Utbetalningar och fakturor vid beställning/inköp - Leverantörsreskontran

Mittuniversitetet hanterar leverantörsfakturor i ekonomisystemet UBW. Samtliga fakturor godkänns och attesteras i en webbportal. Betalningar görs flera gånger i veckan via Danske Bank.

Mer information om utbetalningar och leverantörsfakturor

Att tänka på vid inköp av varor och tjänster

Inköp gör du genom att avropa eller beställa från ett befintligt ramavtal. Om det inte finns avtal på det som du avser att köpa ska du istället göra en upphandling, för mer information se Mittuniversitetets sida om Upphandling.

Vid beställning av en vara eller tjänst ska korrekt referens anges dvs organisationsenhetsnummer (4 eller 5 siffror), samt därutöver namnet på Mittuniversitetets beställare, exempel: 9320 Kalle Karlsson. Med hjälp av faktura­referensen kan fakturan direkt slussas rätt i organisationen och därmed blir handläggnings­tiden kortare. I så stor utsträckning som möjligt ska inköpen faktureras, för information om vilka typer av fakturor som Mittuniversitetet kan ta emot se MIUNs fakturainformation till leverantörer

Kom ihåg att alla inköp och beställningar ska stämmas av med din chef. 

Fakturainformation till Mittuniversitetets leverantörer

Vid beställning av en vara eller tjänst ska korrekt referens anges dvs organisationsenhetsnummer (4 eller 5 siffror), samt därutöver namnet på Mittuniversitetets beställare, exempel: 9320 Kalle Karlsson. Med hjälp av faktura­referensen kan fakturan direkt slussas rätt i organisationen och därmed blir handläggnings­tiden kortare. I så stor utsträckning som möjligt ska inköpen faktureras, för information om vilka typer av fakturor som Mittuniversitetet kan ta emot se MIUNs fakturainformation till leverantörer

Dessa uppgifter ska en leverantörsfaktura innehålla

Enligt Bokföringslagen och mervärdeskattelagen ska en leverantörsfaktura innehålla: 

  • Datum för utfärdandet av fakturan
  • Fakturanummer 
  • Säljarens momsregistreringsnummer samt uppgift om F-skatt
  • Köparens momsregistreringsnummer om köparen är skattskyldig för förvärvet
  • Säljarens och köparens namn och adress (fakturan måste vara utställd till MIUN)
  • Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
  • Datum för varuleveransen eller utförandet av tjänsterna eller betalningsdag för förskott eller a conto
  • Beskattningsunderlaget för varje momssats
  • Momssats
  • Moms som ska betalas

 På fakturor från utlandet ska dessutom framgå:

  • Fullständig bankadress och leverantörens kontonummer ev. clearingnr
  • SWIFT/BIC-code och IBAN-nummer i förekommande fall
  • Köparens och säljarens VAT-nummer
  • Belopp och valuta ska anges. 

 

Kreditfakturor 
För kreditfakturor gäller samma som för debetfakturor.

Fakturainformation till Mittuniversitetets leverantörer

För mer information till våra leverantörer se sidan Fakturainformation till Mittuniversitetets leverantörer

Fakturans väg i UBW

Leverantörsfakturor läses in i ekonomisystemet UBW varje vardagmorgon. Ekonomiavdelningen utför vissa kontroller och konterar konto i kontofält 1 samt skriver instruktioner till beställaren som är nästa användarsteg i fakturaflödet. 

Sakattestant/Granskare/Beställare

När varan/tjänsten levererats kontrollerar mottagaren (sakattestant/granskare/beställare) att leveransen är riktig vad gäller vara, kvantitet och pris. Sakattestanten kommer också få ett e-postmeddelande som upplyser om att det finns en faktura att hantera i UBW. Sakattestanten kontrollerar att fakturan stämmer mot beställning och att leverans är mottagen. Därefter konteras kontofält 4 (Projekt). Kontofält 2 och 3 fylls automatiskt i då kontofält 4 registrerats. I vissa fall skriver Sakattestanten en kommentar i kommentarsfältet samt bifogar bilaga. Avser fakturan en anläggningstillgång går fakturan vidare till en inventarieansvarig som registrerar inventarien i Nilex samt bifogar information till fakturan i EFH. När fakturan är godkänd skickas den automatiskt vidare till Slutattestant. För mer instruktioner angående hur du åtgärdar en faktura se sidan UBW - lathundar . Kontakta din avdelningsekonom om du har frågor om vilket projektnummer du ska använda när du ska kontera din faktura. 

Slutattestant

Slutattestanten får ett e-postmeddelande med informationen om att det finns en faktura att hantera i UBW. Slutattestanten kontrollerar att fakturan samt konteringen är korrekt och skriver eventuellt kommentar i kommentarsfältet. Om beloppet på fakturan är högre än vad Slutattestant har rätt att attestera går fakturan automatiskt vidare till den Slutattestant som har rätt att godkänna högre belopp (enligt uppsatta distributionsregler i UBW och i enlighet med Mittuniversitetets delegationsordning, se även information under Delegation slutattestant).

I de fall Sakattestant och Slutattestant är samma person kommer fakturan automatiskt att eskaleras vidare till den Slutattestant som har rätt att godkänna högre belopp. Denna regel är uppsatt för att säkerställa tvåhandsprincipen. 

I dokumentet "Attestansvar i EFH" finns kortfattad beskrivning av det ansvar som sakattestant och slutattestant har.

Ekonomiavdelningen

Innan betalning utförs ett antal kontroller av ekonomiavdelningen. Filer med betalningar skickas vanligtvis flera gånger i veckan till banken. 

Lathundar för att åtgärda fakturor i UBW

Delegationsbeslut krävs för slutattestant

Mittuniversitetets Besluts- och delegationsordning fastställer vem/vilka som har rätt att teckna utbetalningsorder/slutattestera samt vilka beloppsgränser som gäller för den/dessa. Med beloppsgränser och delegationer som grund byggs automatiska attestflöden för leverantörsfakturor i UBW. En delegationsblankett ska upprättas för varje slutattestant innan registrering i UBW får ske, den finns under Blanketter och mallar. Blanketten dateras och undertecknas av delegerande befattningshavare. Vid frågor kontaktas Ekonomiavdelningen. 

Slutattestanten ansvarar för att:

  • godkänna att kostnaden belastar budget
  • medel för ändamålet finns tillgängliga
  • upphandling- och inköpsbeslut skett enligt gällande regelverk
  • rätt sakattestant har godkänt fakturan
  • fakturan är rätt konterad
  • interna regler och riktlinjer efterföljs t.ex. vid representation
  • bilaga eller kommentar finns bifogad i MIUNs elektroniska fakturahanteringssystem (UBW)

 

Slutattest av egna kostnader

När en slutattestant har en faktura som avser egna kostnader (attestanten står som referens på fakturan) kommer den automatiskt att eskaleras vidare för attest av överordnad chef.  Eskalering sker när sakattestant och slutattestant är samma person. 

Betalningar och betalningsvillkor

Riksgälden upphandlar ramavtal för myndigheternas banktjänster. Gällande ramavtal innebär att Mittuniversitetet har Danske Bank. Mittuniversitetets bankkonton är anslutna till statliga toppkonton hos Danske Bank. Ekonomiavdelningen skickar betalningsfiler till banken flera gånger i veckan. Under semestertider skickas inte betalningar lika ofta. 

Mittuniversitetet följer Riksgäldens rekommendation om att alla leverantörsfakturor ska betalas så snart som möjligt oavsett förfallodatum pga pandemin. Under normala förhållanden betalas leverantörsfakturor 30 dagar efter fakturadatum om de är attesterade i tid.

Mittuniversitetet har generellt 30 dagar som betalningsvillkor både på leverantörs- och kundfakturor. Om betalning sker efter 30 dagar så tillkommer dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen från förfallodagen till betalning sker. Det är viktigt att alla som hanterar fakturor i UBW åtgärdar dem i god tid så att Mittuniversitetet undviker onödiga kostnader som är förenade med sena betalningar. 

Utbetalning som inte är en leverantörsfaktura

I de fall en utbetalning måste göras på annat sätt än via en leverantörsfaktura ska någon av följande blanketter användas:

"Utbetalning via UBW” används för betalningar inom Sverige och den hittar ni under Blanketter och mallar.

”Utbetalning till utland” används för utbetalningar utanför Sverige (blanketten finns under Blanketter och mallar). Vid utlandsbetalningar är det viktigt att betalning sker i rätt valuta, dvs. en valuta som accepteras av banksystemet i det aktuella landet. Betalning som sker i fel valuta riskerar att returneras av den utländska banken. Vår bank expedierar betalningen på den förfallodag som angivits i UBW. Detta innebär att summan dras från Mittuniversitetets bankkonto och att ett betalningsuppdrag skickas till den utländska banken. Sedan tar det ca 2 bankdagar innan den utländska banken har pengarna. Hur lång tid det tar innan betalningen bokförs på mottagarens konto beror på den utländska bankens egna rutiner.

Både ansvarig kontaktperson/sakattestant och slutattestant (budgetansvarig chef t.ex. avdelningschef/prefekt) ska underteckna. OBS! Beroende på belopp kan underskrift behövas av flera slutattestanter. Detta styrs av gällande Besluts- och delegationsordning.

Underlag som styrker utbetalningen ska bifogas blanketten. Blanketter och underlag skickas till Ekonomiavdelningen för utbetalning.

Vad är en bluffaktura och vad gör jag med den?

En bluffaktura är en faktura på en vara eller tjänst som du inte har beställt. Dessa fakturor ska bestridas och det görs av den person vars namn står på fakturan. Ett bestridande ska ske skriftligt helst via e-post (då har du bevis för att du har skickat ett bestridande). Bestridandet ska innehålla följande information:

  • Uppgift om vilken faktura saken gäller
  • Att du bestrider fakturan
  • Orsaken till bestridandet
  • Bifoga gärna en kopia på fakturan

Om du väljer att skicka ett vanligt brev per post så tänk på att aldrig signera med din namnteckning.

Om det kommer en påminnelse efter ditt bestridande så behöver du inte bestrida igen. Men om företaget skickar ärendet vidare till ett inkassoföretag och du får ett nytt krav därifrån är det viktigt att du bestrider även detta krav skriftligen. Bifoga det brev som du skrev till företaget vid ditt första bestridande.

Det händer att bluffakturor går vidare som betalningsförelägganden till Kronofogden, trots att en bestriden fordran inte bör lämnas till Kronofogden. I så fall skickar Kronofogden ut ett föreläggande med delgivningskvitto. Om du får ett sådant föreläggande, kontakta genast universitetets juristfunktion som då övertar hanteringen av ärendet. 

Tänk på att det är viktigt att du sparar all dokumentation!

Behöver du hjälp under ärendets gång så kan du vända dig till universitetets juristfunktion:

Arne Wahlström
Arne.wahlstrom@miun.se
010-142 88 83