Förslag kring framtidens verksamhetsstöd presenterat

– Vi har kompetenta medarbetare inom vårt verksamhetsstöd idag, men vår bild är att stödet behöver organiseras på annat sätt för att vi, för forskning och utbildning, ska få ut mesta möjliga av det viktiga arbete som görs. Syftet är att stärka kvalitet, minska sårbarhet och skapa långsiktigt hållbara arbetssätt. Målsättningen är att förändringen ska ge mer resurser till forskning och förbättrad utbildningskvalitet, säger Anders Fällström, rektor.

Den externa utredaren Jörgen Tholin samt Karin Olsson och Maria Torstensson har utgjort arbetsgrupp och intervjuat ett stort antal chefer och medarbetare inom både akademi och stöd, samt studenter och fackliga företrädare. Under processen har även öppna möten genomförts för att fånga in synpunkter och tankar.

Kanslier och förvaltning bildar gemensamt verksamhetsstöd

Arbetsgruppens förslag presenterades för ledningsrådet i april och har sedan dess diskuterats och vidareutvecklats. Det presenterades under tisdagen för chefsforum och kommer att läggas fram som förslag till universitetsstyrelsen. Förslaget innebär att det införs en administrativ nivå där kanslier och förvaltning bildar ett gemensamt verksamhetsstöd. Målet är att uppnå ett närmare och mer likvärdigt stöd, minska risken för dubbelarbete och möjliggöra en utveckling av hela stödverksamheten.

– Genom förslaget vill vi skapa förutsättningar för enhetliga arbetssätt som leder till högre kvalitet och ett kvalitetslyft i akademiskt stöd. Stödet organiseras efter kärnverksamhetens processer, som ju är utbildning och forskning. En sammanhållen stödstruktur skapar bättre förutsättningar att hantera förändrade externa villkor och ökad ambition, säger Jörgen Tholin, utredare.

Förslaget kring nytt verksamhetsstöd innebär att det inrättas tre nya avdelningar inom förvaltningen för att skapa enhetligare arbetssätt och tydligare ansvarsfördelning:

• Avdelningen för utbildningsstöd
  Samlad avdelning för allt utbildningsstöd.
• Avdelningen för forskningsstöd
  Samlad avdelning för allt forskningsstöd.
• Avdelningen för ledningsstöd
  Samlad avdelning för ledningsstöd till institutioner, fakulteter och universitetsledning.

Förvaltningsstyrelse bildas och nya dialogformer utarbetas

Förslaget innebär också att en ny förvaltningsstyrelse inrättas där bland annat universitetsdirektören, dekaner, representanter från kollegiala organ och studenter ingår. Kärnverksamheten och studenterna får inflytande över budget och prioriteringar. Nya dialogformer ska inrättas för att säkerställa att stödet svarar mot akademins behov.

Förslaget innebär också att FUS, KOM, STUA, ULS och fakultetskansliernas nuvarande form förändras. Även övriga avdelningar inom förvaltningen kommer att påverkas.

– Under tisdagen informerades chefer om förslaget och under onsdagen nås medarbetarna av samma information. Det som nu sker är att en riskbedömning och verksamhetsanalys ska genomföras under sommaren, där det ska framgå vilka förändringar som planeras att göras. Fackliga parter kommer också att involveras, säger Anna Olofsson, prorektor.

Tidsplanen tar sikte på april 2027

Målsättningen är att universitetsstyrelsen tar beslut om att införa en administrativ nivå vid sitt möte 24 september. Under hösten ska detaljerna kring den nya organisationen sättas och fortsatta risk- och verksamhetsanalyser göras. Målsättningen är att organisationsförändringarna genomförs från april 2027.

– Vi förstår så klart att förslaget ger upphov till många frågor och att det finns ett stort informationsbehov. Vi har inte svar på alla frågor idag, det är en del av själva processen att vi tillsammans jobbar fram dem, och vi arbetar hårt för att tillgodose både chefer och medarbetare med rätt information så snart vi har mer att berätta, säger Louise Beskow, universitetsdirektör.

En särskild informationssida är under framtagande där det ska finnas möjlighet att ställa frågor och ta del av redan besvarade frågor. Tills vidare kan man vända sig till sin närmaste chef om man har frågor.