Ny forskning: Organisationer missar värdet i sin egen information

I sin avhandling sätter hon fokus på en fråga som berör både myndigheter, företag och andra organisationer: hur information kan användas och återanvändas över tid – även för behov som ännu inte finns när informationen skapas.

– Man pratar om data som en tillgång och resurs, men hur använder vi informationen? Det är det jag har undersökt i min forskning, säger Erica Hellmer.

Användares behov förändras

I avhandlingen visar hon att informationssystem ofta byggs för ett ursprungligt syfte, men att användarnas behov förändras i takt med nya samhällskrav, regleringar och arbetsprocesser. Det som samlas in för ett administrativt ändamål kan senare behöva användas för helt andra syften.

Ett exempel hon lyfter är covid-pandemin.

– Under pandemin började information som samlats in för administrativa syften användas för exempelvis smittspårning. Det visar hur viktigt det är att information är strukturerad på ett sätt som gör att den går att återanvända.

Även beslut på EU-nivå, nya lagkrav eller förändrade förutsättningar påverkar vilka informationsbehov som uppstår i organisationer. Ett exempel Erica Hellmer tar upp är hur information om vägtrummor kan få ny betydelse när klimatförändringar leder till ökade regnmängder och nya krav på infrastruktur.

– Om man vet när vägtrummor installerades och vilken dimension de har kan informationen användas för att identifiera vilka som behöver bytas ut. Det är ett exempel på hur redan insamlad information kan skapa värde i framtiden.

Informella lösningar

Forskningen visar också att många organisationer använder flera olika informationssystem som inte alltid fungerar tillsammans eller är anpassade efter användarnas faktiska behov. När information är svår att hitta skapas istället informella lösningar där medarbetare blir beroende av kollegors kunskap.

– Några av dem jag intervjuat beskrev att de måste bygga nätverk av kollegor som vet var information finns. Det är ett tecken på att systemen inte möter de behov som finns i verksamheten.

I sina studier har Erica Hellmer undersökt verksamheter inom bland annat Trafikverket. Där såg hon också att samma process kan innebära helt olika informationsbehov beroende på lokala förutsättningar.

– Ett projekt i Malmö ser inte ut som ett projekt i Arvidsjaur, även om processen är densamma. Därför behöver organisationer utveckla system som också tar hänsyn till olika roller och användarbehov.

En slutsats är att organisationer behöver arbeta mer långsiktigt och strategiskt med informationsförvaltning. Det räcker inte att införa nya tekniska system, organisationer behöver utgå från hur informationen kan användas och även hur framtida behov kan komma att förändras.

Hållbara informationspraktiker

Det gäller inte minst i utvecklingen av AI och datadrivna verksamheter.

– AI är helt beroende av att informationen som används är relevant och korrekt. Om underlagen är bristfälliga riskerar man också att fatta felaktiga beslut. Därför behöver vi mer än någonsin hållbara informationspraktiker.

Hon menar att organisationer behöver ha ett mer holistiskt perspektiv på information och ställa frågor som: varför samlar vi in den här informationen, hur kan den användas i framtiden och hur säkerställer vi att den går att hitta och analysera över tid?

– Vi vet inte alltid när information kommer att bli värdefull eller hur den kommer att användas. Men om vi inte strukturerar den på ett sätt som gör den möjlig att återanvända går vi miste om organisatoriska tillgången och kunskap som kan göra arbetet mer effektivt.

Välkommen till disputationen

Den 2 juni 2026 försvarar Erica Hellmer sin avhandling vid en offentlig disputation på Mittuniversitetets Campus i Sundsvall och via Zoom. Opponent är docent Olle Sköld från Uppsala universitet. Alla som är intresserade är varmt välkomna att delta, på plats eller digitalt.

Mer information om disputationen