Planering och finansiering – så funkar det på HUV

I grunden sker universitetets verksamhet på uppdrag av regeringen. Universitetet är en myndighet, som varje år får största andelen av sin finansiering i form av anslag från regeringen men också en beställning på hur mycket utbildning och forskning som ska produceras. Produktion kan låta avigt i en akademisk miljö men i de här sammanhangen används det begreppet.

Vårt uppdrag från utbildningsdepartementet

I mitten av december kommer vårt uppdrag från utbildningsdepartementet i form av regleringsbrevet. Mittuniversitetet får två regleringsbrev. Ett som är gemensamt för samtliga lärosäten med mer generella riktlinjer och ett separat för Miun med bland annat finansiella villkor, låneram samt anslagsramar för grundutbildning och forskning. Grundutbildningsanslag (kallas ofta takbelopp) och forskningsanslag (kallas ofta basresurs) är de pengar lärosätet får av staten att producera utbildning och forskning för.

Regleringsbrevet kan innehålla specifika uppdrag och återrapporteringskrav, som till exempel fler platser till vissa utbildningar, i regel professionsutbildningar som sjuksköterskeutbildningen. Det kan också följa med extra anslag till de specifika uppdragen. Under året kan det beslutas om ändringar i regleringsbreven.

Statliga medel till särskilda satsningar/uppdrag från regeringen kan också komma till lärosätet i form av bidrag via Kammarkollegiets anslag. Ett exempel på det är de extra medel som satsades på utbildning under Coronapandemin.

Långt innan regleringsbreven kommer kan vi följa regeringens intentioner och få ledtrådar om hur vårt uppdrag kan komma att se ut, genom att följa budgetprocessen. Läs om regeringens ekonomiska planering sist i artikeln.

Ekonomisk fördelning på Mittuniversitetet

Rektor fördelar Mittuniversitetets anslag mellan fakulteterna enligt en 3-årsmodell. Det gör att vi kan få preliminära takbelopp några år framåt, vilket underlättar planeringen. Om det tillkommer anslag under året fördelar rektor även dessa.

Mittuniversitetets forskningsanslag (basresurs) delas ungefär på hälften mellan de två fakulteterna. Därefter får alla ämnen forskningsanslag utifrån en fördelningsmodell som fakultetsnämnden beslutat om. Fakultetsnämnden tar beslut om hur medlen ska fördelas och om forskningsanslagen som ska till ämnen, forskningscentra och forum. En fakultetsekonom tilldelar alla respektive medel enligt beslutet.

Grundutbildningsanslaget (takbeloppet) fördelas lite annorlunda. HUV får ungefär två tredjedelar av takbeloppet och NMT en tredjedel. När det ingår specifika utbildningsuppdrag fördelas de medlen per fakultet utifrån vilket uppdraget är. Inom fakulteten är det dekanen som fördelar och beslutar om takbelopp och kostnadsramar till institutionerna utifrån fakultetsnämndens besluts- och delegationsordning. Det görs enligt en framtagen modell och det är ekonomiavdelningen som bereder underlagen till dekanbeslut på HUV. 

Flerämnesinstitutioners takbelopp fördelas i sin tur mellan de ingående ämnena vilket fastställs genom prefektbeslut.

Takbeloppet och att producera

Grundutbildningsanslaget, eller takbeloppet, är den summa pengar som en institution eller ett ämne maximalt kan få i ersättning för sin grundutbildning. För att få maximal ersättning måste institutionen/ämnet producera för motsvarande summa.

Med produktion avses hur många studenter man har och hur många högskolepoäng som tas. Produktionen mäts i helårsstudenter (HST), hur många individer som är registrerade på kurser i ämnet, och helårsprestationer (HPR), 60 klarade högskolepoäng i ämnet.

En HST är en student som registrerat sig på 60 hp under ett läsår och en HPR är en registrerad student som tagit 60 hp på ett läsår. Genomströmning beräknas som HPR/HST.

Exempel: En student som enbart registrerat sig på en 7,5 hp-kurs är 1/8 HST. Klarar den studenten all examination på kursen så genererar det resultatet 1/8 HPR. Genomströmningen i det här fallet blir 100 %.

Här blir alltså inte bara antalet registrerade studenter, utan även genomströmning viktig för den ekonomiska ersättningen.

Om en institution/ämne inte lyckas producera för en summa motsvarande sitt tilldelade takbelopp, så kommer ersättningsnivån att stanna på den summa som nås.

Exempel: Ämne A har ett takbelopp på 10 mkr, men lyckas endast producera för 9,5 mkr pga många avhopp. Ersättningen stannar då på 9,5 mkr. Detta kallas underproduktion.

Om en institution/ämne i stället överproducerar, det vill säga får fler studenter än planerat, och får ett utfall som överskrider det tilldelade takbeloppet så kommer ersättningsnivån ända att stanna på takbeloppsnivå, som är maximal ersättning.

Producerar vi under takbeloppet får vi inte mer än vi faktiskt producerar, vilket innebär att vi inte kan täcka våra kostnader.

På lärosätesnivå får vi producera 10% över och under takbeloppet. Producerar vi över takbeloppet få vi behålla den summan för att använda ett annat år om vi skulle underproducera.

Planering av utbildningsplatser och utbud

Institutionerna får sitt takbelopp i dekanbeslutet men eftersom fakultetskansliet jobbar med preliminära takbelopp tills regleringsbrevet kommer har alla redan en ungefärlig bild av var det kommer att landa. Ibland ökar takbeloppen och ibland minskar det. Det institutionerna/ämnena då måste göra är att justera sitt utbildningsutbud så det anpassas inom takbeloppet. Det kan handla om att ändra antalet platser eller utöka/minska utbudet.

De senaste åren har kansliet vid ett flertal tillfällen behövt omfördela takbelopp inom fakulteten. Det har berott på att institutioner/ämnen av olika skäl signalerat att de inte kommer att kunna producera för sitt tilldelade takbelopp. Vanligtvis sker då ett slags ansökningsförfarande där prefekten för de institutioner/ämnen som har möjlighet att producera mer ansöker om utökat takbelopp. De måste ange en summa och ge en beskrivning av vad det ska användas till. Dekan beslutar om omfördelningen och den omfördelade summan förs in i olika system som Stina (studentplanering och intäktsberäkning) och Hypergene (budget, prognos och löpande ekonomisk uppföljning).

Helst vill kansliet undvika omfördelning under pågående kalenderår då det planeringsmässigt kan bli väldigt ryckigt för de inblandade, men ibland har det inte gått att undvika. Här har planeringshandläggarna på kansliet en viktig roll att i ett tidigt skede upplysa prefekten och kansliledningen om att det kan blir svårt att producera upp till takbeloppet.

Planerar för överproduktion

Under några år har fakultetskansliet haft en rutin där de planerar för att producera utbildning 2 % över takbeloppet. Av erfarenhet vet de att ett visst antal studenter tackar ja till studieplatsen men aldrig dyker upp, hoppar av, eller släpar efter med att klara sina poäng. Fyrtio platser på en helfartsutbildning kommer därför sannolikt inte att producera 40 HST och 40 HPR. Om alla institutioner då försöker planera med en överproduktion kring 2 % ökar möjligheten att på institutions- och fakultetsnivå nå takbeloppet. Utifrån erfarenheter av antagningsomgången ht-22 har man nu ökat till en planerad överproduktion om 2–3 %.

Ämnena ska bära sina egna kostnader

Grundtanken är att varje ämne ska kunna bära sina egna kostnader. Det betyder att ämnets verksamhet inte får kosta mer än de intäkter man får via takbeloppet, forskningsanslagen och andra medel, exempelvis projektmedel för riktade satsningar från rektor. Varje ämne ska ha en budget i balans.

Ytterligare forskningsfinansiering kommer ofta från exempelvis EU, forskningsråd, stiftelser, offentliga organisation och företag. Företag och organisationer kan också finansiera specifika forskningsuppdrag. Inom utbildning kan intäkter komma från exempelvis uppdragsutbildning, såsom inom lärarlyftet från Skolverket.

Det kan hända att något ämne går plus och ett annat ämne går minus men sammantaget går institutionens ekonomi ihop. Riktlinjerna innebär dock att ämnena, liksom institutionerna, ska bära sina egna kostnader. När det sker avvikelser följs de upp vid institutions- och fakultetsdialoger. Totalt sett är det viktigt att fakulteten går ihop ekonomiskt, både vad gäller forskningen och grundutbildningen. Om avvikelser uppstår på fakultetsnivå följs det upp vid rektorsdialogen och i förlängningen kan omfördelning av takbelopp mellan fakulteterna bli aktuellt.

Fördjupning: Regeringens ekonomiska planering

I början av året lämnar alla statliga myndigheter in sina budgetunderlag till respektive departement, i vårt fall Utbildningsdepartementet. I budgetunderlaget beräknas hur stora utgifterna väntas bli de kommande tre åren. Därefter sammanställer alla departement sina myndigheters underlag och gör konsekvensberäkningar som lämnas in till Finansdepartementet. En samlad bild av hur stora statens utgifter och inkomster väntas bli de kommande åren växer fram. Normalt görs fyra till fem prognoser per år över statens och den offentliga sektorns utgifter och inkomster.

I april kommer den ekonomiska vårpropositionen, ofta benämnd ”vårproppen”, där regeringen bedömer det ekonomiska läget och hur ekonomin kommer att se ut på längre sikt. Här drar man också upp den övergripande inriktning för finanspolitiken, dvs. vad regeringen vill göra de kommande åren. Samtidigt lämnas ett förslag till ändringsbudget för det innevarande budgetår. Riksdagen beslutar om vårproppen i juni och ändringar som beslutas för innevarande år medför ändringar av regleringsbreven. Förslagen i vårpropositionen ligger till grund för höstens budgetproposition.

I september kommer budgetpropositionen, kallad ”budgetproppen”, som är regeringens konkreta förslag på hur statens ekonomiska resurser ska fördelas nästa år. Budgetproppen består av flera utgiftsområden varav område 16, utbildning och universitetsforskning, är den del som berör oss. Där framgår mål, inriktning, satsningar och anslagsramar. Förslag på anslag för ordinarie utbildning och forskning de kommande tre åren redovisas per lärosäte. Även andra särskilda satsningar ingår i proppen. I vissa fall framgår då extra anslag per lärosäte, alternativt redovisas det i kommande regleringsbrev.

Propparna är intressant läsning för fakultetskansliet eftersom de ger indikationer på hur Mittuniversitetets uppdrag kommer att se ut långt innan regleringsbrevet kommer.