Mittuniversitetets upphandlings- och inköpsregler gäller för universitetets samtliga organisatoriska enheter samt i de projekt där universitetet deltar. Alla inköp och upphandlingar ska ske i samarbete med Mittuniversitetets upphandlare vid universitetsledningens stab, ULS.

Samtliga inköp och all upphandling vid Mittuniversitetet styrs av lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145). Med begreppet upphandling avses samtlig anskaffning av varor, tjänster och entreprenader, oavsett belopp, vid universitetet.

Syftet är att:

  • Säkra att all upphandling och alla inköp sker affärsmässigt med utnyttjande av tillgänglig konkurrens och i enlighet med LOU.
  • Bidra till att minska antalet leverantörer, öka kostnadsmedvetenheten och stärka universitetets inflytande och kontroll över upphandling- och inköpsprocess.
  • Minska universitetets kostnader för varor och tjänster, med bibehållen hög kvalitet.

Inköp och upphandling

Steg 1: Kontrollera att det inte finns något befintligt avtal

avropa.se kan du kontrollera om det finns ett centralt statligt avtal

På följande sida kan du se om det finns ett ramavtal vid Mittuniversitetet

Steg 2: Beräkna kontraktsvärde

Om inget avtal finns är det den totala kostnaden för ditt inköp som avgör hur du ska gå tillväga. Det finns en del att tänka på när du ska beräkna kontraktsvärdet. Det är till exempel den totala kostnaden som avgör, man behöver ta hänsyn till hela organisationen och du ska räkna med hela avtalets löptid.

Steg 3: Upphandlingsuppdrag

När du räknat ut ett kontraktsvärde och det överstiger 100 000 kr ska du fylla i dokumentet Upphandlingsuppdrag och skicka det till ny.upphandling@miun.se. Vi kommer därefter att kontakta dig för mer information och ett uppstartsmöte.

Direktupphandling

Direktupphandling är anskaffningar som görs av offentliga myndigheter från första kronan till maximalt 615 312 kr. Det innebär att allt Mittuniversitetet köper in är upphandlingar i lagens namn och omfattas därmed av de krav och regler som omnämns i LOU 2016:1145.

Om värdet på inköpet understiger 100 000 kr för hela avtalsperioden ska den genomföras lokalt på avdelningen eller institutionen. Använd underlaget och avtalsmallen nedan och ta sedan kontakt med Upphandlingsfunktionen. Underlaget ska sedan diarieföras tillsammans med offerter samt avtal och slutligen mailas till avtal.upphandling@miun.se.

Om värdet på inköpet överstiger 100 000 kr för hela avtalsperioden ska ett upphandlingsuppdrag fyllas i och skickas till ny.upphandling@miun.se. Upphandlingsfunktionen kommer då att göra en direktupphandling som annonseras i systemet e-Avrop. Direktupphandling kan genomföras då det totala värdet för hela avtalsperioden inte överstiger 615 312 kr.

Förenklad upphandling

När du ska köpa in varor eller tjänster till ett värde av mellan 615 312 kronor och 1 427 377 kronor och om inget ramavtal finns kommer Upphandlingsfunktionen göra en förenklad upphandling. Annonseringstid för förenklad upphandling brukar vara 30 dagar så att alla leverantörer kan ta del av underlaget och lämna sitt anbud i tid.

Öppen upphandling

När du ska köpa in varor eller tjänster som ligger över 1 427 377 kronor och inget ramavtal finns så ska en öppen upphandling göras. Det kommer Upphandlingsfunktionen hjälpa dig att genomföra. Lagstadgad annonseringstid för öppen upphandling är minst 30 dagar.

Var ute i god tid!

Tänk på att en förenklad eller öppen upphandling tar tid. Det kan ta lång tid att ta fram kravspecifikationen och att skriva upphandlingsdokumentet. Det finns också ett lagstadgat krav om minst 30 dagars annonsering. Uppskattningsvis tar det mellan 3 till 8 månader från det att upphandlingsuppdraget mottagits tills dess att upphandlingen är färdig. Vid vissa komplexa upphandlingar kan tidsåtgången vara längre.

Forskningsundantaget

För forskningstjänster (ej varor) där resultatet utgör nytta för hela samhället, ej enbart för Mittuniversitetet, och som finansieras av externa parter behöver inte upphandlas. Är du osäker vad som gäller för just ditt forskningsprojekt, ta kontakt med Upphandlingsfunktionen på fraga.upphandling@miun.se.

Aktuella upphandlingar

Våra aktuella upphandlingar annonseras alltid via e-Avrop.

Blanketter

Regelverk för upphandling

Finns under våra styrdokument

Attestansvar

UBW (Elektronisk faktura hantering)

 

Kontakt

Carina Wikstrand

Handläggare|Administrative Officer

010-1428554

Charlott Skoog

Upphandlare|Procurement Officer

010-1428593