HUV‑kansliet firar 10 år
De har gått från en handfull medarbetare till drygt 30, skapat karriärvägar inom avdelningen och traineeprogram för kompetensutveckling. HUV-kansliet är med sina unga år en avdelning under ständig utveckling.
Det var den 1 april 2013 som institutionerna blev avdelningar och all utbildnings- och forskningsadministrativ personal samlades centralt på fakulteten och blev HUV-kansliet. Innan var de bara några stycken medarbetare, i dag är de drygt 30.
Vi hoppas kunna möta det behov som prefekterna och ämnena har
Kansliet har ett brett ansvarsområde och ger stöd till såväl fakultets- och institutionsledning som lärare, forskare och studenter. Det rör en mängd olika områden inom utbildnings- och forskningsadministration men även andra frågor som till exempel antagning av doktorander och rekrytering är lärare och forskare. Kansliet ger även stöd i en mängd beslutsprocesser, både kollegiala och linjebeslut. De ökade kraven på ett dokumenterat kvalitets- och uppföljningsarbete har också inneburit att kansliet har utvecklat stöd i de frågorna.
Mer kvalificerade roller
Största gruppen inom HUV-kansliet är utbildningsgruppen. 2013 var de 20 personer, i dag är de 26 varav 2 är föräldralediga och 1 ledig för studier. Under de 10 åren som har gått har 10 personer gått i pension, 27 har nyrekryterats varav 7 har slutat av olika skäl.
Man kan lätt konstatera att chefen för gruppen, Mia Wiklander, jobbar mycket med rekrytering.
– Ja, det har blivit en del. Många skulle kanske ta sig för pannan när jag säger det här men jag går mycket på magkänsla, de jag anställer ska förutom kraven passa bra in i gruppen. Och det har fungerat bra hittills. Jag har dessutom alltid med mig ett par av medarbetarna vid intervjuerna och vi är oftast helt överens om kandidat.
Under åren har rollerna inom blivit mer kvalificerade. Från att ha varit en mer klassisk sekreterartjänst så innebär jobbet i dag bland annat en stor del kvalificerad handläggning. Behov av kompetensutveckling diskuteras i medarbetarsamtalet, och insatser görs på grupp och individnivå. Kansliet har även jobbat med att skapa karriärvägar, där en handläggare som till exempel vill byta utbud eller roll på kansliet har möjligt att göra det innan en nyrekrytering. De har också skapat ett traineeprogram där utbildningshandläggare ges möjlighet att lära sig planeringshandläggarrollen.
Mini-omorganisation under hösten
Så var är då HUV-kansliet om 10 år från nu? Det är svårt att sia om. Åldersmässigt är två av de tre cheferna kvar. AI, automatisering och effektivisering kan komma att ändra arbetslivet för hela samhället. Men de är eniga om en sak – administration kommer fortsatt behövas.
– Vi är viktiga för utbildningen och forskningen så behovet av oss kommer att kvarstå. Men hur vi jobbar är oklart, säger Karin Olsson, kanslichef.
Nya och fler system att hålla koll på ökar behovet av administration redan. I höst smyger därför kansliet i gång med en mini-omorganisation. Det administrativa stödet till institutionerna utökas och en ny kollega är anställd.
– Vi hoppas kunna möta det behov som prefekterna och ämnena har och ge dem avlastning. Det kan till exempel handla om hjälp vid rekryteringar, stöd vid olika arrangemang eller kontakter med externa gäster. Uppgifterna är skiftande men det finns en bred kompetens inom vår grupp, säger Maria Evans, chef för enheten för institutions- och forskningsstöd.