östersund exempel i ny forskning

– Våra studier ger en komplex bild. På flera sätt har övergången varit lyckad och många medarbetare har känt sig trygga i processen, men samtidigt vill vi tona ned tanken på aktivitetsbaserat arbete som en universallösning. Resultaten i de publicerade och pågående studierna visar att arbetsuppgifternas karaktär har stor betydelse för hur väl medarbetarna trivs och presterar i aktivitetsbaserade kontor, säger Pär Löfstrand, projektledare för studien ”Attraktiva och friska kommunala arbetsplatser”.  

– Forskningen bekräftar att vår omställning inte handlar om lokaler i första hand, utan om människor. Nu tar vi med oss lärdomarna för att fortsätta utveckla en hållbar arbetsmiljö som fungerar för olika behov och arbetsuppgifter, säger Helén Eurenius, stabschef vid Östersunds kommun.

Arbetet har finansierats genom samverkansavtalet mellan Mittuniversitetet och Östersunds kommun och forskarna har analyserat enkätsvar från drygt 400 anställda, gjort omvärldsanalyser och intervjuer med chefer och medarbetare. Till de positiva resultaten hör bland annat att medarbetarna rapporterar hög delaktighet och god tillit till ledningen. Här framhåller forskarna särskilt implementeringsstrategin som en avgörande nyckel. 

– I de delar av organisationen där chefer och medarbetare involverades brett, och där dialogen var kontinuerlig, blev resultatet markant mer positivt än i de arbetsmiljöer där förändringen genomfördes mer toppstyrt, säger Stig Vinberg, professor vid Institutionen för hälsovetenskaper.

Studierna lyfter även fram ett antal utmaningar med att införa aktivitetsbaserade kontor. Personer med koncentrationskrävande arbete rapporterade mer stress, lägre produktivitet och tydliga brister i både ergonomi och integritet. Här var det inte modellen som sådan som skapade problemen – utan att arbetsmiljön inte tillräckligt anpassats till arbetets krav. 

Forskargruppen bakom projektet, från vänster: Erika Wall, John Selander, Josefin Wärme, Stig Vinberg, Pär Löfstrand, Mikael Nordenmark och Josefine Hansson.

Forskarna har också kunnat se att ledarskapet har förändrats i grunden, som en konsekvens av det nya arbetssättet. 

– Chefer beskriver en ny vardag där spontan närvaro ersatts av strukturerade avstämningar, digital kommunikation och fler individuella samtal. Att upptäcka tecken på ohälsa har blivit svårare, och många chefer känner själva av en ökad psykosocial belastning. Samtidigt ser vi att ett tillitsbaserat och relationsorienterat ledarskap blivit en framgångsfaktor för att få de nya arbetsformerna att fungera, säger Stig Vinberg.

Även medarbetarnas upplevelser pekar på möjligheter och utmaningar. Många uppskattar ökad flexibilitet, nya sociala möjligheter och förbättrade förutsättningar för samarbete över organisatoriska gränser. Andra lyfter utmaningar med buller, otydliga regler eller svårigheter att hitta arbetsplatser som passar dagens arbetsuppgifter. 

I sin slutrapport ger forskarna kommunen ett antal rekommendationer för framtiden, och pekar bland annat på behovet av riktade insatser för miljöer med lägre trivsel, förbättrad hantering av sekretessfrågor och fortsatt ledarskapsutveckling i takt med att arbetslivet förändras.

– I stort kan man säga att Östersunds kommun har lyckats väl, men framgången avgörs mindre av nya möbler – och mer av hur människor ges stöd att navigera i en ny arbetsvardag. Det krävs att man kombinerar delaktighet, transparens och systematiskt stöd till chefer och medarbetare. Vi vill gärna följa hur detta utvecklas över tid och därför ansökt, och beviljats, medel för fortsatta studier som gör att vi kommer att följa processen i ytterligare ett och ett halvt år, säger Pär Löfstrand.

Kontaktperson:

Pär Löfstrand, fil.dr i psykologi och forskningsledare vid Mittuniversitetet, Par.lofstrand@miun.se, 073-156 81 94