E‑post och Teams utifrån arkivkrav och GDPR

Snabbguide - tre steg

1. Avgör om det är en allmän handling.
2. Avgör informationsinnehåll: sakuppgift eller tillfällig/ringa betydelse.
3. Hantera handlingen rätt: bevara, gallra eller rensa.

Regelverk att förhålla sig till

När du hanterar e‑post och dokument behöver du ta hänsyn till två regelverk:

Arkivlagstiftningen gäller allmänna handlingar.

Det är sådant som är inkommet till eller upprättat hos Mittuniversitetet och som rör verksamheten. Dessa handlingar ska bevaras eller gallras enligt informationshanteringsplanen.

GDPR gäller uppgifter som inte är allmänna handlingar men som innehåller personuppgifter. Sådana uppgifter ska inte sparas längre än nödvändigt.

Eftersom e‑post alltid innehåller personuppgifter, till exempel e‑postadresser, behöver du alltid ta ställning till om ett meddelande är en allmän handling eller inte.

Grundprinciper

E‑post och Teams är verktyg för kommunikation och samarbete, de är inte arkiv.

Handlingar som ska bevaras behöver därför tas om hand i rätt system enligt informationshanteringsplanen, där det framgår vilket system som ska användas.

Gallring av allmänna handlingar sker enligt Mittuniversitetets fastställda gallringsbeslut och informationshanteringsplanen. Information som inte är allmän handling ska inte sparas längre än nödvändigt enligt GDPR.

Observera att automatisk vidarebefordring av e‑post inte är tillåten för medarbetare. Det beror på att du tar emot e‑post i din roll vid Mittuniversitetet, och att personuppgifterna i meddelandena då hanteras under universitetets ansvar.

Så använder du modellen

Steg 1: Är det en allmän handling?

Ett meddelande/dokument är en allmän handling om det är inkommet eller upprättat och förvaras hos myndigheten.

Steg 2: Vad är det för informationsinnehåll?

Sakuppgift: information som kan behövas i efterhand för att förstå vad som har hänt, varför något gjordes eller vad som beslutats/avtalats.

Tillfällig eller ringa betydelse: information som inte behöver finnas kvar när den har fyllt sitt syfte och som saknar betydelse för att förstå verksamheten.

Privat: information som inte rör verksamheten, till exempel facklig post eller privata frågor mellan kollegor.

Steg 3: Så hanterar du informationen

Om det är en allmän handling

Om meddelandet/dokumentet innehåller sakuppgifter ska det tas om hand enligt informationshanteringsplan. Ofta innebär det att informationen diarieförs eller förs över till ett annat verksamhetssystem. När informationen är omhändertagen ska den normalt inte ligga kvar i e‑post eller Teams.

Om den allmänna handlingen i stället är av tillfällig eller ringa betydelse får den gallras enligt gällande beslut. Många rutinmässiga meddelanden kan tas bort efter en månad.

Om det är en intern handling

Om ett internt meddelande/dokument innehåller sakuppgifter ska informationen tas om hand (till exempel genom att dokumenteras eller föras över till rätt system). När det tas om hand blir det också en allmän handling.

Om ett internt meddelande/dokument inte innehåller sakuppgifter, utan är tillfälligt, ska det rensas när det inte längre behövs.

Praktiskt arbetssätt i e‑post: skapa en gallringsmapp

Ett enkelt sätt att få e-posthantering att fungera i vardagen är att samla tillfälliga meddelanden på ett ställe och låta dem raderas automatiskt.

Gör så här:

• Skapa en undermapp till inkorgen som du till exempel kallar ”Gallras efter 1 månad”.
• Flytta löpande dit meddelanden som är tillfälliga, av ringa betydelse eller generiska.
• Tilldela en princip (1 month delete) på mappen så att meddelandena tas bort automatiskt efter en månad.

Du kan använda samma arbetssätt för både:

• allmänna handlingar som ska gallras
• och meddelanden som inte är allmänna handlingar

Det gör arbetssättet enklare och mer enhetligt.

Kom ihåg att tömma mappen Borttagna objekt med jämna mellanrum så att meddelandena raderas permanent.

Team raderas efter längre inaktivitet

Team (inklusive kanalmeddelanden och filer) tas bort 24 månader efter senaste aktiviteten i teamet. Innan radering av team sker, kontaktas alltid teamets ägare.