Nu kör vi – institutionsteamen är igång
Ett 40-tal medarbetare samlades den 5 oktober för att ta nästa steg mot ett mer sammanhållet och samordnat stöd till institutionerna.
Det samordnade institutionsledningsstödet är en del av arbetet med Framtidens verksamhetsstöd. Bakgrunden är behovet av ett mer sammanhållet, samordnat och verksamhetsnära stöd, där institutionsledningarna i mindre utsträckning själva ska behöva samordna kontakter mellan olika delar av verksamhetsstödet.
Träffen tog avstamp i de behov som identifierats i arbetet med närstödet – ett mer sammanhållet och samordnat stöd, tydligare kontaktvägar och mindre stuprör. Universitetsdirektör Louise Beskow gav en kort bakgrund till arbetet. Dekanerna Pär Olausson och Dan Bylund knöt sedan an till diskussioner med prefekterna, där flera beskrivit att de ibland får rollen som ”sambandscentral” mellan olika delar av verksamhetsstödet. De resonerade också kring vad ett mer samordnat stöd skulle kunna innebära för institutionsledningarnas vardag. Bitr. universitetsdirektör Anna-Lena Perdahl beskrev därefter hur det nya teambaserade arbetssättet är tänkt att bidra till att stödet hänger ihop bättre kring institutionernas behov.
En viktig utgångspunkt är att inte skapa nya strukturer för sådant som redan fungerar. Befintliga och välfungerande kontakter ska finnas kvar. Teamen ska framför allt bidra när frågor behöver samordnas mellan flera delar av verksamhetsstödet.
Under träffen fick deltagarna reflektera över vad som skulle vara annorlunda om arbetssättet fungerar riktigt bra om sex månader. I svaren återkom bland kortare kommunikationsvägar, större förståelse för varandras perspektiv och ett mer proaktivt och sammanhållet stöd till institutionsledningarna.
Deltagarna fick också fundera över vad som är viktigt att värna när det nya arbetssättet utvecklas. Här lyftes bland annat de nära relationerna och direktkontakterna med prefekter och proprefekter, fungerande befintliga mötesformer, tydlighet i roller och ansvar samt vikten av att inte skapa ytterligare mellanled eller möten som inte tillför värde.
Nu börjar institutionsteamen formera sitt arbete. Nästa steg är att respektive team träffas och tillsammans med institutionsledningarna skapar en gemensam bild av behov, tar vara på det som redan fungerar och identifierar var bättre samordning kan bidra till ett bättre stöd.
Erfarenheterna från de första månadernas arbete blir sedan en viktig utgångspunkt när deltagarna samlas igen den i februari för ”Kick forward – nästa steg tillsammans”.
