Införandeprojekt e‑handel

Beskrivning

E-handel omfattar de delar i den offentliga inköpsprocessen som kommer efter kontraktstilldelningen: beställning och order, leverans och fakturahantering. Med e-handel utbyter köpare och leverantörer av varor och tjänster elektroniska meddelanden mellan sina respektive systemstöd. Utbytet sker i enlighet med en i förväg överenskommen affärsprocess. Det finns flera anledningar att e-handla för både offentliga organisationer och leverantörer. E-handel gör det möjligt att förbättra styrningen och effektivisera arbetet i en inköpsorganisation. Det finns även lagar och förordningar som säger att vissa delar av den
offentliga inköpsprocessen måste vara digital. MIUN saknar i princip e-handel för samtliga produktområden utom IT. Inte heller finns organisation eller utbildning för beställare av produkter och tjänster. För att kunna införa detta krävs en kraftsamling av resurser utöver det som behövs för den dagliga driften.
Därför lämpar sig ett införande i projektform med resursförstärkning.

Nytta 

Syftet med e-handel är att bidra till en effektiv inköpsprocess genom att offentlig sektor:

• använder upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet,
• får kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt och att det blir enklare att göra priskontroller,
• kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering, vilket även leder till färre fel,
• kan öka resurserna för själva kärnverksamheten,
• kan öka sin kvalitet och service genom att förbättra sin interna styrning och kontroll samt möjligheten till uppföljning,
  får ökad rättssäkerhet,
• kan göra miljövinster

Branschstudier och erfarenheter från systemleverantörer indikerar att automatiserade inköpsprocesser kan minska administrativa ledtider och öka avtalstroheten. Ökad avtalstrohet minskar risk för viten och stämningar för avtalsbrott. Det finns bedömningar som visar på en besparingspotential motsvarande 5-15% av inköpsvolymen beroende på organisation. MIUN köpte varor och tjänster (lärarkonsulter borträknade) för ca 220 mnkr år 2025 och har därför en besparingspotential på mellan 11-33 mnkr på sista raden om man litar på de uppskattningar som gjorts. Det motsvarar många årsarbetare.
Till detta kommer en stor antal sparade timmar för personal som idag går till olika typer av manuella beställningsrutiner, felrättningar, reklamationer, fakturor som hamnar fel etc. Kvittohantering för enskilda utlägg kostar utifrån olika källor ca 100-200 kr per kvitto att hantera. Kan man minska eller helt ta bort detta finns en betydande rationaliseringspotential. 

Arbetsmiljön förbättras med e-handel och beställarorganisation eftersom man i högre grad kan ägna sig åt kärnuppdraget. Den upplevda arbetsbelastning minskar för alla parter.

Kostnader

Extern projektledare 50% av heltid 3-6 månader (beror på intern rekrytering av senior upphandlare) = ca 300 - 500 tkr
Konsultkostnader för eventuella integrationer mellan system = ca 100 tkr (svårberäknat i detta skede)
Totalkostnad ca 400-600 tkr för projektets genomförande
Efter införandet kan projektledare avvecklas och framtida utvecklingskostnader ligger i den gemensamma utvecklingspotten för
Wisum som Umeå universitet förvaltar, driftar och utvecklar.
Kostnad i dag för att använda Wisum uppgår till 28 tkr per månad. Enligt Umeå universitet kommer inte den kostnaden förändras
nämnvärt pga att man för in fler produktgrupper och avtal.