Att arrangera ett event

Allt du behöver för att arrangera ett event

Att "ta hem" en konferens

Behöver ni hjälp att ta hem en större konferens?

Kontakta gärna respektive kommuns Convention Bureau för hjälp och rådgivning (kostnadsfritt)

Sundsvall Convention Bureau
  

Östersund Convention Bureau

Att anställa en student

Behöver du anställa en student för ditt event?

Här hittar du viktigt information gällande detta förfarande.

Budget

Kontakt er ekonom för att lägga upp en projektbudget för eventet. När detta är gjort får eventet ett projektnummer.

Gå igenom Evenemangsplanen (länk) för att se vilka poster som kan vara bra att ha med i er budget.

Om ni behöver hjälp med att hantera anmälningar och betalningar av eventet, så finns Axaco (länk). Avropsmallen hittar du här (länk), men observera att du måste ha ett projektnummer för att gå vidare med beställning.

 

Deltagaradministration

Behöver ni hjälp med deltagaradministration?

Axaco (länk) är ett system som hanterar detta, samt om det ska hanteras deltagaravgifter (faktura eller kortbetalning). Avropsmallen hittar du här. Observera att du måste ha ett projektnummer för eventet innan du fyller i  avropsmallen. Projektnumret får du efter att du tillsammans med er ekonom lagt upp en budget för eventet.

Eventplanering

När det är klart att ni ska arrangera ett event är det bra att i ett första steg titta igenom en eventplan (länk till dokument). I planen listas saker som är bra att fundera över redan i uppstarten av arbetet.

GDPR

Viktigt att tänka på...

 

Länk till Dataskyddsombudet

Lokaler (externt)

Inner ni bokar lokaler externt är det viktigt att kontrollera avbokningsreglerna.

Vad har ni för tekniska behov?

Datorer, skärmar, antal mikrofoner etc. Finns någon teknisk personal på plats?

Vad ingår i priset?

Lokaler (internt)

Ska du arrangera ett event på campus?

Kontakta xxx eller xxx i god tid för att boka lokalerna.

Tänk på att boka tid både före och efter den tid som är planerad i programmet för att ställa iordning och återställa lokalerna.

Behövs någon teknikhjälp? Extra städning? Boka via (mejl eller portal?)

Meddela Servicecenter om ditt event så kan besökare lotsas rätt.

Press

Kontakta press@miun.se i god tid för att planera eventuella pressmeddelanden. (Stämma av med RW om text och tid)

Utlåningsmaterial

Det finns en del material som du kan låna från Kommuikationsavdelningen om du ska genomföra ett event.

Befintligt utlåningsmaterial..
Du bokar här...