Upplägg av projekt
För externfinansierade projekt hanteras upplägg av projekt från och med 2020 via ERPs modul för projektansökan.
Upplägg av övriga projekt sker inte via ERPs modul utan görs fortfarande manuellt i projektregistret. Avdelningsekonomen kontaktar då avsedd person inom specialistgruppen för upplägg. Det gäller också om undernummer önskas till ett befintligt externt projekt.
Innan ett projekt läggs upp i systemet behöver en del dokumentation vara på plats. Vad som krävs beror främst på vilken typ av projekt det är och hur projektets finansiering ser ut.
Ekonomisk redovisning, projektupplägg anslagsfinansierade projekt
När ett anslagsfinansierat projekt, s.k. internt projekt ska läggas upp i ekonomisystemet utgår man från det beslutsdokument som visar vad som avses samt vad som finansierar projektet.
Ekonomisk redovisning, projektupplägg externfinansierade projekt
När ett externfinansierat projekt ska läggas upp i ekonomisystemet ska följande kriterier vara uppfyllda:
- Aktiviteten har definierats som ett projekt (enligt definition på sidan Allmänt om projekt).
- Dokumentationen ska vara tillfredställande, d.v.s. projektkalkyl, avtal, kontrakt och liknande skall finnas som visar avsedd verksamhet, omfattning, eventuella återrapporteringskrav, speciella villkor m.m.
- I dokumentation ska det tydligt framgå finansieringsvillkor, d.v.s. vem finansierar, vilket belopp, eventuella villkor kopplat till finansieringen.
- I universitetets bidragsprojekt kan samfinansiering från universitetet med anslag förekomma. Internt beslut bifogas som visar vilken organisatorisk enhet samt med vilka medel som universitetet samfinansierar. Speciell blankett för detta finns.
- Om flera organisatoriska enheter är delaktiga i ett projekt, ska det framgå vilka som är delaktiga samt vilken enhet som har samordningsansvaret.
För ytterligare information kring handläggning av projekt se aktuell handledning "Handläggningsordning för projektansökan och offert".