Utbetalningar och fakturor vid beställning/inköp ‑ Leverantörsreskontra

  • Inköp gör du genom att avropa eller beställa från ett befintligt ramavtal. Om det inte finns avtal på det som du avser att köpa ska du istället göra en upphandling, för mer information se Mittuniversitetets sida om Upphandling.

    Vid beställning av en vara eller tjänst ska korrekt referens anges dvs organisationsenhetsnummer (4 eller 5 siffror), samt därutöver namnet på Mittuniversitetets beställare, exempel: 9320 Kalle Karlsson. Med hjälp av faktura­referensen kan fakturan direkt slussas rätt i organisationen och därmed blir handläggnings­tiden kortare. I så stor utsträckning som möjligt ska inköpen faktureras, för information om vilka typer av fakturor som Mittuniversitetet kan ta emot se MIUNs fakturainformation till leverantörer

    Kom ihåg att alla inköp och beställningar ska stämmas av med din chef. 

  • En för Mittuniversitetet korrekt referens ska uppges vid beställning. Den består av din avdelnings/insitutions organisatoriska kod (4 eller 5 siffror) samt ditt namn.

    Ett exempel på en korrekt referens är: 9320 Anders Andersson

     

  • Vid beställning av en vara eller tjänst ska korrekt referens anges dvs organisationsenhetsnummer (4 eller 5 siffror), samt därutöver namnet på Mittuniversitetets beställare, exempel: 9320 Kalle Karlsson. Med hjälp av faktura­referensen kan fakturan direkt slussas rätt i organisationen och därmed blir handläggnings­tiden kortare. I så stor utsträckning som möjligt ska inköpen faktureras, för information om vilka typer av fakturor som Mittuniversitetet kan ta emot se MIUNs fakturainformation till leverantörer

  • Enligt Bokföringslagen och mervärdeskattelagen ska en leverantörsfaktura innehålla: 

    • Datum för utfärdandet av fakturan
    • Fakturanummer 
    • Säljarens momsregistreringsnummer samt uppgift om F-skatt
    • Köparens momsregistreringsnummer om köparen är skattskyldig för förvärvet
    • Säljarens och köparens namn och adress (fakturan måste vara utställd till MIUN)
    • Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
    • Datum för varuleveransen eller utförandet av tjänsterna eller betalningsdag för förskott eller a conto
    • Beskattningsunderlaget för varje momssats
    • Momssats
    • Moms som ska betalas

     På fakturor från utlandet ska dessutom framgå:

    • Fullständig bankadress och leverantörens kontonummer ev. clearingnr
    • SWIFT/BIC-code och IBAN-nummer i förekommande fall
    • Köparens och säljarens VAT-nummer
    • Belopp och valuta ska anges. 

     

    Kreditfakturor 
    För kreditfakturor gäller samma som för debetfakturor.

    Fakturainformation till Mittuniversitetets leverantörer

    För mer information till våra leverantörer se sidan Fakturainformation till Mittuniversitetets leverantörer

  • När en utbetalning måste göras och MIUN inte fått en leverantörsfaktura ska någon av följande alternativ användas:

    Elektroniskt formulär i UBW

    För att minimera den manuella pappershanteringen i samband med utbetalningar har Avdelningen för ekonomi och planering (EKO) utvecklat ett elektroniskt formulär i UBW:s webbportal. Formuläret heter Utbetalning via formulär och kan likställas med en blankett som man registrerar elektroniskt och ska på sikt ersätta pappersblanketten ”Utbetalning via UBW”. Komplett formulär inkl. bilagor skickas ut i UBW:s fakturahanteringsflöde för granskning och attest. 

    Formuläret hittas i UBWs webbportal i menyn till vänster, fliken Formulär. 

    Lathunden finns här men hittas också i webbportalen genom att klicka på glödlampan i formuläret. 

    EKO har även tagit fram ett försättsblad där viktiga fakta om utbetalningen samlas. Försättsbladet är frivilligt att använda men förenklar både granskning och attest. Försättsbladet finns här men hittas också i webbportalen genom att klicka på glödlampan i formuläret. 

    Blankett:

    • "Utbetalning via UBW” används för betalningar inom Sverige och den hittar ni under Blanketter och mallar.
    • ”Utbetalning till utland” används för utbetalningar utanför Sverige (blanketten finns under Blanketter och mallar). Vid utlandsbetalningar är det viktigt att betalning sker i rätt valuta, dvs. en valuta som accepteras av banksystemet i det aktuella landet. Betalning som sker i fel valuta riskerar att returneras av den utländska banken. Vår bank expedierar betalningen på den förfallodag som angivits i UBW. Detta innebär att summan dras från Mittuniversitetets bankkonto och att ett betalningsuppdrag skickas till den utländska banken. Sedan tar det ca 2 bankdagar innan den utländska banken har pengarna. Hur lång tid det tar innan betalningen bokförs på mottagarens konto beror på den utländska bankens egna rutiner.

    Både ansvarig kontaktperson/sakattestant och slutattestant (budgetansvarig chef t.ex. avdelningschef/prefekt) ska underteckna/attestera. OBS! Beroende på belopp kan underskrift/attest behövas av flera slutattestanter. Detta styrs av gällande Besluts- och delegationsordning.

    Underlag som styrker utbetalningen ska bifogas blanketten. Blanketter och underlag skickas till Avdelningen för ekonomi och planering för utbetalning.

  • Om Mittuniversitetet anlitar ett utländskt företag (fysisk eller juridisk person) som ska utföra en tjänst i Sverige gäller nya skatteregler från och med 2021. Om tjänsten utförs i Sverige ska skatteavdrag göras med 30% på fakturabeloppet om företaget saknar svensk F-skattsedel eller saknar annat beslut från Skatteverket om skattebefrielse.

    På fakturor från utländska företag måste det därför framgå vart arbetet har utförts (i Sverige eller utomlands) och om F-skattsedel eller annat beslut från Skatteverket om befrielse från skattskyldighet.

    I samband med beställning/avtal är det därför viktigt att leverantören informeras om de nya skattereglerna så att den kan ansöka om F-skatt eller annat beslut från Skatteverket. 

    Skatteverkets information om ändrade skatteregler vid arbete i Sverge från 2021

  • Leverantörsfakturor läses in i ekonomisystemet UBW varje vardagmorgon. Avdelningen för ekonomi och planering utför vissa kontroller och konterar konto i kontofält 1 samt skriver instruktioner i kommentarsfältet till beställaren som är nästa användarsteg i fakturaflödet.

    Sakattestant/Granskare/Beställare

    När varan/tjänsten levererats kontrollerar mottagaren (sakattestant/granskare/beställare) att leveransen är riktig vad gäller vara, kvantitet och pris. Sakattestanten kommer också få ett e-postmeddelande som upplyser om att det finns en faktura att hantera i UBW. Sakattestanten kontrollerar att fakturan stämmer mot beställning och att leverans är mottagen. Därefter konteras kontofält 4 (Projekt). Kontofält 2 och 3 fylls automatiskt i då kontofält 4 registrerats. I vissa fall skriver Sakattestanten en kommentar i kommentarsfältet samt bifogar bilaga. Avser fakturan en anläggningstillgång går fakturan vidare till en inventarieansvarig som registrerar inventarien i Nilex samt bifogar information till fakturan i EFH. När fakturan är godkänd skickas den automatiskt vidare till Slutattestant. För mer instruktioner angående hur du åtgärdar en faktura se sidan UBW - lathundar . Kontakta din avdelningsekonom om du har frågor om vilket projektnummer du ska använda när du ska kontera din faktura. 

    Slutattestant

    Slutattestanten får ett e-postmeddelande med informationen om att det finns en faktura att hantera i UBW. Slutattestanten kontrollerar att fakturan samt konteringen är korrekt och skriver eventuellt kommentar i kommentarsfältet. Om beloppet på fakturan är högre än vad Slutattestant har rätt att attestera går fakturan automatiskt vidare till den Slutattestant som har rätt att godkänna högre belopp (enligt uppsatta distributionsregler i UBW och i enlighet med Mittuniversitetets delegationsordning, se även information under Delegation slutattestant).

    I de fall Sakattestant och Slutattestant är samma person kommer fakturan automatiskt att eskaleras vidare till den Slutattestant som har rätt att godkänna högre belopp. Denna regel är uppsatt för att säkerställa tvåhandsprincipen. 

    I dokumentet "Attestansvar i EFH" finns kortfattad beskrivning av det ansvar som sakattestant och slutattestant har.

    Avdelningen för ekonomi och planering

    Innan betalning utförs ett antal kontroller av Avdelningen för ekonomi och planering. Filer med betalningar skickas vanligtvis flera gånger i veckan till banken. 

  • Mittuniversitetets Besluts- och delegationsordning fastställer vem/vilka som har rätt att teckna utbetalningsorder/slutattestera samt vilka beloppsgränser som gäller för den/dessa. Med beloppsgränser och delegationer som grund byggs automatiska attestflöden för leverantörsfakturor i UBW. En delegationsblankett ska upprättas för varje slutattestant innan registrering i UBW får ske, den finns under Blanketter och mallar. Blanketten dateras och undertecknas av delegerande befattningshavare. Vid frågor kontaktas Avdelningen för ekonomi och planering.

    Slutattestanten ansvarar för att:

    • godkänna att kostnaden belastar budget
    • medel för ändamålet finns tillgängliga
    • upphandling- och inköpsbeslut skett enligt gällande regelverk
    • rätt sakattestant har godkänt fakturan
    • fakturan är rätt konterad
    • interna regler och riktlinjer efterföljs t.ex. vid representation
    • bilaga eller kommentar finns bifogad i MIUNs elektroniska fakturahanteringssystem (UBW)

     

    Slutattest av egna kostnader

    När en slutattestant har en faktura som avser egna kostnader (attestanten står som referens på fakturan) kommer den automatiskt att eskaleras vidare för attest av överordnad chef.  Eskalering sker när sakattestant och slutattestant är samma person. 

  • Riksgälden upphandlar ramavtal för myndigheternas banktjänster. Gällande ramavtal innebär att Mittuniversitetet har Danske Bank. Mittuniversitetets bankkonton är anslutna till statliga toppkonton hos Danske Bank. Avdelningen för ekonomi och planering skickar betalningsfiler till banken flera gånger i veckan. Under semestertider skickas inte betalningar lika ofta. 

    Mittuniversitetet har generellt 30 dagar som betalningsvillkor både på leverantörs- och kundfakturor. Om betalning sker efter 30 dagar så tillkommer dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen från förfallodagen till betalning sker. Det är viktigt att alla som hanterar fakturor i UBW åtgärdar dem i god tid så att Mittuniversitetet undviker onödiga kostnader som är förenade med sena betalningar. 

  • En bluffaktura är en faktura på en vara eller tjänst som du inte har beställt. Dessa fakturor ska bestridas och det görs av den person vars namn står på fakturan. Ett bestridande ska ske skriftligt helst via e-post (då har du bevis för att du har skickat ett bestridande). Bestridandet ska innehålla följande information:

    • Uppgift om vilken faktura saken gäller
    • Att du bestrider fakturan
    • Orsaken till bestridandet
    • Bifoga gärna en kopia på fakturan

    Om du väljer att skicka ett vanligt brev per post så tänk på att aldrig signera med din namnteckning.

    Om det kommer en påminnelse efter ditt bestridande så behöver du inte bestrida igen. Men om företaget skickar ärendet vidare till ett inkassoföretag och du får ett nytt krav därifrån är det viktigt att du bestrider även detta krav skriftligen. Bifoga det brev som du skrev till företaget vid ditt första bestridande.

    Det händer att bluffakturor går vidare som betalningsförelägganden till Kronofogden, trots att en bestriden fordran inte bör lämnas till Kronofogden. I så fall skickar Kronofogden ut ett föreläggande med delgivningskvitto. Om du får ett sådant föreläggande, kontakta genast universitetets juristfunktion som då övertar hanteringen av ärendet. 

    Tänk på att det är viktigt att du sparar all dokumentation!

    Behöver du hjälp under ärendets gång så kan du vända dig till universitetets juristfunktion:

    Arne Wahlström
    Arne.wahlstrom@miun.se
    010-142 88 83

Kontakt

Sidan uppdaterades 2022-11-22