Transfereringar

Om det finns ett krav på motprestation (varor eller tjänster erhålls i gengäld) är det istället en kostnad för köp av tjänst eller vara och inte en transferering. Däremot kan bidragsgivaren ställa krav på redovisning av hur bidraget har använts utan att det utgör någon motprestation. 

Medel får transfereras endast om det framgår av avtal, regleringsbrev eller proposition:

• Bidragsmedel: vidareförmedling av bidrag till annan organisation måste vara skriftligen godkänd av finansiären, vilket bör framgå i avtalet. Om det framgår i ansökan hur bidraget ska fördelas mellan de sökande är även detta stöd för att de beviljade medlen kan transfereras. Om det däremot endast framgår namngivna parter i ansökan, men inte hur mycket av bidraget som avser varje part ska ett godkännande från bidragsgivaren inhämtas i efterhand, innan medel får transfereras.
• Anslag: vidareförmedling är tillåtet endast om det framgår av regleringsbrev samt är förenligt med anslagets ändamål och de villkor som gäller för anslaget. I undantagsfall förekommer att anslagsmedel betalas ut till tredje part via transferering. Inom Mittuniversitetet förekommer transferering av forskningsanslag vid samarbeten inom Nationella forskarskolor. Inom utbildningsanslag förekommer transferering av Mittuniversitetets egna bidrag till studentkårerna (SUHF/HfRförtydligande och rekommendationer för transfereringar).  Vid transferering av anslagsmedel kontaktas specialistgruppen för hantering och bokföring av transfereringen. Transferering av anslag medför att redovisat anslag för året avviker mot beslutat anslag och avvikelsen ska notas i resultaträkningar och årsredovisning. 
• Uppdragsmedel: Ska inte transfereras eftersom uppdrag bygger på krav på motprestation.

En transferering kan ske om någon av bidragsgivare eller mottagare är statlig:

• Bidrag från icke statlig finansiär som betalas vidare till statlig motpart redovisas som lämnat bidrag i resultaträkningens transfereringsavsnitt.
• Bidrag från statlig finansiär som betalas vidare till icke statlig motpart redovisas som lämnat bidrag i resultaträkningens transfereringsavsnitt.
• Bidrag från statlig finansiär som betalas vidare till statlig motpart redovisas som lämnat bidrag i resultaträkningens transfereringsavsnitt.

Transfereringar redovisas i resultaträkningen, kontoklass 7

Transfereringar konteras i kontoklass 7 i resultaträkningens transfereringsavsnitt, skilt från verksamhetsutfallet. Erhållna bidrag för transferering omförs från kontoklass 3 till 7 i samma period som utbetalningen bokförs. Transfereringarna ska ej ge resultatpåverkan varför summan av erhållna och lämnade bidrag i kontoklass 7 ska vara noll.

Erhållna bidrag i kontoklass 7 ska ha samma motpart som den ursprungliga inbetalningen i kontoklass 3 och det är motpartskoden som avgör vilket 7-konto som ska användas. Lämnade bidrag i kontoklass 7 ska ha motpartskod som gäller för bidragsmottagaren.

Kontering av transferering som ursprungligen bokförts som intäkt i kontoklass 3

Omföring av intäkt till erhållet bidrag för transferering:

Debet:

• Ursprunglig kontering i kontoklass 3,
• Motpartskod som vid bokföring av intäkten för aktuell bidragsgivare

Kredit:

• 73* för medel som erhållits från statsbudgeten och myndigheter inkl. affärsverk för finansiering av bidrag
• 74* för övriga erhållna medel för finansiering av bidrag,
• Motpartskod enligt aktuell bidragsgivare

Utbetalningen av transfereringen:

Debet:

• 77* för bidrag till statlig eller offentlig sektor
• 78* för bidrag till internationella organisationer
• 79* för bidrag till övriga, stipendier,
• Motpartskod är bidragsmottagaren

Transferering efter erhållet bidrag

Transferering och ren vidareförmedling av medel till tredje part ska inte göras innan bidrag alternativt anslag erhållits.

Betalningstidpunkterna bör specificeras i avtal med både finansiären och den slutliga mottagaren av bidraget. Medel som betalas ut i tolftedelar anses vara tillräckligt säkra intäkter för att kunna förmedlas vidare till tredje part innan hela beloppet har erhållits från bidragsgivaren. För bidrag erhållna i efterskott ska även transferering till tredje part ske i efterskott.

Transfereringar periodiseras inte

Eftersom transfereringar är vidareförmedling av medel från bidragsgivare till tredje part ska de inte periodiseras utan redovisas först när de betalas ut till tredje part.

Forskarflytt till annat lärosäte

Bidragsmedel tilldelas Mittuniversitetet och inte forskaren som person och det är därför viktigt att meddela finansiären om forskarflytt samt ansöka om att flytta med bidragsmedlen till det nya lärosätet. Det är finansiären som beslutar om medlen får flyttas vidare till det nya lärosätet eller inte vid forskarflytt.

Bokföring av återbetalning av bidrag

Om ett erhållet bidrag som har transfererats till tredje part återbetalas (helt eller delvis) till Mittuniversitetet ska transfereringen backas hela vägen. Detta gäller även om utbetalningen och återbetalningen inträffar under olika år.

Ett bidrag som Mittuniversitetet har erhållit för transferering från statliga bidragsgivare och som ska återbetalas till bidragsgivaren bokförs på konto 7355 "Återbetalda medel från myndigheter inklusive affärsverk". Dessutom ska, även i detta fall, erhållet bidrag som ska återbetalas omföras från kontoklass 3 till 7351.

Ett bidrag som Mittuniversitetet har erhållit för transferering från icke statliga bidragsgivare och som ska återbetalas till bidragsgivaren bokförs i kontoklass 3 med samma kontering som när det erhölls

Ren vidareförmedling redovisas över balansräkningen

Huvudregeln för transfereringar är att erhållna medel och lämnade bidrag ska redovisas i resultaträkningen (kontoklass 7). Ett undantag från denna regel är vid ren vidareförmedling av medel från en utomstatlig givare till en utomstatlig mottagare, som redovisas i balansräkningen dvs:

• Bidrag från icke statlig finansiär som betalas vidare till icke statlig motpart redovisas över balansräkningen.

Erhållna bidrag som ska vidareförmedlas över balansräkningen ska ha inbetalande finansiärs motpartskod. När vidareförmedling utbetalas används bidragsmottagarens motpartskod.

OBS! Undantag från denna bokföringsregel gäller stipendier som finansieras av t.ex. Nordplus, Sokrates eller Erasmus vilka konteras i kontoklass 7 som transferering. Detta gäller då mottagaren av bidraget kan påverka vilken/vilka som är slutlig bidragsmottagare.(Stipendier får aldrig finansieras med anslagsmedel, utan endast med bidragsmedel från externa finansiärer.)

Bokföring av faktura och extern finansiering av företagsdoktorander

Inom Mittuniversitetet finns ett antal s.k. företagsdoktorander som vanligtvis är anställda på ett externt företag utanför Mittuniversitetet.

Doktorandtiden finansieras oftast av Mittuniversitetet, företaget där doktoranden har sin anställning samt även annan extern part t.ex. KK-stiftelsen eller annan myndighet. Lönen utbetalas vanligtvis av företaget där doktoranden har sin anställning och företaget fakturerar Mittuniversitetet för hela eller del av lönekostnaderna.

Kostnader som ska finansieras av annan extern part rekvireras till Mittuniversitetet. Bokföringen av dessa transaktioner kan ske som ren vidareförmedling via balansräkningen och/eller via resultaträkning som transfereringar kontoklass 7. Vilka som är finansiärer d v s om statlig eller icke statlig är avgörande för kontering:

• Är samtliga finansiärer är icke statliga, ex privat företag samt KK-stiftelsen sker bokföring via balansräkningen.
• Är någon part statlig finansiär gäller bokföringsregel som transferering via resultaträkningen.

ESVs Handledning Transfereringar

SUHFs förtydliganden och rekommendationer gällande transfereringar