Vägledning och mallar för styrdokument

Här finner du vägledning för Mittuniversitetets styrdokument. Styrdokument är dokument som beslutas av universitetsstyrelse, rektor, förvaltningschef, dekan, prefekt, avdelningschef eller kollegiala organ.

Samtliga styrdokument ska klassas som någon av styrdokumentstyperna nedan. Vem som beslutar om styrdokument framgår av besluts- och delegationsordningarna.

Vid oklarhet eller frågor kring dokumenttyp kan juristfunktionen kontaktas för råd och stöd.

Det finns en särskild Wordmall framtagen för Mittuniversitetet som heter Styrdokument. För åtkomst till mallen, om du inte redan har den implementerad, se miun.se/officemallar.

Definition av styrdokument

Föreskrift

En föreskrift är en bindande bestämmelse som Mittuniversitetet utfärdar med stöd av delegation i lag eller förordning.

Beslutas av:  Universitetsstyrelsen, rektor, dekan, förvaltningschef eller  kollegiala beslutsorgan

Giltighet:      Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år.

Exempel:      Anställningsordning, arbetsordning, antagningsordning, kursplaner etc.

Policy

En policy anger generella avsikter och universitetets hållning inom det område som policyn omfattar.

Beslutas av:  Universitetsstyrelse, rektor eller förvaltningschef.

Giltighet:      Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år.

Exempel:      Policy för informationssäkerhet, Arbetsmiljöpolicy, etc.

Regler

Regler är mer konkreta än en policy, reglerar ansvar och ska-krav kopplat till ett specifikt område eller fråga.

Beslutas av:  Rektor, dekan, förvaltningschef eller kollegiala beslutsorgan

Giltighet:      Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år.

Exempel:      Regler för examination, Regler för kursplaner, Regler för intern styrning och kontroll, etc.

Riktlinjer

Riktlinjer är en rekommendation om hur lagar och regler ska efterlevas.

Beslutas av:  Rektor, dekan, förvaltningschef eller kollegiala beslutsorgan.

Giltighet:      Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år.

Exempel:      Riktlinjer om rättssäkerhet, etc.

Handläggningsordning

En handläggningsordning reglerar arbetsprocesser och ansvar inom olika verksamhetsområden.

Beslutas av:  Rektor, förvaltningschef, dekan, avdelningschef eller kollegiala beslutsorgan

Giltighet:      Gäller tillsvidare och uppdateras vid behov, minst vart tredje år.

Exempel:      Handläggningsordning för Mittuniversitetets styrdokument, Handläggningsordning för krishantering, etc.

Planer

En plan anger konkreta mål och aktiviteter eller åtgärder.

Beslutas av:  Universitetsstyrelse, rektor, dekan, förvaltningschef, prefekt avdelningschef eller kollegiala beslutsorgan

Giltighet:      Tidsbegränsning anges i respektive plan.

Exempel:      Verksamhetsplan och budget, Aktivitetsplaner, Plan för ansvar för kvalitetsutvärderingar för utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå vid fakulteten för humanvetenskap, etc.

Strategi

  • En strategi anger mål och verksamhetsinriktning för en period om 3-5 år. 
  • En strategi är universitetsövergripande och rör områden som forskning, utbildning, samverkansuppgift och verksamhetens förutsättningar.
  • En strategi ska kompletteras med planer för implementering, vilka konkretiserar inriktning i strategidokumentet.
  • Strategidokumentet upphör att gälla efter det den period som beslutet omfattar.

Exempel: Mittuniversitetets strategi 2019 – 2023. Strategin anger universitetets övergripande mål vision och mål.

Vägledning

Mallar

Det finns en särskild Wordmall framtagen för Mittuniversitetet som heter Styrdokument. För åtkomst till mallen, om du inte redan har den implementerad, se miun.se/officemallar.

I mallens sidhuvud där det står ”Dokumenttyp” fyller man i vilken typ av styrdokument det gäller: Policy, Regler, Riktlinjer, Planer eller Handläggningsordning.

Där det står ”Skriv rubrik” skriver man enligt följande upplägg: Policy för …, Regler för …, Plan för…, eller Handläggningsordning för ...

Tydlighet i styrdokument

I enlighet med bestämmelser i språklagen (2009:600) och vår språkpolicy ska språket i styrdokument vara vårdat, enkelt och begripligt.

Vidare ska språket vara könsneutralt, till exempel i val av ordformer och pronomen. Styrdokument ska alltid upprättas och fastställas på svenska.

Styrdokument av större principiell vikt och som har stor betydelse för anställda och studenter ska översättas till engelska. Översättning av styrdokument genomförs i dialog med Kommunikationsavdelningen.

Styrdokumentets benämning ska vara kort och innehålla ord som tydligt visar dokumentets innehåll.

Namnet på dokumentet bör börja med styrdokumentstyp, exempelvis:

  • Riktlinjer för informationshantering
  • Policy för informationssäkerhet
  • Handläggningsordning för Mittuniversitetets styrdokument

Styrdokument ska utformas utifrån framtagna mallar och diarieföras.