Använd AI säkert i jobbet

Grundprinciper

När du använder AI i arbetet är det viktigt att utgå från några grundläggande principer. AI ska fungera som ett stöd, men det är alltid du som ansvarar för resultatet. Det innebär att du behöver granska innehållet, kontrollera fakta och säkerställa att det du använder är korrekt och lämpligt i sammanhanget.

Du bör också ha ett kritiskt förhållningssätt till AI‑genererat innehåll. AI kan ge felaktiga eller missvisande svar och saknar förståelse för sammanhang och konsekvenser. Därför är det viktigt att alltid använda mänsklig kontroll, särskilt i frågor som rör beslut, bedömningar eller känslig information. 

Hantera information rätt

En av de viktigaste aspekterna av säker AI‑användning är hur du hanterar information. När du använder externa AI‑tjänster kan det du skriver in lagras, analyseras och i vissa fall användas av leverantören. Det innebär att du kan förlora kontroll över informationen.

Du ska därför inte använda AI‑verktyg för att hantera sekretessbelagd information, känsliga personuppgifter, skyddsvärd forskningsdata eller annan information som omfattas av avtal eller sekretess. Risken annars är att information sprids eller behandlas utanför universitetets kontroll. 

En bra tumregel är att behandla AI‑verktyg som externa mottagare: om du inte skulle skicka informationen i ett mejl utanför organisationen, ska du inte heller skriva in den i ett AI‑verktyg.

För att minska riskerna är det ofta bättre att använda generell eller anonymiserad information, och att undvika att klistra in hela dokument eller verkliga fall. Det ligger i linje med principen om dataminimering och ansvar i GDPR.

Använd rätt verktyg

För att kunna använda AI på ett säkert sätt behöver du också vara medveten om vilka verktyg du använder. AI‑tjänster skiljer sig åt när det gäller hur de hanterar data, vilka säkerhetsnivåer de har och vilka villkor som gäller.

Därför ska du använda de AI‑tjänster som är godkända av Mittuniversitetet. Dessa har normalt granskats utifrån säkerhet, juridik och dataskydd.

Fria AI‑tjänster och nya appar på internet kan innebära särskilda risker, eftersom det ofta saknas kontroll över hur information lagras och används. 

Vanliga risker

Användningen av AI innebär flera typer av risker som är viktiga att känna till. En vanlig risk är att AI producerar felaktig eller påhittad information, vilket kan leda till att beslut eller texter baseras på felaktiga underlag. Det är också vanligt att användare får en övertro på AI:s förmåga och därmed förlitar sig för mycket på resultatet. 

En annan central risk är dataläckage. Informationen du skriver in i ett AI‑verktyg kan spridas eller lagras utanför din kontroll, vilket kan få konsekvenser både för individer och för verksamheten.

Det finns dessutom säkerhetsrelaterade risker, till exempel att AI används i phishing‑attacker eller att skadligt innehåll sprids via AI‑tjänster. Generellt bör du ha samma säkerhetsmedvetenhet som vid annan IT‑användning. 

Slutligen kan det vara svårt att förstå hur AI har kommit fram till ett visst svar, vilket gör det svårare att bedöma tillförlitligheten. Detta är särskilt viktigt att tänka på i mer avancerade eller känsliga sammanhang.

Så använder du AI säkert

För att använda AI på ett säkert sätt är det viktigt att arbeta strukturerat och medvetet. Börja gärna med enkla uppgifter och med information som inte är känslig. När du använder AI i mer komplexa sammanhang behöver du ställa frågor tillbaka till verktyget, be om förklaringar och säkerställa att resultatet håller tillräcklig kvalitet.

AI bör alltid användas som ett stöd i arbetet, inte som en ersättning för egen bedömning. Det gäller särskilt i situationer där resultatet kan påverka andra personer, beslut eller verksamhetens arbete.

Snabb checklista

Innan du använder AI – fundera över:

• Innehåller informationen personuppgifter eller sekretess?
• Får jag använda verktyget för uppgiften?
• Har jag granskat och förstått resultatet?
• Kan jag stå för det som AI har producerat?
   

När ska du avstå eller fråga?

Det finns situationer där du inte bör använda AI direkt, utan i stället ta kontakt med stöd eller rådgivning. Det gäller till exempel om du är osäker på vilken information som får användas, om det rör personuppgifter eller känsliga uppgifter, eller om AI ska börja användas i en verksamhetsprocess.

När AI används mer systematiskt eller påverkar beslut och bedömningar behöver användningen hanteras strukturerat och i enlighet med lagar och interna riktlinjer.

Varför är detta viktigt?

Att använda AI på ett säkert och ansvarsfullt sätt handlar ytterst om att skydda individers integritet, säkerställa att lagar och regler följs och att bevara förtroendet för universitetets verksamhet. Det är också en förutsättning för att AI ska kunna användas på ett hållbart och långsiktigt sätt i organisationen.