Samverkansavtal mellan Mittuniversitetet och Sundsvalls kommun 2022‑2025

Diarienummer:
Sundsvalls kommun: KS-2021-00570
Mittuniversitetet: MIUN 2021/1080

Parter:

Mittuniversitetet

851 70 Sundsvall
Org. nr: 202100–4524 

Sundsvalls kommun

851 85 Sundsvall
Org. nr: 212000-2411

§ 1 Inledning

Sundsvalls kommun och Mittuniversitetet förstärker genom detta avtal det samarbete som uttrycker kommunens och lärosätets ömsesidiga beroenden, utmaningar samt framgångsfaktorer för ökad konkurrenskraft, förnyelse och hållbar utveckling.

Detta avtal omfattas av parternas respektive organisation där Kommunen avser alla verksamheter inom kommunens förvaltningar och bolag. Med Universitetet avses alla Mittuniversitetets verksamheter.

Parternas samverkan och ömsesidiga engagemang syftar till att nå strategiska mål som finns uttryckta i kommunens övergripande plan för Sundsvalls Väg Framåt – 5000 nya jobb till 2030 samt universitetets strategiska mål. Kommunens och Universitetets övergripande strategiska dokument utgör således gemensam grund för detta avtal. Finansieringen baseras på 50 % insatser från vardera part, så kallade ”matching funds”. För beredning och beslut av gemensamma aktiviteter och projekt används en särskild samverkansmodell (bilaga 1). För kommunikation och marknadsföring utgår samverkan från Kommunens respektive Universitetets kommunikations- och marknadsföringsstrategier.

§ 2 Parter

Kommunen arbetar utifrån målet 5000 nya jobb till 2030. Viktiga tillväxtförutsättningar är etableringar, infrastruktur, kompetensförsörjning, fysisk planering och attraktivitet. Kommunen strävar efter grön tillväxt som kännetecknas av låga koldioxidutsläpp, effektivt resursutnyttjande samt social inkludering. I detta sammanhang är Mittuniversitetet en viktig aktör och samarbetspartner.

Universitetet arbetar efter visionen ”ett globalt universitet med regionalt engagemang där vi forskar och utbildar för hela livet.” Lärosätets akademiska miljöer tar sig an utmaningar och samverkar på olika samhällsnivåer från lokala sammanhang till globala arenor. Som drivande samverkansaktör bidrar Universitetet med kunskapsproduktion inom flera olika områden. Forskning och utbildning tillgängliggör kunskap för fler genom hela livet och miljön attraherar studenter och medarbetare som bidrar till global och regional utveckling.

Universitetet tar ansvar för ett brett tillgängliggörande av lärosätets verksamheter och sprider värden som ger avtryck i hela samhället och för alla tider. Fokus ligger på ett brett tillgängliggörande och nära interaktion med omgivande organisationer, företag och förvaltningar.

§ 3 Effektmål och uppföljning

Avtalet inkluderar tre typer av uppföljning: effektmål, nyckeltal och aktivitetsmål. Effektmålen syftar till ömsesidig nytta med avseende på attraktionskraft, hållbar samhällsutveckling och tillväxt samt nationellt och internationellt erkännande. De definierar parternas ambitioner på lång sikt medan nyckeltal används för att följa upp om utvecklingen går i rätt riktning gentemot effektmålen. Aktivitetsmålen definierar operativa mål med kortare tidsperspektiv.

Det första effektmålet omfattar ökad kvalitet i respektive organisations verksamhet:

• Vi samverkar kring områden med stor relevans för båda parter samt samhället och regionen
• Vi utvecklar vetenskapligt grundad och praktiskt verifierad kunskap
• Vi stärker respektive parts kompetens

Det andra effektmålet omfattar ökad attraktivitet gällande den geografiska platsen och respektive organisations verksamhet:

• Vi samarbetar på ett strategiskt, systematiskt och målinriktat sätt
• Vi utvecklar sammanhållna, integrerade och dynamiska miljöer och verksamheter
• Vi stärker platsen och respektive parts varumärken

Det tredje effektmålet omfattar ökad förmåga gällande gemensamma satsningar och hos respektive organisation:

• Vi delar infrastruktur, nätverk, erfarenheter och kompetens
• Vi skapar gemensamma arenor och väl fungerande samarbetsformer
• Vi stärker varandras möjligheter att erhålla resurser samt nationella och internationella etableringar

Nyckeltal och aktivitetsmål framgår av en särskild uppföljningsmodell (se bilaga 2).

§ 4   Profilbärande projekt och prioriterade områden

Avtalet fokuserar på vetenskaplig kunskapsutveckling och forskningssamverkan med utgångspunkt från profilbärande projekt och prioriterade områden.

Ett profilbärande projekt ska i normalfallet ha en total omsättning på minst fem miljoner kronor med engagemang från flera finansiärer och aktörer, för att på så vis även inkludera erfarenhetsutbyte och lärande.

Varje prioriterat område präglas av ett programinriktat utvecklingsarbete och en uppbyggnad av starka vetenskapliga miljöer samt därtill kopplade förstudier och projekt. Förstudier och projekt harmoniseras mot utvecklingsområden som adresseras av Kommunen. Följande områden, som delvis kan vara överlappande, är prioriterade för avtalsperioden 2022–2025.

Tillväxt

Området avser i första hand tillväxtfrågor med koppling till kommunens huvudprioritering Sundsvalls Väg Framåt.

Digitalisering och smarta samhällen

Området avser främst digitalisering i bred bemärkelse och kan kopplas till olika områden, exempelvis artificiell intelligens, teknikutveckling, samhällsutveckling och interaktion mellan teknik och samhälle.

Framtidens välfärd

Området avser i första hand verksamheter inom vård, skola och omsorg.

Övrigt

Inom ramen för avtalet finns utrymme för förstudier/projekt inom andra än ovanstående prioriterade områden om båda parter så finner lämpligt.

§ 5 Förutsättningar och mål för samverkansmodell

Parternas samverkansmodell syftar till att (se bilaga 1):

• skapa systematik avseende beredning, beslutsordning och genomförande av aktiviteter
• stärka kopplingen till utbildning, samhälle och näringsliv

För samverkansmodellens innehåll och utveckling ansvarar en styrgrupp och en beredningsgrupp (se § 6).

Förstudier/projekt ska genomföras antingen inom relationen avtalsparterna emellan alternativt mellan avtalsparterna gemensamt och extern part.

§ 6 Organisation och ansvar

Organiseringen av aktiviteter som omfattas och regleras i detta avtal förutsätter Universitetets åtagande att kalla till möten och att leda det operativa arbetet. Aktiviteter som omfattas av avtalet bevakas och följs upp av en styrgrupp. Styrgruppen, vars möten föregås av insatser i en beredningsgrupp, har som primärt ansvar att fatta beslut och utöva styrning mot uppfyllandet av effektmålen. Löpande kommunikation och dialoger mellan parterna sker via utsedda processledare.

Kommunen respektive Universitetet utser sina representanter till styrgruppen. Antalet representanter maximeras till 10 med jämn fördelning mellan parterna. Från Kommunen inkluderande kommundirektör samt från Universitetet inkluderande rektor som också är ordförande. Styrgruppen genomför möten vid minst fyra tillfällen per år. Om inga ärenden som kräver styrgruppsbeslut finns aktuella kan beredningsgruppen föreslå att styrgruppsmöten ställs in.

Styrgruppen ansvarar för säkerställande av följande:

• att beslut om finansiering och start av förstudier/projekt fattas som ett konsensusbeslut mellan rektor och kommundirektör efter diskussion i styrgruppen
• att resurser finns tillgängliga i form av ekonomiska medel och personer för aktiviteters genomförande
• att förstudier/projekt genomförs i linje med respektive organisations mål och strategier
• att förstudier/projekt redovisas enligt plan, eller efter beslut om större förändringar i genomförandefasen
• mottagande och godkännande i samband med leveranser av förstudier/projekt
• att förväntade resultat av godkända leveranser kan realiseras och följas upp i respektive organisation
• att senast i oktober varje kalenderår följa upp effektmål med hjälp av nyckeltal och aktivitetsmål
• att fatta beslut om inriktning och verksamhet för nästkommande år

Beredningsgruppen utses av styrgruppen. Beredningsgruppen primära ansvar är att bevaka vetenskaplig kvalité, projektuppföljning kopplat till nyckeltal och aktivitetsmål. Antalet representanter i beredningsgruppen maximeras till 8 med jämn fördelning mellan parterna och från Kommunen respektive Universitetet inkluderande utsedda processledare. I övrigt ska beredningsgruppen bestå av minst en styrgruppsledamot per part. Beredningsgruppen genomför möten vid minst fyra tillfällen per år. Om inga ärenden som kräver beredning finns aktuella kan beredningsgruppsmöten ställas in.

Beredningsgruppen ansvarar för:

• kvalitetssäkring av innehåll i styrande dokument såsom direktiv och planer
• framtagande av beslutsunderlag till styrgruppen
• dokumentation och protokollförande av styrgruppens beslut
• förstudie-/projektuppföljning, budgetuppföljning samt rapportering av resultat och avvikelser till styrgrupp
• utarbetande av interna beslut som behöver fattas av respektive part för att kunna genomföra åtaganden enligt avtalet
• uppföljning av nyckeltal och aktivitetsmål som omfattas av samverkansavtalet
• registrering av dokumentation som utgör allmän handling i respektive parts diarium
• upprättande av nödvändiga avtal om hantering av immateriella rättigheter enligt § 9 och dess signering av projektansvariga hos respektive part och behörig firmatecknare

Ovan tecknade sätt att organisera arbetet gäller för den löpande verksamheten och av parterna adresserade aktiviteter.

§ 7 Tillhandahållande av teknisk utrustning

Parterna ska planera för och avtala om kostnader för teknisk utrustning inför beslut om finansiering i styrgruppen.

§ 8 Immateriella rättigheter i projektavtal

Projekt inom ramen för samarbetet kan komma att använda immateriella rättigheter som tillkommer parten eller någon av partens anställda, eller immateriella rättigheter som uppkommer inom ramen för samarbetet. Parterna ska inför start av sådana projekt träffa nödvändiga avtal om hantering av immateriella rättigheter. Vardera part ansvarar för att upprätta avtal med medarbetare som deltar i projektet för att säkerställa att projektavtalets bestämmelser om immateriella rättigheter kan efterlevas. Parterna har ett ömsesidigt ansvar att till styrgruppen anmäla frågor som rör immateriella rättigheter i enskilda förstudier/projekt.

§ 9 Kommunikation och marknadsföring

Inom ramen för samverkansavtalet sker gemensamma och övergripande insatser utifrån en kommunikationsplan som årligen tas fram och inklusive dess finansiering beslutas av styrgruppen. Insatser prioriteras utifrån effektmålen och ambitionsnivå som båda parter är överens om. Universitetet ansvarar för att leda det gemensamma arbetet med framtagande av kommunikationsplanen.

För respektive förstudie/projekt definieras alltid aktiviteter och mål kring resultatspridning (se bilaga 2).

§ 10 Överenskommen ersättning och betalningsvillkor

Avtalet förbinder Kommunen och Universitetet att avsätta ekonomiska medel enligt en plan som bygger på ”matching funds”. Styrgruppen kan vid behov besluta om att överföra outnyttjade medel mellan år. Avtalet har ett finanseringsutrymme med tillhörande ekonomisk plan, där Kommunen finansierar aktiviteter med 50% och Universitetet med 50%. Om parterna önskar utöka antalet finansieringsutrymmen finansieras dessa efter samma princip.

Rekvisition av medel sker enligt Universitetets normala förfarande, vilket innebär att rekvirering sker i förskott vid inledning till kvartal 1 och 3. Den ekonomiska planen för fondmedlen mellan Kommunen och Universitetet specificeras i tabell 1. I händelse av att annan part engageras till samverkansprojekt mellan parterna i detta avtal kan alternativa former för medelrekvirering komma att tillämpas.

Tabell 1: Ekonomisk plan (MSEK)

§ 11 Kontaktpersoner

• För Kommunen: Kommundirektör
• För Universitetet: Rektor

§ 12 Avtalets giltighetstid samt uppsägningsregler

Avtalet är giltigt från 2022-01-01 till 2025-12-31.

Uppsägning av avtal under dess giltighetstid ska ske skriftligt. Skäl för uppsägning kan vara dokumenterade brister i överenskomna åtaganden. Om någon part anmäler uppsägning av avtalet innan avtalsperiodens slut ansvarar bägge parter för att pågående projektaktiviteter avslutas enligt plan.

§ 13 Force majeure

Om part förhindras att fullgöra avtalade åtaganden till följd av omständighet utanför dennes kontroll som part inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder part inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska detta utgöra befrielsegrund som medför tidsförskjutning och befrielse från ersättning eller andra påföljder, liksom betalning, så länge hindren kvarstår. Detta förutsätter dock att ifrågavarande part vidtar alla objektivt sett rimliga åtgärder för att fullgöra avtalet trots föreliggande force majeure-händelse.

Part som önskar åberopa force majeure-händelse ska underrätta den andra parten skriftligen utan dröjsmål. Part ska också skriftligen underrätta den andra parten skriftligen så snart force majeure-händelse upphör.

§ 14 Ändringar och tillägg till avtalet

Alla ändringar och tillägg till avtalet ska ske skriftligen och undertecknas av för vardera parten behöriga företrädare för att vara giltiga.

§ 15 Tvist

Detta avtal förutsätter förtroendefull samverkan mellan parterna och eventuell tvist eller oklarhet vid tolkning eller tillämpning av avtalet ska i första hand lösas genom förhandling i god anda mellan parterna. Om samförståndslösning inte kan uppnås ska tvist med anledning av avtalet avgöras av svensk domstol. Svensk lag ska tillämpas på detta avtal.

§ 16 Parternas undertecknande

Detta avtal har upprättats i två exemplar av vilka vardera parten tagit var sitt.

Datum för avtalssignering: 20 december 2021.

Bilaga 1 Samverkansmodell

Bilaga 2 Uppföljningsmodell