Terminsbrev – Digitalisering och Service (DOS)

Som ni alla känner till genomfördes en omorganisation vid årsskiftet där tidigare INFRA blev DOS. Vaktmästeriet och tryckeriet flyttade till Fastighetsavdelningen och vissa funktioner inom DOS har bytt enhet. Arbetet med att sätta arbetssätt och former för samverkan fortsätter därför även under året.

Under den gångna perioden har efterfrågan på digitala tjänster fortsatt att öka, både från utbildning, forskning och administration. Samtidigt har omvärldsläget förändrats, med högre krav på säkerhet, regelefterlevnad och kostnadskontroll. Det påverkar hur vi prioriterar och planerar vårt arbete.

Stabilitet i vardagen

En grundförutsättning för verksamheten är att IT‑miljön fungerar stabilt och förutsägbart.

En stor del av arbetet inom DOS handlar därför om att säkerställa drift, tillgänglighet och support i det dagliga arbetet. Det handlar både om att hantera incidenter och problem när de uppstår, och om att arbeta förebyggande för att minska störningar över tid.

Säkerhet och riskhantering

Informations- och IT‑säkerhet är ett område som får allt större betydelse. Hotbilden förändras snabbt och kraven från lagstiftning och regelverk ökar.

Vi arbetar därför kontinuerligt med att stärka skyddet av våra system och vår information, men också med att utveckla arbetssätt och samverkan så att hela universitetet kan bidra till en säker digital miljö.

Som en del av detta pågår arbete med att upphandla ett Security Operations Center (SOC), vilket kommer att förbättra möjligheten att upptäcka och hantera incidenter i ett tidigt skede.

Ekonomi och prioriteringar

Vi står inför ett läge där resurser behöver användas ännu mer medvetet. Parallellt med löpande verksamhet pågår arbete med uppföljning av innevarande år och planering framåt.

Det innebär att vi ibland behöver prioritera hårdare och fokusera på det som ger störst nytta för universitetet som helhet.

Utveckling och digitalisering

Behovet av utveckling är fortsatt stort. Vi ser ett tydligt fokus på förbättrade digitala arbetsverktyg, stöd för utbildningens behov, bättre sammanhängande systemstöd och effektivare processer.

Vår ambition är att utvecklingsinsatser ska vara tydligt kopplade till verksamhetens behov och ge konkret nytta i vardagen.

Samverkan

Många av de frågor vi arbetar med spänner över flera delar av universitetet. Därför är samverkan en nyckelfaktor – både i dialogen kring behov och i genomförandet av förändringar.

Vi vill fortsätta utveckla det samarbetet och arbeta nära verksamheten för att hitta lösningar som fungerar i praktiken.

Ärendehantering – en bild av läget

Under 2025 hanterades totalt 44 264 ärenden.

De fem största grupperna var:

IT Support: 21 419

Servicecenter (SC Front): 13 491

IT3rd Operation: 6 408

IT 2nd Line: 602

IT License: 585

De vanligaste ärendetyperna är fortsatt kopplade till inloggningsproblem, lösenord och användarkonton. Säkerhetsrelaterade ärenden såsom MFA och e‑postkarantän utgör också en tydlig del.

Samtidigt finns ett stabilt inflöde av beställningar och installationer, vilket visar på en fortsatt hög efterfrågan på IT‑tjänster och utrustning.

Under första halvåret 2026 ser vi i stort sett samma mönster, vilket bekräftar att detta är långsiktiga behov.

Utveckling av arbetssätt

Utifrån denna ärendebild pågår ett aktivt arbete med att vidareutveckla arbetssättet inom support och ärendehantering.

Fokus ligger på att korta ledtider, öka andelen ärenden som löses direkt och minska manuellt arbete.

Kontorsmaterial och IT-tillbehör

Efter omorganisationen så har försäljning av kontorsmaterial och IT-tillbehör flyttats från vaktmästeriet till Servicecenter. Det gäller på båda orterna.

För att ni ska få en enkel och smidig hantering ser vi gärna att ni lägger beställningar via Serviceportalen: SSP | Serviceportalen

När behövs egentligen en underskrift?

Under året har projektet Digitalt först arbetat med frågor om elektronisk signering. Projektet har tagit fram förslag till nya riktlinjer som beskriver när signering behövs, vilka e-signeringstjänster som ska användas och hur elektroniskt signerade handlingar ska hanteras och bevaras. Arbetet visar också att många handlingar som idag signeras inte behöver någon underskrift alls. Målet är att minska onödig administration och göra det enklare att arbeta digitalt. Projektet går nu in i sitt avslutande skede och efter sommaren väntas beslut om de riktlinjer som tagits fram för elektronisk signering och validering.

Framåt

Under kommande period fokuserar vi på stabil drift, stärkt säkerhet, vidareutvecklade arbetssätt och tydligare prioriteringar utifrån verksamhetens behov.

Vi är medvetna om att förändringar ibland påverkar verksamheten och strävar efter en tydlig dialog kring detta.

Avslutningsvis vill vi tacka för det samarbete vi har med er i organisationen. Det är tillsammans vi skapar en fungerande och utvecklande digital miljö vid Mittuniversitetet.

Vänliga hälsningar,

Digitalt verksamhetsstöd (DOS)