Ska du begära ett diarienummer? Hjälp registraturen med rätt uppgifter
Rätt uppgifter från början sparar tid för både dig och registraturen. När du begär ett diarienummer är det viktigt att ange vad ärendet gäller, vem som är handläggare och vilken verksamhet ärendet hör till. Det ger en bättre och mer sökbar dokumentation.
När du kontaktar registraturen för att få ett diarienummer, ange gärna:
- vad ärendet gäller, till exempel vilket beslut som ska fattas, projekttitel för ett forskningsprojekt, anställningens titel, vad som ska upphandlas eller vilket avtal som ska tecknas,
- vem som ska vara handläggare,
- vilken institution, avdelning eller motsvarande verksamhet som ärendet hör till.
Med rätt uppgifter från början kan ärendet registreras korrekt och handlingarna blir enklare att hitta, följa upp och återanvända senare.
Kom ihåg att diarieföra löpande
Handlingar som hör till ett ärende ska skickas in för diarieföring så snart de har kommit in eller upprättats. Vänta inte tills ärendet är avslutat.
Genom att diarieföra löpande blir det lättare att hålla ordning i ärendet, följa vad som har hänt och hitta rätt handlingar när de behövs. Det minskar också risken att viktiga dokument missas eller behöver eftersökas i efterhand.
Har du frågor om diarieföring eller är osäker på vilka uppgifter du ska skicka med?
Kontakta registraturen så hjälper vi dig.