Copilot Readiness: Förberedelse för införande av Microsoft 365 Copilot vid Mittuniversitetet

Beskrivning

Det här projektet handlar om att förbereda Mittuniversitetet för ett eventuellt införande av Microsoft 365 Copilot.
Copilot är på väg att bli en central del av Microsofts ekosystem, och universitetet behöver därför utreda hur ett införande kan ske på ett säkert, ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt.

Projektet syftar till att skapa underlag för ett framtida införande av Copilot genom att:
1) Genomföra en risk- och konsekvensbedömning (DPIA)
2) Identifiera områden i verksamheten där Copilot sannolikt ger störst nytta, och
3) Ta fram förslag till hur införandet kan genomföras på ett kontrollerat och kostnadseffektivt sätt.

Målet med projektet är att:
- Säkerställa att MIUN uppfyller nödvändiga legala och informationssäkerhetsmässiga krav inför ett eventuellt införande.
- Identifiera ambassadörer i verksamheten som ges möjlighet att testa Copilot genom licenser och riktad utbildning. Dessa ska senare kunna fungera som stöd och kunskapsbärare i sina egna verksamheter.
- Utveckla en modell för att mäta nytta och effektivitet (ROI) av Copilot, kopplad till produktivitet, kvalitet och användarnöjdhet.
- Ta fram beslutsunderlag kring införandemodell, t.ex. brett införande kontra ansökningsbaserad process (liknande ChatGPT).
- Föreslå ansvarsförbindelse för användare, som reglerar informationshantering och användning av AI-stöd i tjänsten.

Projektet genomförs i nära samverkan med pågående arbete kring informationssäkerhet, M365-förvaltning och säker digital arbetsplats.

Projektet ger en tydlig grund för att fatta beslut om ett eventuellt införande av Copilot. Genom att belysa risker och konsekvenser, samtidigt som vi identifierar konkreta nyttor i verksamheten, skapas förutsättningar för ett införande som både är säkert och värdeskapande. Ambassadörsmodellen stärker användarnas kompetens och engagemang, vilket ökar chanserna att Copilot används på ett effektivt och ansvarsfullt sätt.

Förväntade leverabler är:
- Dokumenterad risk- och konsekvensbedömning (DPIA)
- Förslag till införandemodell
- Ambassadörsutvärdering samt
- Rapport med rekommendationer för beslut om införande

Kostnader

Projektet medför främst kostnader för licenser och konsultstöd kopplat till kopplat till utbildning och införandeförberedelser:
- Licenser för Microsoft 365 Copilot för ett antal testanvändare/ambassadörer inom verksamheten. Vi har räknat på 50 personer, och då är det medarbetare både på fakulteterna och inom förvaltningen. Licenskostnaden beräknas till 200.000 kronor för ett år.
- Konsultstöd och utbildningsinsatser, bland annat för att ta fram och genomföra riktad utbildning för testgruppen samt stöd i införande, ca 100 timmar (150.000 kronor).