Automatisera utlämning av skrivna salstentamina – lösningsförslag

Beskrivning

Idéinitiativ om att ”Automatisera utlämning av skrivna tentamina” inlämnades till Digitaliseringsportföljen under februari 2024. Initiativet gavs klartecken av portföljen att genomföra en förstudie om lösningsförslag kring en automatisering. Förstudien är avslutad och gav två lösningsförslag, varav det mindre kostnadskrävande förslaget ger fullgod kostnadseffektivitet.

Automatiseringen avser utlämnande av offentlig handling, närmare bestämt äldre studentkullars skrivna tentamina att öva på för nya studentkullar inför kommande examinationer. Nuvarande lösning innebär att tentamenssamordnare ombesörjer beställningen genom att göra manuella uttag ur de digitala systemen Windream respektive Inspera (vilka utgör arkiv för salstentamina i pappersformat respektive digitala tentamina) och mejlar ett antal tentor till beställaren. Ofta beställer studenten tentor som fått ett visst resultat (betyg), vilket medför extra arbete med slagningar i Ladok innan beställningen kan expedieras. Denna verksamhet har ökat drastiskt både hos MIUN och andra u/h och är personalintensiv – därmed föreslås en automatisering av processen.

Nytta

Nyttan erhålls genom att personella resurser kan frigöras till mer kvalificerat arbete som idag inte hinns med och därmed erhålls också en förbättrad arbetsmiljö. Tillgängliggörandet av offentliga handlingar i forma av skrivna salstentamina ges ett förenklat flöde och minskar beställarens insatser.

Kostnader

Av de lösningsförslag som förstudien ger förordas de minsta kostsamma, vilket har ett estimat om 240 timmar av utvecklare hos INFRA och därutöver tid av STUA:s tentamenssamordnare för att bistå utvecklaren. Kompetens för genomförande finns inom INFRA, men om konsult ändå upphandlas tillkommer 80 timmar arbete för lösningsintroduktion och tillgång till berörda miljöer. Estimatet inkluderar tid för kravsamling (20 tim), uppsättning av utvecklings- och testmiljö (10 tim), uppdatering av webbplats med tillkomna funktioner (30 tim) samt modifiering/nyutveckling av tjänster för att hämta skrivna tentamina (180 tim).

Under en sexmånadersperiod inkommer ca 2 200 beställningar av skrivna tentamina, vilket med dagens manuella hantering uppskattningsvis fordrar 0,6 åa i anspråk av MIUN (STUA) att jämföra med de 6 arbetsveckor som det tar att automatisera processen.