Bra att veta om inventarierapporten
Uppgifterna på inventarierapporten används som underlag när anläggningen läggs in i anläggningsregistret.
Inventarienummer/Anläggningsnummer
Anläggningsnumret är ett unikt nummer som identifierar anläggningen i anläggningsregistret och är därför en obligatorisk uppgift. Anläggningsnummer får den som skriver inventarierapporten genom att kontakta anläggningsreskontran på Avdelningen för ekonomi och planering.
Streckkod
De flesta typer av anläggningstillgångar får ett märkningsnummer, en streckkod.
Uppgiften är obligatorisk om anläggningen är av en sådan typ att den märks upp. En anläggningstillgång kan bestå av flera streckkoder. Streckkodslappar kan man få av INFRA/ IT, kontakta helpdesk.
Textbeskrivning
Anläggningens textbeskrivning i anläggningsregistret, som bl.a. finns med på inventeringslistor hämtas från inventarierapporten. Det är därför viktigt att lämna bra textbeskrivningar som gör det lätt att förstå vilken anläggning som avses.
Anmälare
För att säkerställa att anläggningen får rätt värden i anläggningsregistret stäms flera av uppgifterna i inventarierapporten av mot de uppgifter som fakturan anger. Det gäller bl.a. verifikationsnummer, fakturanummer, orgenhet, verksamhet och projekt. Dessutom måste det totala beloppet som anges på de inventarierapporter som bifogas till en faktura stämma med det belopp som konterats mot konto 1159.
Om uppgifterna inte stämmer överens, eller av annan anledning behöver kontrolleras före aktivering görs det i första hand med den som skrivit rapporten, den inventarieansvarige. Det är en av anledningarna till att anmälare är en obligatorisk uppgift på inventarierapporten.
Inventarieansvarig
Att vara inventarieansvarig innebär att utsedd person har till ansvar att registrera anskaffningen i inventariesystemet NILEX, bifoga inventarierapport till fakturan i EFH-systemet och därtill kontrollera att uppgifterna på fakturan är överensstämmande med beställning, leverans och avtalade villkor. Inventarieansvarig ska även vara behjälplig vid inventeringar.
Anläggningsgrupp
Anläggningsgruppen ska väljas utifrån vilken typ av tillgång som anskaffats.
Förutom att beskriva vilken typ av anläggningstillgång det är styr den också hur många månader anläggningstillgången skrivs av på och vilka bokföringskonton som kommer användas för anläggningen.
Avskrivningstid
Avskrivningstid i månader ska stämma med det antal avskrivningsmånader som den valda anläggningsgruppen har.
Anskaffningsdatum
Anskaffningsdatum sätts normalt till fakturadatumet. Anskaffningsdatumet styr när avskrivningskostnaderna för anläggningen börjar bokas ut. Det ska ske när anläggningen tas, eller borde kunnat tas i bruk.
Om det finns någon speciell anledning till att fakturadatumet inte ska användas som anskaffningsdatum meddelas det på inventarierapporten. Det görs i så fall i fältet för anteckningar. Det kan t. ex. vara aktuellt om anläggningen varit bokad som ett förskott eller pågående projekt under sin uppbyggnad.