Arbetsmiljö i fokus: Medarbetarenkäten – en dörröppnare för viktiga samtal

När resultaten från medarbetarundersökningen presenterades för Studieadministrationen (STUA) våren 2024 blev de startpunkten för ett gemensamt samtal snarare än ett facit. För Agneta Sundvisson, chef för STUA, var det viktigt att tidigt sätta ramarna för hur resultaten skulle förstås och användas.
– Resultatrapporten är inte en dom eller ett betyg över vår arbetsplats, betonar hon. Det är inte heller rapporten som avgör om vi har ett problem eller inte – det kan bara vi som arbetar här göra tillsammans, säger hon.

Medarbetarundersökningen hade besvarats av samtliga medarbetare i februari och presenterats i flera forum under vårvintern, bland annat på APT, i LSG och på gruppledarmöten. Först under försommaren fanns dock rätt förutsättningar att arbeta mer aktivt med resultaten. Då samlades hela avdelningen till en avdelningsdag med arbetsmiljön i fokus.

Att skapa en gemensam förståelse

Eftersom det gått en tid sedan presentationen inledde avdelningen dagen med att gemensamt titta på resultatet på nytt – vilka områden som markerats grönt, gult respektive rött. Sedan lyfte de begrepp som friskfaktorer, riskfaktorer och socialt kapital.
– Rapporten blev vår gemensamma utgångspunkt. Men först behövde vi prata om hur vi skulle läsa den, säger hon.

Själva arbetsformen byggde på delaktighet. Medarbetarna delades in i mixade grupper med personer från olika funktioner och verksamhetsområden. Uppgiften var att göra en så kallad ”tillbakaöversättning” av enkätfrågorna – vad betyder de egentligen för oss, här och nu?
– Ju fler konkreta exempel vi kunde hitta, desto lättare blev det att jobba vidare. När vi satte våra egna ord på resultatet började vi också röra oss från kartläggning till handling, säger Agneta Sundvisson.

Från rött och gult till prioriteringar

Grupperna arbetade med särskilda arbetsblad där de fick fördjupa sig i de områden som fått röd markering, men också möjlighet att lyfta andra frågor de ansåg viktiga. De fick bland annat ta ställning till om ett område faktiskt var ett problem, om det var möjligt att påverka och – om så – hur sannolik och allvarlig konsekvensen var. Därefter föreslogs åtgärder, eller beslutades att ingen åtgärd behövdes.

När allt sammanställdes utkristalliserade sig två fokusområden för avdelningen – ett rött område kopplat till kvantitativa krav och ett gult område kring organisatorisk rättvisa.
– När det gällde de kvantitativa kraven var det tydligt att tid var den största faktorn, säger Agneta Sundvisson.

Förslagen som kom upp handlade bland annat om bemanning, prioriteringar, att se över vad som faktiskt behövde göras – och vad som kunde tas bort – samt att effektivisera och förenkla processer.

Små steg som inte belastar

Här valde STUA en medvetet ”lätt” väg framåt. I stället för att skapa nya åtgärdsplaner inventerades sådant som redan var på väg att avslutas eller som redan pågick och kunde bidra till att minska belastningen.
– Vi valde bort att lägga på oss ytterligare åtgärder som skulle belasta oss ännu mer, säger Agneta Sundvisson.

I praktiken handlade det om att fördela om arbetsuppgifter, låna medarbetare mellan verksamhetsområden, digitalisera processer, avveckla system och ta fram stöd som FAQ:er. STUA har också lagt tid på att prata om och testa olika sätt att hantera tid i vardagen.

Arbetet med organisatorisk rättvisa visade sig vara mer komplext. Ett förslag var att ta upp frågan i en av STUA:s återkommande tematimmar och prata om varför känslor av orättvisa uppstår, vilka jämförelser som görs och hur interna ”sanningar” kan förstärka upplevelserna.
– Vi undersökte också om det fanns verktyg eller andra organisationsenheter att samarbeta med, men det föll inte på plats, berättar Agneta Sundvisson.

Eftersom området inte hade fått ett särskilt högt riskvärde valde avdelningen till slut att avsluta detta fokusområde utan konkreta åtgärder.

Att veta när det räcker

När hon ska sammanfatta arbetet lyfter hon just avgränsningen som en framgångsfaktor.
– Det viktigaste var att inte göra arbetet för stort, säger hon. Om handlingsplanen inte skapar värde måste vi våga avsluta. Annars riskerar arbetet att bli en belastning i sig. Som chef är det även en balansgång mellan känslan av att aldrig ha gjort ”tillräckligt”, samtidigt som medarbetare ibland upplever att arbetet är klart, eller tvärtom, att jag tycker det får räcka men medarbetarna inte tycker det, säger Agneta Sundvisson. 

Läs också:

Den 2 februari 2026 är det dags för nästa medarbetarundersökning

Här kan du läsa mer om medarbetarundersökningen

Fler artiklar i serien