Representation, arbetsmöten, kurser, konferenser och gåvor m.m.

För att reglerna om intern representation ska gälla krävs enligt Skatteverket att sammankomsten är tillfällig, kortvarig och av strategisk karaktär. En sammankomst anses: 

• tillfällig om det inte är fråga om möten som hålls regelbundet med korta mellanrum (möten som t.ex. sker varje/varannan vecka anses därmed inte vara tillfälliga).
• kortvarig om den varar högst en vecka.
• vara av strategisk karaktär när det avhandlas frågor på mer övergripande nivå t.ex. planering av personal och budget samt berör en hel organisatorisk enhet eller liknande (arbete inom enskilda projekt räknas därmed inte till intern representation). 

Med begreppet arbetsmöte menas mötestyper där man planerar/genomför löpande arbete, se exempel nedan. Ett arbetsmöte räknas enligt Skatteverket inte som intern representation och eventuella måltider i samband med mötet är därmed förmånsskattepliktiga. Anledningen till detta är att måltider betraktas som en privat levnadsomkostnad som den anställde själv ska betala. Merparten av de möten som förekommer vid Mittuniversitetet är att betrakta som arbetsmöten vilket innebär att eventuella måltider som arbetsgivaren bekostar är skattepliktiga och ska redovisas av den anställde som erhållen förmån i lönesystemet Primula.

Exempel på arbetsmöten är: projektmöten, nämndmöten, veckomöten, avdelnings-/institutions-/enhetsmöten av löpande karaktär, APT, LSG, styrgruppsmöten osv.

I vissa fall får teambuilding betraktas som intern representation men endast om det riktar sig till en hel personalgrupp/organisatorisk enhet och inte bara en mindre projektgrupp. Därmed är alltså måltider i samband med teambuilding i enskilda projekt att betrakta som skattepliktiga förmåner.

Ett projektmöte där löpande arbete utförs är att betrakta som ett arbetsmöte. Ett arbetsmöte räknas enligt Skatteverket inte som intern representation och eventuella måltider i samband med mötet är därmed förmånsskattepliktiga. Det kan inte heller bli fråga om extern representation eftersom den/de externa deltagarna arbetar i projektet och därmed inte företräder en annan part i representationssyfte.

Grundregeln enligt Skatteverket är att fria måltider som inte är representation alltid ska förmånsbeskattas. Anledningen till detta är att måltider betraktas som en privat levnadsomkostnad som den anställde själv ska betala. Det åligger den anställde att själv rapportera i lönesystemet Primula att måltid erhållits.

Värt att poängtera är att måltider får ingå i samband med projektmöten men att det då ska rapporteras av respektive deltagare som en erhållen förmån. Detta gäller oavsett hur projektet är finansierat.

Alla typer av skattepliktiga förmåner ska rapporteras i lönesystemet Primula. Den person som erhållit en förmån ansvarar själv för att rapportera in det i Primula. Om man inte rapporterar in förmåner finns risken för eftertaxering i samband med uppföljningar, interna kontroller och revision.

I Primula går man in under Ersättningar/Arvoden och väljer formulär Förmånsvärde (kost, övrigt). 

Skatteverket har fastställt schablonbelopp som kan användas då en anställd ska rapportera in erhållen måltidsförmån.

För 2024 gäller följande belopp:

• Helt fri kost (minst tre måltider): 300 kr
• Lunch eller middag: 120 kr
• Frukost: 60 kr

För att schablonbeloppen ska kunna användas krävs att de erhållna måltiderna är av normal standard, dvs. exempelvis en normal lunch från en lunchrestaurang. Rör det sig om måltider som avviker från normal standard och därmed uppgår till väsentligt högre belopp ska det faktiska värdet för måltiden tas upp som skattepliktig förmån. 

Ex: Arbetsgivaren har bekostat en lunch för 130 kr vilket ligger inom ramen för vad en normal lunch kan sägas kosta. Medarbetaren rapporterar in schablonvärdet 120 kr som erhållen skattepliktig förmån för lunchen.

Grundregeln enligt svensk skattelagstiftning är att måltider som arbetsgivaren bekostar är att betrakta som en skattepliktig förmån. Från denna grundregel kan man göra undantag för möten som klassas som intern och extern representation.

Intern representation riktar sig till Mittuniversitetets anställda och ska omfatta hela personalen (en hel institution/avdelning, ämne, enhet, hel fakultet, hela Mittuniversitetet dvs. inte enstaka medarbetare eller mindre arbetsgrupp). Det krävs att sammankomsten är tillfällig (dvs ej regelbundet återkommande) och att mötet är av övergripande strategisk karaktär. För mer information se regelverk för representation m.m. MIUN 2021/1145.

Inom Mittuniversitetet kan följande mötestyper räknas som intern representation:

Om ni har ett möte som ni anser uppfyller kraven för intern representation kontaktar ni Avdelningen för ekonomi och planering som gör en bedömning och återkopplar hur mötestypen ska hanteras.

Om det är skattefritt eller förmånsbeskattning på måltider avgörs inte av benämningen internat utan styrs av det faktiska innehållet vid mötet. Är den övergripande delen av mötet förknippat med löpande arbete (t.ex. projektarbete, rapportskrivande) är det att betrakta som ett arbetsmöte och därmed är alla måltider förmånsskattepliktiga.

Den grundläggande skatterättsliga regeln är att en person som i någon form uppbär ersättning från Mittuniversitetet är att betrakta som intern. Det innebär t.ex. att en person som kommer från ett annat universitetet men som har tillfälligt arvode/ersättning vid MIUN betraktas som intern i representationssammanhang. Det går alltså inte att tillämpa extern representation i det fallet. Om personen däremot inte får någon form av ersättning/arvode från MIUN kan det gå att tillämpa extern representation om villkoren i övrigt är uppfyllda.

Om föreläsaren har ställt upp på ideell basis kan Mittuniversitetet stå för exempelvis en lunch och då gäller reglerna för extern representation.

I de fall en föreläsare får arvode från Mittuniversitetet kan universitetet inte bjuda på en måltid eftersom det anses som en betalning för utfört arbete dvs det föreligger ett anställningsförhållande.

I sammanhang där Mittuniversitetet genomför PR-inriktade aktiviteter gentemot studenter eller blivande studenter går det att bjuda på enklare förtäring och förfriskningar som t ex kakor, bullar, en enklare smörgås, frukt, kaffe, te samt alkoholfria drycker. Beloppet får uppgå till högst 75 kr inkl. moms per deltagare och är ej förmånsskattepliktigt.

Enklare förtäring kan arbetsgivare tillhandahålla vid enstaka tillfällen (t ex då nyanställd hälsas välkommen, när personal slutar, ”trivselfika” 1-2 ggr/år). Det kan även förekomma i sammanhang där Mittuniversitetet genomför PR-inriktade aktiviteter gentemot studenter eller blivande studenter. Enklare förtäring och förfriskningar är t ex kakor, bullar, en enklare smörgås, frukt, kaffe, te samt alkoholfria drycker. Beloppet får uppgå till högst 75 kr inkl. moms per deltagare och är ej förmånsskattepliktigt.

Är det en konferens/kurs som anordnas av Mittuniversitetet och som helt eller delvis riktar sig till externa deltagare ska förmånsbeskattning ske.

Nej. Måltider i samband med en konferens/kurs som anordnas av en extern part ska förmånsbeskattas.

När en frukost ingår i hotellbokningen som en del av ordinarie rumsbokning är den skattefri. En frukost som bokas utöver rumsbokning är däremot skattepliktig.

När kost/måltid ingår i tågets alt. flygets biljettpris är den skattefri. Bokas däremot kost/måltid utöver själva kostnaden för resan är måltiden skattepliktig.

Överskrids beloppet blir hela värdet förmånsskattepliktigt och då ska den anställde själv rapportera erhållen förmån i lönesystemet Primula.

Budavgiften räknas inte in i gåvobeloppet för blommor utan hanteras vid sidan om eftersom den är en kostnad för en separat tjänst (konto 5797).

Mittuniversitetet uppvaktar inte anställda som fyller 30 och 40 år. Detta får ske på eget initiativ och bekostas av kollegor.

Ersättning upp till ett värde av 99 kr per person och år kan ges utan att skatteplikt uppstår. Ersättningar över 100 kr måste rapporteras och hanteras via lönesystemet Primula eftersom det då enligt skattelagstiftningen måste genereras kontrolluppgift till Skatteverket.

Lotter som kan generera penningvinster t.ex. trisslotter samt vinster av betydande värde får inte förekomma.

Presentkort jämställs enligt Skatteverket med ersättning för utfört arbete och är därmed förmånsskattepliktiga (undantag: jul-/jubileums- eller minnesgåvor, se kapitel 3 i Regelverk för representation m.m. MIUN 2021/1145). Samma gäller exempelvis biobiljetter, matkuponger och liknande. Ersättningar till personer i annan form än arvode/lön ska inte förekomma vid Mittuniversitetet.

I regelverket nämns enbart att enklare förtäring får förekomma vid disputation. Även om licentiatseminarium inte nämns i regelverket omfattas även dessa av samma regler. 

Se 7.2 Disputationsmottagning med enklare förtäring i regelverket:

"I samband med mottagning efter disputation kan Mittuniversitetet bjuda på enklare förtäring och förfriskningar som t ex kakor, bullar, en enklare smörgås, frukt, kaffe, te, samt alkoholfria drycker. Beloppet får uppgå till högst 75 kr inkl. moms per deltagare och är ej förmånsskattepliktigt. Ändamål/syfte och datum ska framgå på underlag. Inget krav på deltagarförteckning."

I samband med att en person påbörjar sin anställning kan institutionen/avdelningen bjuda den nya medarbetaren på lunch. Denna lunch är skattefri för den nyanställde men för övriga anställda som ev. bjuds med ska erhållen måltidsförmån rapporteras i Primula. 

Förmånsbeskattning för måltider beror på inkomstnivå och därmed den marginalskatt den enskilde individen har. 

I exemplet nedan visas förmånsbeskattning för tre olika inkomstnivåer utifrån ett exempel på erhållen måltid värd 90 kr: 

Bullar/fikabröd till mindre värde räknas enligt Skatteverket till skattefria personalvårdsförmåner om det riktar sig till hela personalen (t.ex. en avdelning/institution osv). Detta innebär att bulle/fikabröd i samband med ett avdelnings-/institutionsmöte är skattefri personalvårdsförmån. Bulle/fikabröd i samband med ett projekt-/arbetsmöte är däremot en skattepliktig förmån eftersom den riktas enbart till en mindre grupp av deltagare. 

För att kostnader för konferenser ska kunna hanteras korrekt i bokföringen är det viktigt att det på fakturor är specificerat vad som är mat, boende och lokalkostnader. Dels är det viktigt för att bokföring och momshantering ska bli korrekt men även med tanke på att det annars kan bli problem att kunna rekvirera medel i externfinanserade projekt om kostnaderna inte har delats upp på ett korrekt sätt. Det är projektledare och beställare som ansvarar för att ett korrekt specificerat fakturaunderlag inkommer till MIUN. 

Under följande länk finns en lista med vilka fakturauppgifter MIUN kräver för att kunna hantera kostnaderna korrekt. Listan kan med fördel överlämnas till leverantören där konferensen bokas så att fakturahanteringen blir korrekt redan från början.