Nyhetsbrev från INFRA

Med julen runt hörnet ser vi fram emot en tid för vila, gemenskap och kanske lite snö för att förgylla stämningen. December innebär också ett tillfälle att reflektera över året som gått, samtidigt som vi siktar mot nya mål för det kommande året.

I detta juliga nyhetsbrev delar vi med oss av spännande uppdateringar från våra projekt, viktiga datum inför vårterminen och lite extra inspiration för att avrunda året på bästa sätt. Ta en paus mellan julförberedelserna och läs vidare för att hålla dig uppdaterad med allt som hänt på Infrastrukturavdelningen.

Byggprojekt

På lokal- och byggnadssidan har Fastighet inom Infrastrukturavdelningen genomfört ett antal projekt både i Sundsvall och Östersund samt påbörjat vissa efterfrågade projekteringar av nya miljöer.

• När det gäller inredning har det varit "retro" som varit i fokus. Allt går i cykler, som vi som minns V-jeansen kan säga. På retrosidan har vi åter etablerat den så kallade rektorsvåningen på Åkroken och våning fem i N-huset, efter 10 års frånvaro. I samband med omlokaliseringen från Härnösand flyttade rektor och stab till Grönborg – ett spännande projekt.

 

Projektet 2015: otätt tak…

• Under sommaren återupplivades tv-studion i hus J. Idag använder Infrastukturavdelningens mediaproduktion den moderniserade studion, som nu också har uppdaterat kontroll- och redigeringsrum
• Även i Östersund har projekt pågått. Under sommaren och hösten har vi, tillsammans med fastighetsägaren, arbetat med att skapa ett nytt Cultum. Efter 25 år kändes det som att det var dags. Restaurangen kommer att återinvigas till vårterminen 2025 i en helt ny skepnad.

 

Terminsstarten VT2025

Terminsstarten för våren 2025 infaller måndagen 20 januari men redan veckan innan, 16-17 januari, har vi mottagning och introduktion för våra internationella studenter. Från och med 15 januari kan alla nyantagna studenter börja registrerar sig på sina utbildningar efter att ha skapat ett Miun:ID. Miun:ID ger studenterna inte bara möjlighet att registrera sig utan även tillgång till universitetets e-tjänster såsom Moodle, Bibliotekets e-tjänster och Ladok där studenterna förutom registrering kan anmäla sig till tentamen, ta del av sina studieresultat ta ut studieintyg och examensbevis. 
 
Terminsstarten innebär alltid ett hårt tryck på våra frontfunktioner, IT Supporten och Servicecenter, som under de två första veckorna fokuserar på studentärenden för att hjälpa studenterna att komma igång med sina studier.

Därför vill vi göra följande medskick till er i akademin och övriga funktioner i förvaltningen:    

• För att förenkla för studenter har vi märkt att tydliga och synliga Zoom-länkar underlättar mycket för studenterna.
   
•  Vi har också märkt att det är bra om Moodle-kurser är synliga tidigt för studenterna, gärna redan när de kan registrera sig på kursen. 
   
• Liksom många andra på Mittuniversitetet är IT Supporten och Servicecenter tungt belastade under terminsstart, det kan påverka ärendesvarstiderna, vi ber er om ert överseende med detta.

 

INFRA-avdelningen i Siffror

Antal Ärenden

2024
Antalet ärenden inkomna till Infrastrukturavdelningen landade på totalt 28.416 st (tom 28/11)
 

2023
Antalet ärenden inkomna till Infrastrukturavdelningen landade på totalt 29.084 st (tom 28/11)
 

Mellan 2023 och 2024 minskade antal ärenden för Servicecenter med knappt 300, vilket speglar Infrastruktursavdelningens framgångar med att effektivisera arbetet i Servicecenter, växel och Servicedesk. Fokus på standardisering mellan campus och förbättrade verktyg har bidragit till denna positiva utveckling.

Under året har ärendemängden inom IT-drift och utveckling gått ner med totalt drygt 600 ärenden, vilket speglar Infrastrukturavdelningens arbete med att förbättra nätverksinfrastruktur, stärka säkerhet och optimera arbetsflöden. Den minskade operativa belastningen har gjort det möjligt att fortsätta arbeta med viktiga IT-projekt som Ladok-integrationen, införandet av multifaktorautentisering och förbättrade system för tentautlämning.          
 

Att antalet ärende till vår IT 2 line ökade med ca 50 st ärenden beror helt på att vi ändrat rutin och arbetssätt genom att ärenden eskaleras till 2and line istället för direkt till 3rd line. 

När det gäller totalen för IT supporten är det lite svårare. Men en sak som har genererat mer ärenden är strulet kring lösenord som har eskalerat under 2024. En annan sak är att det har gjorts mer beställningar (Installationer) i år.

 

Antal Samtal

2023
Antalet samtal inkomna till Infrastrukturavdelningen landade på totalt 8.888 st (tom 28/11)
 

2024
Antalet samtal inkomna till Infrastrukturavdelningen landade på totalt 8 964 st (tom 28/11)
 
 

Antal samtal till Infrastrukturavdelningen har hållit sig rätt konstant mellan 2023 och 2024. Vi befinner oss för tillfället i en ny upphandling avseende vår telefoni och ser att många telekomoperatörer erbjuder allt fler kommunikationstjänster med inslag av AI, chatbootar och nätverksoptimering. Vilket är spännande områden som vi börjar nosa på.

Terminen som gått, vad har hänt

Terminen som gått har varit händelserik och fylld av framsteg inom infrastruktur och digitalisering här på Mittuniversitetet. Vi på Infrastrukturavdelningen vill dela med oss av några av höjdpunkterna som vi tror kan vara intressanta och relevanta för er i den övriga verksamheten.

En av våra största satsningar under terminen har varit att stärka och modernisera universitetets IT-miljö. Vi har installerat nya brandväggar och uppgraderat nätverksutrustning för att förbättra både säkerhet och prestanda. Samtidigt har vi fortsatt att utveckla lösningar som förenklar administration och tentahantering, bland annat genom projekt som Inspera och Alcom. För att ytterligare stärka skyddet av våra system har multifaktorautentisering (MFA) införts på fler områden, vilket innebär ett extra säkerhetslager för både studenter och medarbetare.

Vi har också fokuserat på att förbättra våra fysiska miljöer på campus. I Östersund pågår planering av nya lärosalsmiljöer för lärarutbildningen, särskilt med fokus på estetiska ämnen. I Sundsvall har grönytor förbättrats vid Åkroken, med nya utemöbler som bidrar till en trivsam atmosfär för både studenter och anställda. Restaurangen Cultum i Östersund är på väg att få ett lyft, och vi ser fram emot dess nypremiär i början av nästa år.

Våra gemensamma stödfunktioner har också haft en intensiv termin. Vaktmästeriet har varit involverade i flera projekt, från möblering till att färdigställa flexibla undervisningssalar som nu kan användas för både tentor och föreläsningar. Samtidigt har Servicecenter fortsatt att vara en central kontaktpunkt för både medarbetare och studenter, med tusentals hanterade ärenden under höstterminen.

Vi vill även nämna ett viktigt steg mot en mer hållbar verksamhet. Ett nytt avtal för återbruk av teknisk utrustning har tecknats, vilket gör att vi kan återanvända resurser och frigöra plats i våra förråd. Detta är en del av vårt arbete för att bidra till ett mer hållbart Mittuniversitetet.

Utöver våra dagliga uppgifter har vi genomfört flera projekt som stärker universitetets kärnverksamhet. Psykologimottagningen har fått en ny teknisk lösning för inspelning och lagring, vilket underlättar för både studenter och handledare. Samtidigt är Ladok-projektet avslutat, vilket innebär enklare och mer tillförlitlig studentadministration.

Vi på Infra ser också stort värde i att utveckla våra interna samarbeten. Under terminen har vi arrangerat avdelningsdagar där vi fokuserade på att utbyta idéer och hitta nya sätt att bidra till universitetets övergripande mål. Den gemenskap och det engagemang som kom fram under dessa dagar inspirerar oss att fortsätta arbeta framåt tillsammans.

Vi vill tacka för samarbetet under terminen och ser fram emot att fortsätta bidra till att skapa en modern, effektiv och välfungerande miljö för både studenter och anställda. Hör gärna av er om ni har frågor eller idéer där vi på Infra kan stötta eller utveckla något ytterligare.

NSP-Nytt

Under sommaren och hösten har NSP:s förvaltningsgrupp arbetat med att förbättra kontinuitetsplaner och rutiner vid systemavbrott. Tre nya grupper har tillkommit i NSP: Upphandling, Forskningsdata och IT-tjänst. Fokus har legat på utbildning i ärendehanteringssystemet, skapande av handläggarmanual i Infocaption, och kunskapsartiklar i NSP/Serviceportalen. Information om hur chefer hanterar ärenden har även delats via medarbetarsidorna.

Den senaste systemuppgraderingen genomfördes 26 november, samtidigt som vi fortsatt utveckla funktioner för att förenkla arbetsflöden för olika grupper. Prestandaförbättringar har pågått under hela året, inklusive tester av en molnbaserad version som visade sig likvärdig med vår interna lösning. För att optimera NSP:s prestanda rekommenderas att datorer stängs av efter arbetsdagen.

Aktuella projekt inkluderar gallring och arkivering av ärenden, hantering av telefonleasing och licenser för mailadresser. Dessa insatser är en del av vårt löpande arbete för att säkerställa NSP:s funktionalitet och användarnytta.

 

5 på Infra

Denna månad har vi haft äran att ställa några frågor till fem av våra fantastiska medarbetare från olika enheter vid Infra.

1. Petter Sundblad, IT-drift och utveckling

Vilka är dina arbetsuppgifter? 
Möjliggöra att vi har tillgång till arbetsplatsens programvaror och digitala verktyg på säkra enheter.

Hur firar du jul? 
Alltid med familjen och en varierande skara släktingar där vi växlar under julhelgen mellan att vara hemma hos mamma och svärföräldrarna.

Vad är ett måste på julbordet? 
Gulkaka från Delsbotrakten i Hälsingland. Det är en ugnsgräddad sötad risgrynskaka med bla saffran som serveras kall och är ett måste ihop med sillarna.

Vilken jullåt spelas aldrig i ert hem?
Det mesta har nog spelats men skulle inte tillåta något med Christer Sjögren.

 

2. Ann-Charlotte Staverfelt Infrastöd

Vilka är dina arbetsuppgifter?
Jag är IT-samordnare på INFRA med ansvar för mjukvarulicenser, inventarier i NSP samt att jag är projektledare. Just nu leder jag tre projekt - POC Transkriberingsverktyg främst till forskare, Digitalisera blanketter till kanslierna och Införande av nytt centralt enkätverktyg.

Hur firar du jul?
I år blir julen hemmavid med mina tre barn och min man. Själva julafton kommer firas med "la familia", dvs min familj, min pappa och mina systrar och deras familjer, så vi blir totalt 14 personer. 

Vad är ett måste på julbordet?
Bara jag får äta tomtegröt, hembakt stut med julskinka så klarar jag julen.

Vilken jullåt spelas aldrig i ert hem?
Hos oss spelas alla jullåtar.

 

3. Benny Borgefjäll  IT Support

Vilka är dina arbetsuppgifter? 
Support tekniker

Hur firar du jul? 
I år blir det hemma med familj och släkt

Vad är ett måste på julbordet? 
Skinka

Vilken jullåt spelas aldrig i ert hem? 
Ser du stjärnan i det blå med M.A Numminen

 

4. Anna-Carin Hammar  Fastighet

Vilka är dina arbetsuppgifter?

Jag jobbar med blandade arbetsuppgifter, det är fastighetsekonomi med löpande ekonomi inklusive budget/prognos, det är jag som interndebiterar lokalhyra, jobbar med portföljstyrning, svarar vid revisioner, tar ut underlag till årsredovisning, jag är konstansvarig, arbetar med systemförvaltning, gör utredningar avseende fastighetsanknutna frågor och andra blandade saker som rör fastighet.

Hur firar du jul?
Alltid med familjen, i år blir det julafton hos dotter med familj, dit kommer flera generationer och det är så mysigt. Efter att julen är firad drar vi till Edsåsdalen och stannar där över nyår.

Vad är ett måste på julbordet?
Hembakt mjukstut och smörkyrka är ett måste. För den som inte vet vad en smörkyrka är så är det en träform som man fyller med smör och när träformen tas av har en fin smörkyrka avbildats med fina bilder på. Jättefin att ha mitt på bordet.

Vilken jullåt spelas aldrig i ert hem?
”Mer jul” av Adolphsson & Falk (om jag får bestämma😊)

5. Anette Rickardsson  Campusservice

Vilka är dina arbetsuppgifter?
Telefoni/växel, Ärendehanteringssystemet NSP, Servicecenter/besöksdisk

Hur firar du jul?
Jag kommer att fira jul med mina barn och barnbarn

Vad är ett måste på julbordet?
Det som måste finnas på julbordet är julskinka, tunnbröd, Jansson och lax.

Vilken jullåt spelas aldrig i ert hem?
Det finns ingen jullåt som aldrig spelas i vårt hem under julen.

 

Genom dessa intervjuer hoppas vi ge en liten kort presentation av medarbetarna på Infra. Deras engagemang och passion är det som driver vår Infrastrukturavdelningen framåt.

Vi hoppas du känner att detta nyhetsbrev är informativt och värdefullt. Din feedback är alltid välkommen, eftersom den hjälper oss att ständigt förbättra och anpassa vår leverans. Tack för att du läser och framför allt – Tack för ditt arbete på Mittuniversitetet.

 

God jul och gott nytt år önskar vi er alla! 🎄✨

Infrastrukturavdelningen