Automatiserad överföring av digitala tentamina från Inspera till Windream

Beskrivning

Idén är att automatisera överföringen av digitala tentamina från Inspera till det digitala arkivet Windream. Idag sker processen manuellt efter att resultat har publicerats. Läsåret 24/25 genomfördes drygt 1800 st Insperatentamina vid Mittuniversitetet. Alla Insperatentamina, förutom de som omfattas av sekretesskydd, skrivs ut, skannas och laddas upp i Windream. Därefter distribueras varje tentamen till webbsidan "Gamla tentor"

Nytta

Tidsbesparing genom att manuell hantering med utskrift, skanning och uppladdning ersätts. Tentamensfunktionen hinner idag inte möta upp efterfrågan efter originaltentamina som allmän handling inom rimlig tid. Nyttan finns även i digitalisering av arbetsprocesser, minskad administrativ belastning. Genom att eliminera utskrifter och skanning minskar kostnader för papper, toner, skrivare samt hantering av fysiska dokument. På sikt kan detta ge en märkbar besparing när stora mängder tentor hanteras varje termin.

En helt digital hantering minskar även pappersförbrukningen och behovet av utskrifter, vilket bidrar till minskad resursanvändning och ligger i linje med arbetet för mer hållbara och miljövänliga arbetssätt.

Kostnader

En preliminär uppskattning från IT är att utvecklingen av automatiseringen skulle ta cirka 100-120 arbetstimmar. Det har även undersökts ett flertal gånger om det företag som äger tentamensskanningen, Alcom, kan bygga en liknande automatisering, men intresse att lämna offert på detta har uteblivit från dem.

UD-beslut 20260309

Projektet läggs som vilande. Förslaget behöver utresdas vidare. Utredning behöver genomföras av berörd avdelning och verksamheten. Kan kanske vara en process i framtidens verksamhetsstöd.

Ett uppdaterat förslag inkom 20260427

Idébeskrivning - ”namn”:

Automatiserad överföring av originaltentor från Inspera till Windream. (Denna idé ersätter tidigare insänt, men pausat, initiativ.)

Vad är din idé eller projektförslag?

Idén är att automatisera överföringen av digitala originaltentamina från Inspera till det digitala arkivet Windream. Inspera fungerar i viss mån som ett arkiv, men Windream är universitetets system för långsiktig arkivering av tentamina. Samtliga tentamina behöver passera via Windream för att kunna publiceras på webben, vilket gör detta steg centralt i hela hanteringsprocessen.
Idag hanteras processen manuellt genom utskrift, sammanslagning av dokument och skanning efter att resultat publicerats. Läsåret 24/25 genomfördes drygt 1800 unika Inspera-tentamina, vilket innebär en omfattande hantering varje termin.
Förslaget är att istället hantera detta via ett automatiserat flöde där tentamina och försättsblad slås ihop och överförs direkt till Windream, med hänsyn till villkor som 15 arbetsdagars rättningstid, eventuella sekretesskydd och deltagande studenter.

Vad är nyttan?

Den största nyttan finns hos tentamensadministrationen, som idag har en hög arbetsbelastning. Antalet Insperatentamina har ökat varje läsår de senaste 4 åren och eftersom alla tentor behöver passera via Windream för att kunna publiceras på webben blir detta moment en återkommande och omfattande del av arbetet.
Automatiseringen sparar tid genom att ta bort moment som utskrift, skanning och manuell hantering. Med många tentor varje termin blir den totala tidsvinsten stor.
Den minskar också risken för fel och förenklar arkiveringen.
Samtidigt minskar kostnader för papper och utskrifter och bidrar till mer hållbara arbetssätt.

Kostnader:

Utvecklingen uppskattas till cirka 100–120 arbetstimmar enligt DOS.
Lösningen bedöms kunna byggas med befintliga verktyg och innebär därmed en relativt låg insats i förhållande till nyttan.