Representation, arbetsmöten, kurser, konferenser och gåvor

Mittuniversitetet är en statlig myndighet vars verksamhet till betydande del finansieras av skattemedel via anslag för forskning och utbildning. Det medför ett ansvar att användning av medel kan motiveras och att Mittuniversitetet ska kunna visa att kostnaderna har en tydlig och klar verksamhetskoppling. Detta gäller inte minst representationskostnader. Inom staten tillämpas samma regelverk oberoende av finansiering. Det innebär t.ex. att ett forskningsprojekt som tilldelats externa medel inkl. budget för resor, möten osv. inte är undantaget från regelverket vad gäller förmånsbeskattning m.m.

All typ av representation, uppvaktning m.m. ska i förväg godkännas av respektive verksamhetsansvarig chef.

I regelverket samt konteringslathunden redovisas information gällande regler för extern och intern representation, kurser, konferenser, gåvor och uppvaktning m.m.

Vanligt förekommande frågor och svar redovisas under egen rubrik nedan. 

 

Har du ytterligare frågor kring detta regelverk kontakta Ekonomiavdelningen.

Vanliga frågor och svar kring representation, arbetsmöten, kurser, konferenser och gåvor

Vad menas med att ett möte är tillfälligt, kortvarigt och av strategisk karaktär?

För att reglerna om intern representation ska gälla krävs enligt Skatteverket att sammankomsten är tillfällig, kortvarig och av strategisk karaktär. En sammankomst anses: 

  • tillfällig om det inte är fråga om möten som hålls regelbundet med korta mellanrum (möten som t.ex. sker varje/varannan vecka anses därmed inte vara tillfälliga).
  • kortvarig om den varar högst en vecka.
  • vara av strategisk karaktär när det avhandlas frågor på mer övergripande nivå t.ex. planering av personal och budget samt berör en hel organisatorisk enhet eller liknande (arbete inom enskilda projekt räknas därmed inte till intern representation). 

Vilka möten klassas som arbetsmöten?

Med begreppet arbetsmöte menas mötestyper där man planerar/genomför löpande arbete, se exempel nedan. Ett arbetsmöte räknas enligt Skatteverket inte som intern representation och eventuella måltider i samband med mötet är därmed förmånsskattepliktiga. Anledningen till detta är att måltider betraktas som en privat levnadsomkostnad som den anställde själv ska betala. Merparten av de möten som förekommer vid Mittuniversitetet är att betrakta som arbetsmöten vilket innebär att eventuella måltider som arbetsgivaren bekostar är skattepliktiga och ska redovisas av den anställde som erhållen förmån i lönesystemet Primula.

Exempel på arbetsmöten är: projektmöten, nämndmöten, veckomöten, avdelnings-/institutions-/enhetsmöten av löpande karaktär, APT, LSG, styrgruppsmöten osv.

I vårt projekt behöver medlemmarna lära känna varandra lite bättre, kan aktiviteter för teambuilding sägas vara intern representation?

I vissa fall får teambuilding betraktas som intern representation men endast om det riktar sig till en hel personalgrupp/organisatorisk enhet och inte bara en mindre projektgrupp. Därmed är alltså måltider i samband med teambuilding i enskilda projekt att betrakta som skattepliktiga förmåner.

Vi har ett projektmöte med externa deltagare, kan vi representera i samband med detta?

Ett projektmöte där löpande arbete utförs är att betrakta som ett arbetsmöte. Ett arbetsmöte räknas enligt Skatteverket inte som intern representation och eventuella måltider i samband med mötet är därmed förmånsskattepliktiga. Det kan inte heller bli fråga om extern representation eftersom den/de externa deltagarna arbetar i projektet och därmed inte företräder en annan part i representationssyfte.

Grundregeln enligt Skatteverket är att fria måltider som inte är representation alltid ska förmånsbeskattas. Anledningen till detta är att måltider betraktas som en privat levnadsomkostnad som den anställde själv ska betala. Det åligger den anställde att själv rapportera i lönesystemet Primula att måltid erhållits.

Värt att poängtera är att måltider får ingå i samband med projektmöten men att det då ska rapporteras av respektive deltagare som en erhållen förmån. Detta gäller oavsett hur projektet är finansierat.

Hur rapporterar man erhållna skattepliktiga förmåner?

Alla typer av skattepliktiga förmåner ska rapporteras i lönesystemet Primula. Den person som erhållit en förmån ansvarar själv för att rapportera in det i Primula. Om man inte rapporterar in förmåner finns risken för eftertaxering i samband med uppföljningar, interna kontroller och revision.

I Primula går man in under Ersättningar/Arvoden och väljer formulär Förmånsvärde (kost, övrigt)

Vilka möten klassas som intern representation?

Grundregeln enligt svensk skattelagstiftning är att måltider som arbetsgivaren bekostar är att betrakta som en skattepliktig förmån. Från denna grundregel kan man göra undantag för möten som klassas som intern och extern representation.

Intern representation riktar sig till Mittuniversitetets anställda och ska omfatta hela personalen (en hel institution/avdelning, ämne, enhet, hel fakultet, hela Mittuniversitetet dvs. inte enstaka medarbetare eller mindre arbetsgrupp). Det krävs att sammankomsten är tillfällig (dvs ej regelbundet återkommande) och att mötet är av övergripande strategisk karaktär. För mer information se regelverk för representation m.m. MIUN 2021/1145.

Inom Mittuniversitetet kan följande mötestyper räknas som intern representation:

Möten

Innehåll

Avdelningsmöte av övergripande strategisk karaktär (1-2 ggr/år)

Antingen av strategisk karaktär alt. envägskommunikation som hanterar större personalförändringar eller organisationsförändringar. Kan förekomma inslag av teambuilding.

Interna utbildningar

Kortvarig och tillfällig, under max 1 vecka.

Personalfester (max 2 ggr per år)

 

Enhetsmöten av övergripande strategisk karaktär (1-2 ggr/år)

Antingen av strategisk karaktär alt. envägskommunikation som hanterar större personalförändringar eller organisationsförändringar. Kan förekomma inslag av teambuilding.

Chefsforum (1-2 ggr/år)

Av strategisk karaktär.

Ledningsrådsinternat (1-2 ggr/år)

Av strategisk karaktär.

Internat inom ULG (1-2 ggr/år)

Av strategisk karaktär.

Utbildnings- och forskningsrådsinternat (1-2 ggr/år)

Av strategisk karaktär.

Institutionsdagar/kanslidagar (personalmöten 1 ggr/år)

Gemensamt för de här mötena är att de ger tid/utrymme för djupare diskussioner om frågor av strategisk karaktär.

Prefektdagar (1 ggr/termin)

Av strategisk karaktär.

Nämndsinternat (1 ggr/termin)

Av strategisk karaktär.

Rådsinternat (1-2 ggr/termin)

Av strategisk karaktär.

Ämnesföreträdarkonferens (1 ggr/termin)

Av strategisk karaktär.

Programansvarigträff (1 ggr/år)

Av strategisk karaktär.

Kvalitetskonferens (1 ggr/år)

Av strategisk karaktär.

HLG, internat (2 ggr per termin)

Av strategisk karaktär.

Ämnesmöten (2 ggr per termin)

Av strategisk karaktär.

Centrummöten (1-2 ggr per termin) 

Av strategisk karaktär.

Institutionsledningsmöten (1 ggr per termin)

Av strategisk karaktär.

 

Vi har ett möte som vi anser är intern representation, hur går vi tillväga för att få med den mötestypen på FAQ-listan?

Om ni har ett möte som ni anser uppfyller kraven för intern representation kontaktar ni ekonomiavdelningen som gör en bedömning och återkopplar hur mötestypen ska hanteras.

Är måltider i samband med internat skattefria?

Om det är skattefritt eller förmånsbeskattning på måltider avgörs inte av benämningen internat utan styrs av det faktiska innehållet vid mötet. Är den övergripande delen av mötet förknippat med löpande arbete (t.ex. projektarbete, rapportskrivande) är det att betrakta som ett arbetsmöte och därmed är alla måltider förmånsskattepliktiga.

Vi har anlitat en extern föreläsare, får vi bjuda hen på mat?

Om föreläsaren har ställt upp på ideell basis kan Mittuniversitetet stå för exempelvis en lunch och då gäller reglerna för extern representation.

I de fall en föreläsare får arvode från Mittuniversitetet kan universitetet inte bjuda på en måltid eftersom det anses som en betalning för utfört arbete dvs det föreligger ett anställningsförhållande.

Får vi bjuda på något när vi deltar på studentmässor?

I sammanhang där Mittuniversitetet genomför PR-inriktade aktiviteter gentemot studenter eller blivande studenter går det att bjuda på enklare förtäring och förfriskningar som t ex kakor, bullar, en enklare smörgås, frukt, kaffe, te samt alkoholfria drycker. Beloppet får uppgå till högst 75 kr inkl. moms per deltagare och är ej förmånsskattepliktigt.

Vad är en enklare förtäring/fika och när får det förekomma?

Enklare förtäring kan arbetsgivare tillhandahålla vid enstaka tillfällen (t ex då nyanställd hälsas välkommen, när personal slutar, ”trivselfika” 1-2 ggr/år). Det kan även förekomma i sammanhang där Mittuniversitetet genomför PR-inriktade aktiviteter gentemot studenter eller blivande studenter. Enklare förtäring och förfriskningar är t ex kakor, bullar, en enklare smörgås, frukt, kaffe, te samt alkoholfria drycker. Beloppet får uppgå till högst 75 kr inkl. moms per deltagare och är ej förmånsskattepliktigt.

Är måltid i samband med en konferens/kurs som anordnas av Mittuniversitetet skattefri?

Är det en konferens/kurs som anordnas av Mittuniversitetet och som helt eller delvis riktar sig till externa deltagare ska förmånsbeskattning ske.

Är måltider i samband med konferenser/externa kurser osv skattefria?

Nej. Måltider i samband med en konferens/kurs som anordnas av en extern part ska förmånsbeskattas.

Ska hotellfrukost förmånsbeskattas?

När en frukost ingår i hotellbokningen som en del av ordinarie rumsbokning är den skattefri. En frukost som bokas utöver rumsbokning är däremot skattepliktig.

Ska kost/måltid på tåg och flyg förmånsbeskattas?

När kost/måltid ingår i tågets alt. flygets biljettpris är den skattefri. Bokas däremot kost/måltid utöver själva kostnaden för resan är måltiden skattepliktig.

Vad händer om man överstiger tillåtet maxbelopp för representation m.m.?

Överskrids beloppet blir hela värdet förmånsskattepliktigt och då ska den anställde själv rapportera erhållen förmån i lönesystemet Primula.

Hur hanterar vi budavgift i samband med blomsteruppvaktning?

Budavgiften räknas inte in i gåvobeloppet för blommor utan hanteras vid sidan om eftersom den är en kostnad för en separat tjänst (konto 5797).

Vi har en medarbetare som fyller 30/40 år, kan institutionen/avdelningen bekosta uppvaktningen av hen?

Mittuniversitetet uppvaktar inte anställda som fyller 30 och 40 år. Detta får ske på eget initiativ och bekostas av kollegor.

Hur hanterar man ersättningar till personer som deltar i forskningsstudier?

Ersättning upp till ett värde av 99 kr per person och år kan ges utan att skatteplikt uppstår. Ersättningar över 100 kr måste rapporteras och hanteras via lönesystemet Primula eftersom det då enligt skattelagstiftningen måste genereras kontrolluppgift till Skatteverket.

Kan vi ge bort presentkort, lotter eller liknande till anställda?

Lotter som kan generera penningvinster t.ex. trisslotter samt vinster av betydande värde får inte förekomma.

Presentkort jämställs enligt Skatteverket med ersättning för utfört arbete och är därmed förmånsskattepliktiga (undantag: jul-/jubileums- eller minnesgåvor, se kapitel 3 i Regelverk för representation m.m. MIUN 2021/1145). Samma gäller exempelvis biobiljetter, matkuponger och liknande. Ersättningar till personer i annan form än arvode/lön ska inte förekomma vid Mittuniversitetet.

Kontakt

Thomas Nilsson

Ekonomispecialist|Financial Specialist

010-1428374

Cecilia Bergståhl

Ekonomispecialist|Financial Specialist

010-1428769